Asignación
de presupuesto para gastos previstos 
Uso
Creando una referencia entre el documento presupuestario, el compromiso de gastos, la autorización de gastos y la reserva de recursos, se puede diseñar un proceso de reserva de fondos presupuestarios. De esta forma, se puede decidir el número de fases por las que deberá pasar el proceso. Se puede elegir entre la utilización de uno, de dos o de los tres niveles de fondo presupuestario.
Los documentos presupuestarios pueden pasar por un proceso de aprobación al utilizar el componente SAP Business Workflow. Asimismo, se soporta un procedimiento de aprobación de varios niveles.
Condiciones previas
Cuando procesa el documento presupuestario, necesita la autorización para cada clase de documento. Para obtener más información, véase Autorizaciones en el Control presupuestario.
Si el documento presupuestario debe pasar por un proceso de aprobación, se deben llevar a cabo las parametrizaciones Customizing apropiadas para el workflow. Para más información, véase Parametrizaciones workflow p.reservas y traslado de recursos en la IMG del Control presupuestario. Para obtener más información sobre el workflow, véase Workflow: Documentos presupuestarios y traslados de recursos.
Cuando introduzca documentos en monedas diferentes, observe lo siguiente:
El documento de reducción para el documento presupuestario introducido en la moneda local de la sociedad se puede introducir en cualquier moneda extranjera.
La moneda del documento de reducción debe coincidir con la moneda del documento reducido para el documento presupuestario en moneda extranjera.
Funcionalidad
· Una autorización de gastos se puede referir a una reserva de recursos y por lo tanto reducirla.
· Una autorización de gastos se puede referir a una autorización de gastos o a una reserva de recursos y por lo tanto reducirlas.
Puede utilizar la denominada definición de función por tipo de documento (por ejemplo la reserva de recursos, la autorización de gastos, el compromiso de gastos) para definir los empleados a los que se les permite, por ejemplo según el importe o una imputación CP, procesar el documento presupuestario (aprobar, rechazar o modificar).
Actividades
El ejemplo siguiente muestra el uso de dos niveles del documento presupuestario junto con el workflow.
Se inicia un procedimiento de licitación para obtener el nuevo hardware. Se crea una reserva de recursos para tener en cuenta esta actividad que afecta al presupuesto. Se define la imputación CP (la posición presupuestaria y el centro gestor correspondientes y si se desea un fondo), el importe y, si así se desea, la información de texto adicional en el documento de reserva de recursos.
Esta reserva garantiza lo siguiente:
...
1. Existe un fondo presupuestario suficiente en el momento de la licitación competitiva.
2. Ningún otro proyecto puede hacer uso de este fondo presupuestario.
Después de haber visualizado las ofertas, se especifica el interlocutor comercial, por ejemplo, un proveedor para el hardware y un interlocutor para los servicios.
Utilizando la información adicional a su disposición, se crea un compromiso de gastos utilizando el workflow que se refiere a una reserva de recursos. En este momento se traslada la imputación CP desde la reserva de recursos. Se introduce una posición de documento con el importe apropiado para cada interlocutor comercial. Se puede definir especificaciones de interlocutor comercial (acreedor) más detalladas por posición de documento.
A pesar de que se asigna el importe en el presupuesto, todavía no es posible utilizarlo. El compromiso de gastos creado debe aprobarse primero. El workflow se inicia de acuerdo con las opciones introducidas. El presupuesto únicamente se puede utilizar tras recibir la aprobación del compromiso de gastos, por ejemplo, por una factura recibida.