Asistente de facturas 

Utilización

Los comprobantes de hotel contienen a menudo el importe relevante al reembolso correspondiente al alojamiento y la manutención, así como los gastos privados tales como los gastos de uso del minibar o la televisión de pago y los vídeos. El asistente de facturas permite calcular estos importes de gastos privados, descontarlos del comprobante de hotel y crear comprobantes privados independientes, cuando sea necesario.

Puede utilizar también el asistente de facturas para dividir comprobantes. Puede recibir únicamente un comprobante para una estancia en hotel que duró varios días/noches. Puede utilizar el asistente de facturas para dividir este comprobante en varios de forma que tenga un comprobante para cada día/noche de la estancia en hotel.

Si un comprobante de hotel contiene varias clases de gasto diferentes, puede utilizar el asistente de facturas para dividir el comprobante según las clases de gastos de desplazamiento utilizadas por su empresa. Por ejemplo, un comprobante de hotel para el alojamiento puede considerar también costes de Internet y de teléfono que no se deberían contabilizar en la clase de gasto Alojamiento, sino en una clase de gasto diferente para comunicación. Puede utilizar el asistente de facturas para dividir el comprobante original en varios comprobantes diferentes de forma que se cree uno para cada clase de gasto necesaria.

El asistente de facturas asegura que no se realice ninguna modificación no solicitada en la información original, por ejemplo durante la compensación de tarjeta de crédito y/o para comprobantes que la empresa ha pagado ya.

La información correspondiente al comprobante dividido, por ejemplo el comprobante original al que está asociado el dividido, se mantiene almacenada. Si se borra un comprobante dividido, el importe de éste se añadirá al importe del comprobante original.

El asistente de facturas no está disponible en la transacción PR02 o PR04.

La implementación de la función de asistente de facturas no tiene ningún efecto negativo sobre datos existentes. La nueva función se puede aplicar a los datos existentes y utilizarse en los mismos siempre que se cumplan las condiciones previas de Customizing relativas a Gestión de viajes.

Integración

Se integra el asistente de facturas en el gestor de viajes (TRIP) y el administrador de gastos de desplazamiento (PR05).

Condiciones previas

Ha activado el asistente de facturas para cada una de las clases de gasto en el Customizing para Gestión de viajes en Asignar clases de gastos de desplazamiento para comprobantes individuales.

Un add in empresarial está disponible para ampliaciones. Puede encontrar este add in empresarial en el Customizing para Gestión de viajes en Add ins empresariales y exits de usuario en la gestión de viajes ® Add in empresarial: Asistente de facturas. Alternativamente, puede acceder a él directamente utilizando la transacción SE18. Aquí, debe introducir el nombre del BAdI: TRIP_RECEIPT_WIZARD.

Características

Ejemplo: Comprobante de hotel

El viajero utiliza una tarjeta de crédito de empresa personal que se carga en la cuenta del empresario. Ha utilizado esta tarjeta de crédito para pagar el deber de importe total correspondiente a la factura de hotel siguiente:

Fecha	Descripción	Importe
02/18/02	Gastos de habitación	99,00
02/18/02	Impuesto por estados	6,93
02/18/02	Impuesto al municipio	4,95
02/18/02	Aparcamiento	14,00
02/18/02	Teléfono	13,27
02/19/02	Gastos de habitación	99,00
02/19/02	Impuesto por estados	6,93
02/19/02	Impuesto al municipio	4,95
02/19/02	Aparcamiento	14,00
02/19/02	Restaurante	23,00
02/20/02	Gastos de habitación	99,00
02/20/02	Impuesto por estados	6,93
02/20/02	Impuesto al municipio	4,95
02/20/02	Aparcamiento	14,00
02/20/02	Teléfono - Internet	57,73
02/20/02	Televisión - Película	9,99
	***TOTAL***	478,63

El empleado debería pagar los importes de las llamadas telefónicas privadas, restaurante y televisión a la empresa. La empresa debería pagar los gastos de aparcamiento y de Internet; sin embargo, los debería asignar a las clases de gasto Vehículo de alquiler y comunicación y no a alojamiento y, además, los comprobantes de alojamiento se deberían calcular e introducir por día.

Introducción de esta información en el sistema

Utilice la función de gastos de desplazamiento del gestor de viajes (TRIP) o del administrador de gastos de desplazamiento (PR05) para crear un comprobante de hotel pagado correspondiente al importe total de 478,63 USD. Puede crear este comprobante manual o automáticamente utilizando compensación de tarjeta de crédito. Seleccione este comprobante y llame el asistente de facturas seleccionando  Asistente (con el texto quick info Acción privada, recibo de partición). Se procede como sigue:

...

       1.      Pantalla de recibimiento: Esta pantalla contiene una introducción corta a la aplicación de asistente de facturas. Puede elegir suprimir esta pantalla en el futuro seleccionando No visualizar otra vez.

       2.      Gastos privados: Introduzca los importes de sus gastos privados. Si se ha pagado ya un comprobante, estos gastos privados se asignarán a clases de gasto específicas (véase la sección Requisito); si todavía no se ha pagado un comprobante, estos importes sencillamente se descontarán del importe final total. Para el ejemplo anterior, el usuario selecciona Descontar gastos privados del importe total y a continuación introduce los importes: 13,27, 23,00 y 9,99.

       3.      Recibos de partición: Introduzca las clases de gasto y los importes que no se deberían contabilizar en la clase de gasto Alojamiento. Para el ejemplo anterior, el usuario introduciría 3 x 14,00 para la clase de gasto Vehículo de alquiler, pagado por la empresa y 57,73 para la clase de gasto Comunicación, pagada por la empresa.

       4.      Dividir recibo: Esta pantalla aparece únicamente si su comprobante original es para varios días/noches. Si quiere dividir el comprobante de forma que se cree uno por cada día/noche, deberá introducir el precio por noche/día (incluyendo el impuesto) y el número de días. El sistema calcula un valor propuesto dividiendo el importe restante del comprobante original por el número de días a partir de la información de comprobante adicional.

       5.      Grabar y finalizar: Se visualiza un resumen de toda la información y nuevos comprobantes creados. Se añadirán únicamente los nuevos comprobantes (y el comprobante original con el importe modificado) a su viaje al seleccionar Ejecutar. Seleccione Back para hacer modificaciones en los datos introducidos en los pasos anteriores,y seleccione Cancelar para salir sin grabar.

Para más información sobre la contabilización de comprobantes utilizando el asistente de facturas, véase Contabilización de gastos privados para comprobantes utilizando el asistente de facturas.