Correspondencia mediante Smart Forms de SAP 

Utilización

La tecnología de Smart Form de SAP se desarrolló en Basis (disposición a partir del Release 4.6D de Basis) y sustituye los formularios SAPscript previamente utilizados. Los formularios SAPscript todavía se encuentran a su disposición, pero no seguirán desarrollándose. La migración de SAPscript a Smart Forms es posible, como lo es la utilización de textos SAPscript con Smart Forms.

Smart Forms por sí mismo no consiste en el tratamiento de textos. Smart Forms define el layout y las características de salida de modelos, y crean documentos en la actividad de salida, según los modelos. Los documentos no se tratan directamente.

Integración

Utilizando Smart Forms de SAP, se pueden hacer modificaciones simples en formularios y en la lógica de formulario mediante herramientas gráficas sencillas. En el 90% de todos los casos, no se requiere ninguna programación adicional. Esto hace posible para un usuario que está familiarizado con las herramientas, configurar formularios y rellenarlos con datos del sistema SAP para procesos empresariales. Smart Forms puede compararse con módulos de funciones que pueden ser llamados en el sistema SAP, una vez activados.

La lógica de formulario se refleja completamente en el Smart Form. Para imprimir un formulario, se accede a él en el programa de aplicación a partir del cual se recuperan los datos de aplicación. La obtención de datos y la lógica de formulario están separadas una de otra, lo cual presenta la ventaja de que únicamente deberá modificarse el formulario Smart Form si se modifica la lógica. El programa de aplicación transfiere los datos al formulario Smart Form mediante la interfase del módulo de funciones.

 

Características

Ventajas

·        Permite la impresión en masa de alto rendimiento (también como tratamiento de lote) con archivo de documentos opcional mediante la interfase SAP ArchiveLink.

·        En los procesos de correspondencia habituales para Bienes inmuebles, no hay ningún límite de recuperación y salida de datos R/3. El sistema soporta también la salida de datos en forma de tabla, así como la determinación, el cálculo y la visualización de los datos específicos del mandante.

·        Control flexible y automático de los documentos que se crean para cada interlocutor comercial (papel) (Actividades de correspondencia). En el Customizing se definen las actividades de correspondencia. Para ello, seleccione las siguientes opciones del menú de aplicación:

Customizing ® Customizing de RE-FX ® Correspondencia ® Smart Forms (Impresión en masa e Impresión única) ® Actividades y aplicaciones de correspondencia ® Actividades de correspondencia

·        Soporte de correo electrónico y fax, según las opciones técnicas a disposición del interlocutor comercial

·        Integración en el paisaje de desarrollo: conexión de transporte, herramientas de conversión, etcétera

 

Desventajas

No se puede modificar un documento, una vez éste ha sido generado. Sin embargo, antes de crear un documento, se puede copiar cualquier sección del texto en un editor de texto. Posteriormente se emitirá este texto en el lugar correcto en el modelo.

Este procedimiento es apropiado para partes breves de la correspondencia, como por ejemplo una carta general. No es apropiado para un contrato más complejo con varios pasajes de texto individuales.

 

Actividades

El sistema define las actividades de correspondencia y se refiere a un objeto inmueble específico. Las aplicaciones de correspondencia siguientes se definen para objetos de datos maestros:

·        Carta general

·        Hoja de datos maestros

Las aplicaciones de correspondencia siguientes están disponibles para contratos:

·        Carta general

·        Hoja de datos maestros

·        Formulario de contrato

·        Formulario de cuenta del arrendatario

·        Liquidación de gastos adicionales

·        Rescisión/confirmación de rescisión

Cada aplicación de correspondencia tiene una operación para su impresión en masa o impresión única.

La correspondencia de reclamación es una excepción porque se maneja utilizando las funciones de correspondencia del componente Gestión financiera. La variante de Smart Form del formulario de reclamación se utiliza en la Gestión flexible de bienes inmuebles; no obstante, es necesario efectuar las parametrizaciones del Customizing y acceder a la correspondencia de reclamación en la Gestión financiera. Para ello, seleccione la vía de acceso siguiente:

Guía de implementación del Customizing ® Gestión financiera ® Deudores y acreedores ® Gestión de impagados ® Imprimir