Entrada preliminar de documentos 
Utilización
Se pueden registrar de forma preliminar facturas o abonos. Esto significa que se introducen los datos de factura o los datos de abono en el sistema y se graban en un documento, pero el sistema no contabiliza esta factura inicialmente.
Se puede modificar un documento preliminar siempre que se desee, por ejemplo, añadiendo o corrigiendo datos. Las modificaciones se graban en log. Cuando se haya terminado de modificar el documento, se puede contabilizar el documento preliminar. El sistema lleva a cabo los movimientos en cuenta normales y las actualizaciones necesarias sólo cuando se contabiliza una factura o un abono.
Entrada preliminar de documentos por un interventor
· Cuando se introduce una factura se interrumpe a un empleado. Éste podrá registrar de forma preliminar el documento y seguir procesándolo más tarde. Esto le evita la necesidad que introducir los datos dos veces.
o
· Un empleado desea aclarar ciertas cuestiones antes de contabilizar una factura. Éste podrá registrar de forma preliminar el documento y seguir procesándolo más tarde. Esto le evita la necesidad que introducir los datos dos veces.
Entrada preliminar de documentos por más de un interventor
· El proceso se organiza de manera que un empleado registre de forma preliminar facturas sin verificarlas. Otro empleado realiza a continuación la verificación de facturas y contabiliza los documentos preliminares, posiblemente después de haberlos modificado.
o
· El proceso se organiza de manera que un empleado grabe facturas como completas para la contabilización, esto significa que el saldo es cero y no son necesarias más modificaciones. Otro empleado autoriza a continuación estos documentos factura, si se deben liberar.
Estos procesos también se pueden llevar a cabo secuencialmente.
Condiciones previas
Si varios interventores participan en el proceso de entrada preliminar de documentos, se puede utilizar un workflow para controlar la entrada preliminar de documentos.
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Función |
Customizing de Verificación de facturas logística |
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En la entrada preliminar de documentos, un empleado registra de forma preliminar documentos factura. A continuación otro empleado recibe un work item en su entrada para seguir procesando estos documentos de factura registrada de forma preliminar. |
Entrada preliminar ® Activar modelo workflow para terminación |
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En la entrada preliminar de documentos, un empleado graba documentos factura como completos para contabilización. Si el documento factura es relevante para liberación, el responsable de liberarlo recibe un work item en su entrada para autorizar el documento factura. |
Entrada preliminar ® Determinar criterios de liberación Entrada preliminar ® Activar modelo workflow para liberación para contabilización |
Para más información sobre la utilización de workflow para controlar procesos, véase:
Entrada
preliminar: Cómo completar facturas para la contabilización
(MM-IV-LIV)
Registro
de forma preliminar: Liberación de facturas completadas para la
contabilización (MM-IV-LIV)
Características
Cómo registrar de forma preliminar documentos factura
Al llamar la aplicación Registrar de forma preliminar factura recibida, el sistema ofrece las funciones siguientes:
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Función |
Actualizaciones |
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Apartado: Se utiliza Apartado si se desea grabar el documento en su status actual. |
· Se realizan únicamente las verificaciones mínimas, por ejemplo, para verificar si la sociedad existe. · No se lleva a cabo ninguna actualización. |
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Registrar de forma preliminar se utiliza en los siguientes casos: · Todavía falta la información requerida para contabilizar el documento factura y no desea tener que introducir nuevamente los datos introducidos hasta ahora. · El saldo no es cero. |
· Información de historial de pedido · Datos para declaraciones de IVA · Índice para la verificación de factura doble · Abrir partidas de proveedor en los documentos preliminares · Log de modificaciones de documento |
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Grabar como completo se utiliza en las situaciones siguientes: · No se deberán realizar más modificaciones en el documento factura. · El saldo es cero. · El documento factura se marca para la contabilización pero no está contabilizado aún. |
· Información de historial de pedido · Datos para declaraciones de IVA · Índice para la verificación de factura doble · Abrir partidas de proveedor en los documentos preliminares · Comprometidos de pedido · Documentos CO · Documentos de control presupuestario · Modificaciones de documento |
Dependiendo de la función seleccionada, los documentos factura procesados se graban bajo los nodos siguientes en el pool de trabajo:
· Documentos apartados
· Documentos preliminares
· Documentos completos para contabilización
Tratamiento de documentos factura
Los documentos factura que todavía no se hayan contabilizado pueden llamarse para continuar el tratamiento o se pueden modificar haciendo doble clic sobre documento en el pool de trabajo. Los documentos factura pueden procesarse de las siguientes formas:
· Visualizando documentos de modificación
· Modificándolos
· Actualizando la asignación
· Grabándolos como completos
· Borrándolos
· Contabilizándolos
La sustitución y la verificación no se soportan en la entrada preliminar de documentos o al modificar un documento preliminar. Ambas funciones se llevan a cabo exclusivamente cuando se contabiliza un documento preliminar.
Véase también:
Cómo registrar de forma preliminar documentos factura
Procesamiento de documentos factura
Verificación de facturas en modo interactivo