Asignación de números de documento 

Utilización

En el Sistema R/3 a cada documento se le asigna un número que lo identifica de manera exclusiva para un ejercicio y para una sociedad.

Existen dos clases de asignación de números:

·        Externa (a cargo del usuario)

El responsable introduce el número del documento original durante la contabilización del documento o el número se transfiere automáticamente desde un sistema de facturación previa. La condición es que los números de documento sean únicos. El sistema verificará si el número introducido ya existe, lo que impide que los usuarios asignen el mismo número dos veces. No obstante, los números asignados a documentos ya archivados se pueden volver a utilizar.

·        Interna (a cargo del sistema)

El sistema asigna un número consecutivo automáticamente. El responsable transfiere este número de documento SAP al documento original impreso y a continuación lo clasifica utilizando este mismo número. Este método se utiliza si los documentos originales no tienen un número de documento unívoco. Éste es el caso, por ejemplo, de las facturas de acreedor.

Se utiliza un rango de números para definir el método de asignación del número de documento. Cada clase de documento cuenta con un rango de números específico a partir del cual se selecciona el número de documento.

Integración

Anulación de documentos

Cuando se anulan documentos, el sistema asigna automáticamente un número al documento anulado. Para ello, el sistema exige una clase de documento que cuente con una asignación de números interna. Por tanto, a cada clase de documento con asignación de números externa se deberá asignar una clase de documento de anulación que tenga asignación de números interna.

Si no se especifica una clase de documento de anulación diferente, el sistema anulará los documentos contabilizados en una clase de documento con asignación de números interna utilizando la misma clase de documento.

Comercial (SD)

Si está instalado el componente Comercial (SD), el responsable del sistema podrá configurarlo de manera que el número de factura de SD se utilice en el documento contable, o bien se asignen números de documento independientes a las facturas de SD. Para obtener más información, véase la documentación SD: Comercial Número de asignación de registros maestros de materiales y Período de validez del intervalo de números de documento