Autorización 

Utilización

Se pueden utilizar autorizaciones para definir las reglas o necesidades concretas que se deben observar en gestión de descargos. Además, las autorizaciones permiten registrar la ejecución de determinados pasos.

Se pueden asignar autorizaciones a todos documentos de descargo. Se recomienda asignar siempre una autorización en el nivel de cabecera de un documento de descargo para así poder autorizar todo el documento de descargo y no las posiciones individuales. Se recomienda asignar siempre una autorización en el nivel de cabecera de un documento de descargo para así poder autorizar todo el documento de descargo y no las posiciones individuales.

Antes de empezar el proceso de autorización, puede asignar autorizaciones a un documento de descargo y volver a borrar estas asignaciones.

Se pueden asignar varias autorizaciones a un documento de descargo. Sin embargo, una autorización sólo se puede usar una vez por documento de descargo. También se puede asignar una autorización a varios documentos de descargo, aunque no se recomienda hacerlo por razones de claridad.

Durante el proceso de autorización, puede emitir autorizaciones y volver a anularlas.

El proceso de autorización comienza con la fijación del status PREP (Preparado) en el documento de descargo. Este status implica que a partir de ese momento se pueden emitir y anular autorizaciones, pero no se pueden asignar más autorizaciones a un documento de descargo o borrar asignaciones.

Integración

En Gestión de descargos, se utilizan las autorizaciones de los componentes Mantenimiento y Servicio al cliente. Estas autorizaciones se amplían para funciones que solamente afectan a la gestión de descargos.

Condiciones previas

En el Customizing de los componentes Mantenimiento y Servicio al cliente debe haber definido autorizaciones y categorías de autorización. Del total de estas autorizaciones, debe haber seleccionado un número parcial para la gestión de descargos.

Características

En el Customizing del componente Gestión de descargos (PM-WCM) se definen las autorizaciones que se puede utilizar para cada uno de los documentos de descargo. A continuación, se fijan otras parametrizaciones, cuyos efectos se describen más adelante.

Jerarquías

Se pueden definir jerarquías para las autorizaciones con el fin de controlar el proceso de autorización dentro de un documento de descargo.

Las autorizaciones de un nivel jerárquico están siempre conectadas mediante un Y lógico. La orden de salida no es relevante, es decir, las autorizaciones de un nivel jerárquico deben haberse emitido siempre completamente para que se pueda emitir una autorización de la siguiente jerarquía.

Para emitir la autorización B, C o D, primero se debe haber emitido la autorización A. Para emitir la autorización E o F, antes debe haber emitido las autorizaciones B, C y D. Para emitir la autorización G, primero debe haber emitido las autorizaciones E y F.

Status del sistema y status de usuario

Se puede determinar que la emisión de autorizaciones se pueda bloquear por el sistema o el status de usuario.

Asignación de otro documento de descargo

Es posible determinar que una autorización sólo se pueda emitir cuando un documento de descargo esté asignado a otro documento de descargo.

De este modo, se puede, por ejemplo, evitar que se autorice una lista de descargo si antes no está asignada a una solicitud de descargo.

Asignación automática de autorizaciones

Se puede determinar que una autorización se asigne automáticamente a un documento de descargo cuando se crea.

Por ejemplo, si sabe que se utilizan siempre las autorizaciones A, B y C en la lista de descargo, puede definir en el Customizing que las autorizaciones A, B y C se asignan automáticamente a la lista de descargo cuando se crean.

Autorizaciones obligatorias

Se puede determinar que no se puede borrar la asignación de una autorización a un documento de descargo. De este modo, la autorización es obligatoria.

Emisión automática de autorizaciones

Se puede determinar que las autorizaciones se emitan automáticamente. Esto tiene únicamente sentido si se han definido condiciones previas (por ejemplo, el status del sistema) para emitir autorizaciones.

La emisión de una autorización depende del status del sistema concreto del documento de descargo. En el momento en el que el documento de descargo tiene el status del sistema, el sistema emite automáticamente la autorización.

Anulación automática de autorizaciones

Se puede determinar que las autorizaciones emitidas en función de un nivel jerárquico o un status del sistema se anulen automáticamente.

Las autorizaciones A, B, C y D (véase el gráfico anterior) ya se han emitido. El usuario que haya emitido la autorización A debe determinar posteriormente la autorización A que no se debería haber emitido y anularla. De este modo, se anulan automáticamente las autorizaciones B, C y D.

Símbolos del status de autorización

El progreso de la emisión de autorizaciones se representa con semáforos. Se puede determinar exactamente qué autorización influye en los semáforos. Esto permite, por ejemplo, visualizar un resumen rápido del progreso del proceso de autorización.

Los colores de los semáforos tienen el significado siguiente:

	No se emite ninguna autorización.
	Se emite por lo menos una autorización.
	Se emiten todas las autorizaciones.

Proceso de autorización a través de documentos de descargo

También se puede bloquear el proceso de autorización a través de documentos de descargo. De este modo, las autorizaciones de documentos de descargo jerárquicos o subordinados pueden afectar a la emisión de autorizaciones dentro de un documento de descargo.

Se aplican las reglas de excepción siguientes:

Situación	Regla de excepción
Se parametriza el sistema de modo que la autorización A de un documento de descargo espere la emisión de la autorización B de otro documento de descargo y a la inversa.	En este caso, se pueden emitir las autorizaciones A y B de forma independiente entre sí, es decir, de modo que no haya bloqueo entre los documentos de descargo.
Se asigna la autorización A a un documento de descargo y la autorización B a otro documento de descargo. No se puede emitir la autorización B hasta que se haya emitido la autorización A. Sin embargo, se elimina la asignación de la autorización A al documento de descargo.	En este caso, el sistema interpreta la asignación pendiente como una autorización emitida. Para evitar esto se debe determinar que la autorización A es obligatoria.