Asignación de facturas 

Utilización

Al introducir una factura, es importante hacer coincidir o “asignar” la factura a una operación de pedido para que:

·        El sistema proponga los datos por defecto del pedido y del historial de pedido

·        El sistema pueda actualizar el historial del pedido cuando se contabiliza la factura.

Los campos de asignación se utilizan para controlar las posiciones de pedido que propone la lista de posiciones para el tratamiento. Es posible introducir facturas con referencia a pedido o sin referencia a pedido contabilizando directamente en las cuentas de mayor o las cuentas de material. Para más información, véase Contabilización directa.

Cuanto más se ajuste la factura, más sencillo será procesar las partidas de factura en la verificación de facturas logística. Si la factura se ajusta de manera imprecisa, posiblemente se tendrán que suprimir de la factura algunas de las partidas. Si descubre que faltan partidas de factura en la lista de posiciones, puede efectuar otra asignación y añadir partidas.

Características

Las facturas se pueden asignar a los siguientes objetos:

Asignación a:	Más criterios de asignación	Clase de posiciones de factura
Pedido/Plan de entregas	·        Asignación múltiple	·        Sólo mercancías y servicios ·        Sólo costes indirectos de adquisición planificados ·        Mercancías, servicios y costes indirectos de adquisición planificados
Nota de entrega Se puede introducir un número de nota de entrega para cada entrada de mercancías. Este número se puede consultar posteriormente en la factura para una posición de mercancías. Puede utilizar la nota de entrega para ajustar la factura mediante la selección de la verificación de facturas basada en la entrada de mercancías en la posición de pedido.	·        Asignación múltiple ·        Proveedor de selección	·        Sólo mercancías y servicios
Carta de porte Se puede introducir un número de carta de porte para cada entrada de mercancías. Posteriormente, se puede hacer referencia del número en la factura de costes indirectos de adquisición.	·        Asignación múltiple ·        Proveedor de selección	·        Sólo costes indirectos de adquisición planificados
Hoja de entrada de servicios Puede introducir una hoja de entrada de servicios  para cada aceptación. Posteriormente, se puede hacer referencia al número en una factura.	·        Asignación múltiple	·        Sólo servicios
Proveedor	Limite las posiciones de factura seleccionadas mediante: ·        Centros ·        Entregas ·        Devoluciones ·        Tablas horarias	·        Sólo mercancías y servicios ·        Sólo costes indirectos de adquisición planificados ·        Mercancías, servicios y costes indirectos de adquisición planificados
Agente de servicios de transporte Para obtener más información, véase el componente Transporte en Liquidación de gastos de transporte con agentes de servicios de transporte: ·         Autofacturación ·         Verificar facturas manualmente	Realice la selección utilizando: ·        Medio de transporte ·        Interlocutor, por ejemplo, proveedor ·        Número gastos de transporte	·        Sólo servicios

Selección de documentos de compras y de proveedores en el campo de entrada de número de documento.

Si no conoce los detalles exactos del documento de compras o del proveedor, el sistema le da otras marcas de selección para ayudarle a encontrar el número de documento. Sitúe el cursor en el campo de entrada de número de documento y seleccione la tecla de función F4. Si desea copiar más de un pedido, debe situar el cursor en el campo de entrada del número de documento, en la pantalla Más criterios de asignación, en la tabla Asignación múltiple.

El sistema mostrará las siguientes entradas posibles para seleccionar su documento de compras:

Pedido/Plan de entregas y nota de entrega

·        Si introduce únicamente el emisor de la factura, el sistema visualizará aquellos documentos donde se actualiza el emisor de la factura relevante como una función de interlocutor.

·        Si introduce únicamente el proveedor, el sistema visualizará aquellos documentos donde se actualiza el proveedor relevante como un papel de interlocutor.

·        Si introduce valores para emisor de la factura y proveedor, el sistema visualizará los documentos para el proveedor que contienen el emisor de factura relevante.

·        El campo También emisor de la factura diferente sólo afecta la selección de documentos cuando no se proporcionan datos el campo Emisor de la factura. Si selecciona el campo También emisor de la factura diferente al introducir un proveedor, el sistema visualizará todos los documentos para ese proveedor y también aquellos documentos en los que el proveedor figure como emisor de factura diferente.

·        Si ha seleccionado el campo Factura esperada, el sistema visualizará únicamente aquellos documentos en los que ya se haya producido una entrada de mercancías. Ello significa, donde la cantidad de entrada de mercancías es superior a cero. Para seleccionar pedidos limitados o pedidos donde la entrada de facturas se produce antes de la entrada de mercancías, se deberá desmarcar este campo, puesto que no se contabilizará ninguna entrada de mercancías para estos pedidos.

·        Si ha seleccionado el campo Abono esperado, el sistema visualizará únicamente aquellos documentos donde se espera un abono. Es decir, donde el pedido contiene una posición de devolución y la entrada de mercancías ha tenido ya lugar.

Carta de porte

·        Se pueden limitar las entradas posibles para la carta de porte utilizando atributos tales como proveedor, documento de compras, número de paso, contador y tipo de transacción.

Proveedor y agente de servicios de transporte

·        Es posible limitar las entradas posibles utilizando direcciones, proveedores por sociedad, proveedores por material y números de personal.

Hoja de entrada de servicios

·        Las entradas posibles pueden limitarse utilizando atributos tales como texto breve, documento de compras, posición y hoja de entrada de servicios.

 Más criterios de asignación

Se puede utilizar la función de asignación múltiple, en  Otros criterios de asignación, para ajustar las facturas con más de un documento de compras, una nota de entrega, una carta de porte o una hoja de entrada de servicios.

Limitación de asignación a un proveedor

Si agrupa la factura a un proveedor, puede visualizar todas las partidas de factura para ese proveedor. En  Otros criterios de asignación puede limitar la asignación a los criterios siguientes:

·        Sólo centro

Se aplica cuando, por ejemplo, se ha creado un pedido para varios centros y la factura sólo hace referencia a un centro en particular.

·        Entregas

Si limita la asignación a las entregas, sólo aparecerán en la lista de posiciones las partidas que estén marcadas como entregas.

·        Devoluciones

Si limita la asignación a las devoluciones, sólo aparecerán en la lista de posiciones las partidas que estén marcadas como posiciones de devolución.

·        Tablas horarias

Se pueden introducir períodos separados para las entregas y las devoluciones. La lista de posiciones contiene posiciones de pedidos para las que existe como mínimo una entrada de mercancías en el período indicado.

Si la verificación de facturas basada en la entrada de mercancías no se ha definido en relación con una partida de pedido, el sistema también tiene en cuenta las entradas de mercancías que sobrepasan el período de tiempo especificado en el momento de determinar la cantidad propuesta.

Si la verificación de facturas basada en la entrada de mercancías se ha definido en relación con una posición de pedido, el sistema sólo propone entradas de mercancías incluidas en el período de tiempo especificado.

Limitación de asignación a una nota de entrega o a una carta de porte

·        Proveedor de selección

Se aplica cuando se introducen facturas consultando los números de la nota de entrega y de la de carta de porte.

Si asigna a un proveedor de selección facturas de partidas de mercancías para una nota de entrega o de posiciones de costes indirectos de adquisición para una carta de porte en Más criterios de asignación, en la lista de posiciones sólo aparecerán aquellos pedidos creados para el proveedor de selección.

En el caso de los costes indirectos de adquisición planificados, el proveedor con condiciones puede ser diferente del receptor del pedido.

Emisor de la factura

El emisor de factura es el acreedor a quien se contabilizará el importe bruto de la factura.

El emisor de la factura se puede introducir y modificar directamente en los datos de cabecera del documento en la etiqueta Detalles.

Si no se introduce un emisor de factura, el sistema intentará determinarlo automáticamente mediante las siguientes reglas:

·        Si se ha introducido un proveedor de selección, el sistema lo utilizará como emisor de la factura.

·        Si no se ha introducido un proveedor de selección y se han seleccionado posiciones de mercancías, el sistema utilizará el emisor de factura del primer pedido.

·        Si no se ha introducido ningún proveedor de selección ni se ha seleccionado ninguna posición de mercancías, el sistema utilizará el proveedor con condiciones de la primera posición de los costes indirectos de adquisición como emisor de la factura.

Véase también:

Datos de proveedor

Referencia a costes indirectos de adquisición planificados