Si su empresa utiliza el componente Compras de MM, las entregas de los proveedores son probablemente el resultado de pedidos iniciados por el departamento de compras.

Un pedido no sólo es el documento con el que el departamento de compras solicita mercancías al proveedor, sino que además constituye una importante herramienta de planificación y seguimiento para los departamentos siguientes: Compras, Planificación de necesidades de material, Gestión de stocks y Verificación de facturas.

Si se entrega un material para un pedido, es importante para todos los departamentos implicados que la entrada en el sistema de la entrada de mercancías haga referencia a dicho pedido, por los siguientes motivos:

• El departamento responsable de la entrada de mercancías puede verificar si la entrega corresponde realmente a la orden.
• El sistema puede proponer datos del pedido durante el registro de la entrada mercancías (por ejemplo, el material pedido, la cantidad, etc.) Esto simplifica la entrada de datos y su verificación (excesos de suministro y suministros incompletos).
• Se marca la entrega en el historial de pedido Esto permite que el departamento de compras supervise el historial de pedido e inicie procedimientos de recordatorio en caso de una entrega retrasada.
• La factura de acreedor se verifica según la cantidad pedida y la cantidad entregada.
• La entrada de mercancías se valora en función del precio del pedido o de la factura.

Generalmente, el número de pedido aparece en la nota de entrega que se adjunta a las mercancías pedidas y que el proveedor entrega en el punto de recepción de mercancías.

Si el material está destinado al almacén, el peticionario puede definir dicho almacén. El sistema propondrá el almacén de forma automática durante el registro de la entrada de mercancías, y el usuario puede aceptarlo o modificarlo. Si no se indica ningún almacén en el pedido, deberá especificarse uno al registrar la entrada de mercancías.

Las entradas de mercancías para el almacén pueden contabilizarse en tres tipos de stock distintos:

• En el stock de libre utilización
• En el stock en control de calidad
• En el stock bloqueado

En el pedido es posible definir si el material debe o no contabilizarse en el stock en control de calidad. Sin embargo, en el momento de la entrada de mercancías debe decidirse en qué tipo de stocks se contabiliza el material.

Si el material está destinado al consumo (posiciones de pedido con imputaciones), el departamento de compras puede especificar un destinatario o un puesto de descarga. El sistema propondrá de forma automática ambas especificaciones durante el registro de la entrada de mercancías. Al registrar la entrada de mercancías todavía es posible modificar el puesto de descarga, pero no el destinatario.

Se puede aceptar una entrega de forma condicional. Este tipo de entregas se registran en el stock bloqueado en la entrada de mercancías. A diferencia de la entrada de mercancías en almacén, las entregas contabilizadas en el stock bloqueado en la entrada de mercancías todavía no forman parte del stock valorado.