Tarjeta de crédito de empresa personal con liquidación mediante la cuenta de empresa central 

Objetivo

Debería utilizar esta variante de proceso cuando los empleados pagan sus gastos de desplazamiento utilizando una tarjeta de crédito de empresa personal, para la cual la empresa recibe y paga el efecto.

Condiciones previas

Para poder utilizar esta variante de proceso de compensación de tarjeta de crédito, necesita asegurarse de que cumple los requisitos generales indicados en compensación de tarjeta de crédito así como los indicados a continuación:

·        Comunicación con la empresa de la tarjeta de crédito

Transfiera los números de personal a la empresa de la tarjeta de crédito y disponga un procedimiento para emprender y comunicar cualquier modificación futura.

·        Customizing de gestión de viajes

Para utilizar la compensación de tarjeta de crédito, debe haber realizado las parametrizaciones siguientes en el Customizing para gastos de desplazamiento:

¡        Es bastante común que un empleado pague los gastos que la empresa no debe reembolsar (gastos privados) utilizando su tarjeta de crédito de empresa. Puede descontar ahora fácilmente estos gastos privados de los comprobantes que ya se hayan pagado con la tarjeta de crédito de empresa, utilizando para ello el asistente de facturas. Para más información, véase Contabilización de gastos privados utilizando el asistente de facturas.
Operación: Crear clases de gastos de desplazamiento para comprobantes individuales
Vista: Claves conceptos de nómina para comprobantes

¡        Necesita configurar clases de gastos de desplazamiento para los comprobantes individuales en el Customizing. En estas clases de gasto se debe incluir la posición Pagado ya por la empresa y también se deben asignar a la clave de transacción correspondiente a la empresa de la tarjeta de crédito relevante. Si utiliza únicamente a un prestatario de servicio específico, puede introducir este valor como el valor propuesto.
Operación: Definir la tabla de asignaciones para compensación de tarjeta de crédito
Vista: Asignar transacciones de tarjeta de crédito a clases de gastos de desplazamiento.

¡        Si trabaja junto con varias empresas de tarjeta de crédito diferentes, debería introducir un prestatario de servicio para cada una de las empresas. Esto permite que concluya un proceso de determinación de cuentas diferenciado. Puesto que se contabilizan siempre las clases de gasto sin prestatario de servicio en la misma cuenta de compensación, se contabilizan las clases de gasto con un prestatario de servicio en la cuenta de compensación especial relativa a la empresa de la tarjeta de crédito correspondiente. Para poder hacer esto, debe haber realizado las parametrizaciones apropiadas para la determinación de cuentas.
Operación: Definir la tabla de asignaciones para datos de tarjeta de crédito
Vista: Asignar transacciones de tarjeta de crédito a clases de gastos de desplazamiento.

¡        Para asegurarse de que se contabilizan los comprobantes con la información del prestatario de servicio correctamente, se debe utilizar una CC-nómina especial para la determinación de cuentas y asignar a continuación esta clave concepto de nómina a la combinación correcta de clase de gasto + prestatario de servicio.
Operación: Asignar clases de gastos de desplazamiento para comprobantes individuales
Vista: Claves conceptos de nómina para comprobantes

¡        Ha indicado que se contabilicen las contabilizaciones en la liquidación de gastos de desplazamiento con datos de tarjeta de crédito. De esta forma se asegura que se transfieren también los datos de tarjeta de crédito, tales como el número de tarjeta de crédito y el número de transacción, a FI y se pueden utilizar para apuntes contables en la cuenta de acreedor relativa a la empresa de la tarjeta de crédito.
Operación: Asignar claves conceptos de nómina a cuentas simbólicas
Vista: Imputación simbólica para FI
Aquí: Asigne una clave concepto de nómina FI a una cuenta simbólica (la cuenta de compensación) y seleccione el campo con datos de tarjeta de crédito

SAP recomienda el procedimiento siguiente para comparar datos variables de los gastos de desplazamiento contabilizados con las posiciones del fichero de factura de la empresa de la tarjeta de crédito:

·        Cree una nueva cuenta de mayor para cada oferente de tarjeta de crédito o cada prestatario de servicio (con gestión de partidas abiertas) como la cuenta de compensación para comprobantes de gastos de desplazamiento pagados
(La cuenta es la misma que la cuenta SM/RF de gestión de materiales).

·        Configure una infraestructura para procesar electrónicamente recepciones de facturas en Contabilidad de acreedores.

Flujo de procesos

·        El empleado recibe una tarjeta de crédito de empresa personal para pagar sus gastos de desplazamiento. Recibe un extracto de cuenta mensual de la empresa de la tarjeta de crédito que simplifica el proceso para liquidar sus gastos de desplazamiento. La empresa recibe una factura total que lista transacciones por empleado o número de tarjeta.

·        Se importan diariamente las transacciones de tarjeta de crédito de todos los empleados en SAP Gestión de viajes (días de trabajo solamente). El empleado añade los comprobantes pagados a su liquidación de gastos de desplazamiento e identifica sus gastos privados con la ayuda del asistente de facturas. Se descuentan a continuación estos importes de la cuenta de acreedor del empleado en una fecha posterior.

·        Los comprobantes de tarjeta de crédito, marcados como ya pagados por la empresa, no se pueden borrar de la memoria intermedia de documentos, ya que cada uno de los comprobantes se debe someter a los procesos de evaluación y de verificación de facturas en gestión financiera. Si el comprobante de tarjeta de crédito se marca como pagado, no se podrá modificar la moneda, el importe ni el tipo de cambio. Esto asegura que se pueda liquidar correctamente el importe de la factura correspondiente a los comprobantes. Puede únicamente transferir importes de comprobantes pagados a otras clases de gastos pagados utilizando el asistente de facturas.

·        Además de los ficheros de información de transacciones diarias (fichero *.CCD), la empresa recibe también ficheros de factura normales de la empresa de la tarjeta de crédito que, siempre que exista la infraestructura correcta, se introducen automáticamente a continuación como comprobantes de factura preliminares en Gestión financiera. La contrapartida a la cuenta de acreedores de la empresa de la tarjeta de crédito se efectúa utilizando la cuenta de compensación para comprobantes de gastos de desplazamiento pagados según la empresa de la tarjeta de crédito. Esta es la cuenta que se contabiliza también por liquidación de gastos de desplazamiento.

·        Además de los criterios estándar, se utilizan también la moneda y el importe, el número de transacción único de la empresa de la tarjeta de crédito y el número de tarjeta de crédito como criterios para la compensación y liquidación. Al final del mes, tan solo será necesario procesar manualmente las partidas abiertas que presenten solicitudes de confirmación y/o posiciones que no cuenten con liquidación de gastos de desplazamiento o con un documento de facturación de tarjeta de crédito.
Para más información, véase Visualización de comprobantes de tarjeta de crédito.

 

 

Ejemplo de contabilización

500 EUR Gastos de desplazamiento pagados utilizando la tarjeta de crédito de empresa personal.

  10 EUR Gastos privados pagados también utilizando la tarjeta de crédito de empresa personal.

 

	Gastos			Proveedor de empleado
1)	500	-		-	-
	-	-		10	-
2)	-	-		-	-

 

	Proveedor de tarjeta de crédito			Compensación de comprobantes pagados
1)	-	-		-	500
	-	-		-	10
2)	-	510		500	-
				10

1)       Importe CCF (fichero de tarjeta de crédito), liquidación de gastos de desplazamiento

2)       Comprobante de fichero de factura de la empresa de la tarjeta de crédito.