Crear un ejemplo de informe de comparación real/plan con Report Painter 

En esta sección se describe el modo de crear un informe Report Painter. Se utilizará como ejemplo un informe de comparación real/plan.

Necesidades relativas a la gestión de informes

Es necesario que el informe de comparación real/plan contenga la información siguiente:

·        Valores reales y planificados procedentes de varias divisiones

·        El porcentaje de desviaciones y la desviación absoluta entre los valores reales y los planificados

·        Todos los períodos del ejercicio

Antes de definir un informe, deberán tenerse muy claros los aspectos siguientes:

·        Las características que se van a utilizar en el informe

·        El lugar de la definición del informe en el que se introducirán las características (en líneas, columnas o bien como criterios de selección)

·        Las características que se introducirán como variables, valores individuales, intervalos de valores o grupos

Una característica determinada sólo puede utilizarse una única vez en el informe. Esto es, en las líneas o columnas del informe o bien como criterio de selección de datos.

Las siguientes características se utilizan en el ejemplo de informe de comparación real/plan:

·        Características en la selección de datos generales:

¡        Ledger

¡        Sociedad

¡        Ejercicio

¡        Período

·        Características en las líneas del informe:

¡        Cuenta

¡        División

·        Características en las columnas del informe:

¡        Ratios base

¡        Clase de registro

¡        Versión

Antes de definir el informe, se deben definir las variables que se desean utilizar en la definición del informe.

Defina las siguientes variables para el informe de comparación real/plan (los nombres de las variables sólo son un ejemplo):

Variables utilizadas en el ejemplo de informe de comparación real/plan

Variables	Clase de variable	Valor por defecto	Se utiliza en el informe
YEAR	Fórmula	Ejercicio en curso (por ejemplo, 2001)	como criterio de selección de datos para la característica Ejercicio
FPER	Valor	01	como criterio de selección de datos para la característica Período
TPER	Valor	12	como criterio de selección de datos para la característica Período
PLANVER	Valor	001	en las columnas del informe para la característica Versión

 

Para crear variables en la pantalla Report Painter, seleccione Report Writer ® Variable ® Crear. Para más información, véase Creación de variables.

Definición de las líneas del informe

Defina las líneas del informe mediante Tratar ® Elementos ® Insertar elemento o haciendo doble clic en la celda correspondiente.

Las cuentas y las divisiones aparecerán en las listas de las líneas del informe. Para introducir esta información, se puede definir una línea del informe que contenga las características Cuenta y División. Las características se seleccionan a partir de la lista que aparece en la ventana de diálogo. Esa lista contiene todas las características seleccionadas para la biblioteca del informe.

Para definir los valores de las características Cuenta y División, introduzca valores específicos, intervalos de valores o grupos. El informe se creará siempre con los valores que se introduzcan ahí.

Para poder modificar los valores de entrada de las características al ejecutar el informe, introduzca las variables mediante . El sistema invita a introducir los valores de esas variables en la pantalla de selección durante la ejecución del informe.

En este informe de ejemplo no se han introducido las variables de las características Cuenta y División.

Despliegue de las líneas del informe

Si se introduce un grupo para las características Cuenta y/o División, en el informe se visualizarán los valores relativos a cada cuenta/división y se crearán subtotales en los diferentes niveles de la jerarquía del grupo.

Seleccione Tratar ® Líneas ® Desplegar. La opción por defecto No desplegar indica que sólo se visualizará un total por línea en el grupo cuentas/división. Con el indicador Val.indiv. se visualizan los valores individuales, pero no los subtotales ni los totales. Seleccione Sets parc. para visualizar los valores individuales, los subtotales y un total para la característica Cuenta y/o División. Los subtotales y los totales desplegados se visualizan en la definición del informe mediante niveles de totalización (asterisco).

Para más información, véase Despliegue de las líneas del informe.

Definición de las columnas del informe

En las columnas del informe se visualizarán los valores reales y los planificados de los períodos seleccionados. Asimismo, las columnas deberán visualizar la desviación entre el valor real y el planificado en números absolutos y en porcentajes.

Las columnas del informe se definen de la misma manera que las líneas del informe.

En las columnas del informe también es posible introducir ratios base. Son los ratios base seleccionados para la biblioteca que utiliza el informe.

·        Columna 1: Valores reales en la moneda local

Las siguientes características y valores de características se introducirán en la columna Real:

Ratio base	"Moneda local" (HSL)
Característica 1: Clase de registro	0 (real)
Característica 2: Versión	001

·        Columna 2: Valores planificados en la moneda local

Las siguientes características y valores de características se introducirán en la columna Plan:

Ratio base	"Moneda local" (HSL)
Característica 1: Clase de registro	1 (plan)
Característica 2: Versión	&PLANVER

La columna Plan utiliza una variable para la característica Versión.

Para simplificar la definición del informe, cree la columna Plan copiando la columna Real. Las funciones Marcar y Copiar se utilizan para copiar el elemento de la columna. A continuación, se podrá modificar la columna copiada, según convenga.

·        Columna 3 y 4: Desviación absoluta/Desviación porcentual

Las columnas de desviación absoluta y porcentual se definen introduciendo fórmulas en el editor de fórmulas. Las fórmulas se calculan mediante los elementos de las columnas que se acaban de definir. Antes de salir del editor de fórmulas, utilice la función Verificar para asegurarse de que la fórmula es correcta.

Introduzca el texto en las columnas del informe. Introduzca el texto de columna del mismo modo que el texto de línea.

Definición de criterios de selección de datos generales

Las características introducidas como criterios de selección de datos determinan los datos que se seleccionarán en todo el informe.

Los criterios generales de selección de datos se definen mediante Tratar ® Selecciones generales.

Introduzca las siguientes características y valores de características en el informe de ejemplo de la comparación real/plan:

·        Sociedad:                  Si es necesario

·        Ledger:                      Si es necesario

·        Ejercicio contable             &YEAR

·        Del período:                &FPER

·        Al período:                 &TPER

Las características Ejercicio y Período son variables. Esto permite ejecutar el informe para cualquier período de un ejercicio especificado. Al ejecutar el grupo de informes del informe, el sistema invita a introducir valores para esas variables en la pantalla de selección. Se puede utilizar el valor por defecto de la variable o sobrescribirlo con un valor diferente.

Definición de los textos del informe

Utilice Detalles ® Textos de informe para definir los textos de la cubierta, las cabeceras, los pies de página, la última página (contraportada) y el texto que se exportará.

En el texto del informe se puede definir texto normal, así como variables de texto. Se pueden utilizar las siguientes clases de variables de texto:

·        Variables de texto estándar

·        Variables de texto especiales

·        Variables de texto para parámetros de selección

·        Variables de texto para características

Para obtener más información acerca de estas variables de texto y la introducción de textos de informe, véase Definición de los textos del informe y Uso de variables en la definición del texto del informe.

Modificación del layout estándar

El layout estándar determina el layout del informe. Por ejemplo, el layout estándar define el formato de página, como es el caso de los márgenes, y el formato numérico de los datos en el informe. El layout estándar de SAP se asigna al informe de manera automática. Para asignar otro layout estándar al informe, seleccione Formato ® Layout de informe.

Si se asigna un layout estándar nuevo al informe, los formatos del layout estándar nuevo substituirán cualquier modificación de layout realizada que sea específica del informe que se está tratando. (El sistema pedirá en una ventana de diálogo si se desean modificar las opciones actuales de formato.)

Para realizar modificaciones de layout en la definición de informe, introdúzcalas en Formato.

Verificación del informe, asignación a un grupo de informes y ejecución del informe

Tras grabar la definición del informe, asegúrese de que no contiene errores mediante Informe ® Verificar. Si existen errores, el sistema los editará en forma de lista en un log de errores. Corrija los errores del log antes de asignar el informe a un grupo de informes.

Cuando la definición de informe no contenga errores, asigne el informe a un grupo de informes mediante Entorno ® Asignar a grupo de informes. Si el grupo de informes introducido no existe, una ventana de diálogo preguntará si se desea crear un grupo de informes. Para crear el grupo de informes y añadirle el informe, seleccione Sí.

Para ejecutar el informe, seleccione Informe ® Ejecutar. Si aún no se ha asignado el informe a un grupo de informes, hágalo en este momento. Cuando el sistema haya generado el grupo de informes, introduzca los criterios para seleccionar los registros de datos en la pantalla de selección.

Para obtener más información sobre cómo ejecutar grupos de informes, véase Ejecución de grupos de informes.