Tarjeta de crédito de empresa central con pago central 

Objetivo

Esta variante de proceso se utiliza cuando su agencia de viajes reserva y paga determinadas prestaciones de servicios de viaje (normalmente vuelos y conexiones de tren) utilizando una tarjeta de crédito de empresa central (tarjeta de agencia de viajes, tarjeta insertable, cuenta de la empresa, tarjeta BTA). La empresa recibe la factura correspondiente a esta tarjeta y tiene toda la responsabilidad para hacer los pagos. Se puede combinar la variante de proceso con las variantes de proceso de tarjetas de empresa personales.

Condiciones previas

Para poder utilizar esta variante de proceso de compensación de tarjeta de crédito, asegúrese de que cumple todos los requisitos generales indicados en compensación de tarjeta de crédito así como los indicados a continuación:

·        Necesita configurar clases de gastos de desplazamiento para los comprobantes individuales en el Customizing. En estas clases de gasto se debe incluir la posición Pagado ya por la empresa y también se deben asignar a la clave de transacción correspondiente a la empresa de la tarjeta de crédito relevante. Si utiliza únicamente a un prestatario de servicio específico, puede introducir este valor como el valor propuesto.
Operación: Definir la tabla de asignaciones para compensación de tarjeta de crédito
Vista: Asignar transacciones de tarjeta de crédito a clases de gastos de desplazamiento.

·        Si utiliza varias tarjetas de agencia de viajes centrales, deberá utilizar a un prestatario de servicio. Esto permite que concluya un proceso de determinación de cuentas diferenciado. En vista de que se contabilizan siempre las clases de gasto sin prestatario de servicio en la misma cuenta de compensación, se contabilizan las clases de gasto con prestatarios de servicio en las cuentas de compensación especiales para la tarjeta de crédito correspondiente central.
Operación: Tabla de asignaciones: Definir datos de tarjeta de crédito
Vista: Asignar transacciones de tarjeta de crédito a clases de gastos de desplazamiento

·        Si ha introducido a varios prestatarios de servicio, deberá utilizar una CC-nómina especial para determinar la cuenta de cada empresa de tarjetas de crédito y, a continuación, deberá asignar esto a la clase de gasto de combinación + el prestatario de servicio.
Operación: Asignar clases de gastos de desplazamiento para comprobantes individuales
Vista: Claves conceptos de nómina para comprobantes

·        Debe asegurarse de que selecciona la opción Con datos de tarjeta de crédito para todas las claves conceptos de nómina que se asignan a clases de gasto que la empresa ha pagado ya. Esta posición asegura que se transfieren a FI los datos de tarjeta de crédito, por ejemplo el número de tarjeta de crédito y el número de transacción, necesarios para compensar automáticamente las partidas abiertas.
Operación: Asignar claves conceptos de nómina a cuentas simbólicas
Vista: Imputación simbólica para FI
Aquí: Asigne la clave concepto de nómina definida como Pagado por la empresa a una segunda cuenta simbólica - la cuenta de compensación - y seleccione los campos sin receptor CO y con datos de tarjeta de crédito.

SAP recomienda el procedimiento siguiente para comparar datos variables de los gastos de desplazamiento contabilizados con las posiciones en el fichero de factura de la empresa de la tarjeta de crédito:

·        Cree una nueva cuenta de mayor para cada tarjeta de crédito de agencia de viajes central - con gestión de partidas abiertas - como la cuenta de compensación para comprobantes de gastos de desplazamiento pagados
(La cuenta es la misma que la cuenta SM/RF de gestión de materiales).

·        Configure una infraestructura para procesar electrónicamente recepciones de facturas en Contabilidad de acreedores.

Flujo de procesos

·        Dispone de una tarjeta de crédito de empresa central que utiliza la agencia de viajes de su empresa, o la agencia de viajes, para reservar viajes y pagarlos.
Para el empleado, esto significa que no se cargan las posiciones de gastos de desplazamiento más grandes, tales como los vuelos y el alojamiento de hotel, a sus propias cuentas bancarias. Sin embargo, para asegurarse de que sus liquidaciones de gastos de desplazamiento están terminadas y que se asignan todos los costes a los objetos de costes correctos, el empleado debe integrar los recibos pagados ya por la empresa en sus liquidaciones de gastos de desplazamiento junto a sus propias reclamaciones de gastos. La función Comprobantes de tarjeta de crédito de visualización (informe RPRCCC_DISPLAY_RECEIPTS) permite visualizar qué comprobantes se tienen que asignar a una liquidación de gastos de desplazamiento. Como con las demás variantes de proceso, los oferentes de tarjeta de crédito le mandan datos variables diarios para que se puedan importar en Gestión de viajes. Según la empresa de la tarjeta de crédito en cuestión, recibirá la transacción diaria o periódicamente para importarla en Gestión de viajes.

·        Los comprobantes de tarjeta de crédito, marcados como ya pagados por la empresa, no se pueden borrar de la memoria intermedia de documentos, ya que cada uno de los comprobantes se debe someter a los procesos de evaluación y de verificación de facturas en gestión financiera. Si el comprobante de tarjeta de crédito ya se ha pagado, no podrá modificar la moneda, el importe ni el tipo de cambio. Puede únicamente transferir importes a otras clases de gastos pagados utilizando el asistente de facturas. Sin embargo, normalmente no se requiere realizar este proceso para comprobantes que se han pagado utilizando la tarjeta de agencia de viajes central.

·        De forma paralela, también se reciben ficheros de factura a intervalos regulares (por ejemplo, cada 10 días) que, siempre que exista la infraestructura correcta, se introducen automáticamente como recepciones de facturas preliminares en gestión financiera. La contrapartida en la cuenta de acreedor de la empresa de la tarjeta de crédito se efectúa utilizando la cuenta de compensación para comprobantes de gastos de desplazamiento pagados según la tarjeta de agencia de viajes utilizada. Esta es la cuenta que se contabiliza también por liquidación de gastos de desplazamiento.

·        Además de los criterios estándar, se utilizan también la moneda y el importe, el número de transacción único de la empresa de la tarjeta de crédito y el número de tarjeta de crédito como criterios para la compensación y liquidación. Al final del mes, tan solo será necesario procesar manualmente las partidas abiertas que presenten solicitudes de confirmación y/o posiciones que no cuenten con liquidación de gastos de desplazamiento o con un documento de facturación de tarjeta de crédito.

Particularidades para prestatarios de servicios externos

Los servicios de viaje para prestatarios de servicios externos que viajan para concluir el trabajo en nombre de la empresa se reservan también a menudo mediante una tarjeta de crédito de agencia de viajes central. Mientras estas personas externas no tengan un número de personal dentro de su empresa, estas líneas se identificarán como errores al importar el fichero de tarjeta de crédito en SAP Gestión de viajes (RPRCCC00). En tales casos, es aconsejable definir un proceso empresarial independiente. Puede disponer de las siguientes opciones:

·        Creación de registros maestros de viaje (minimaestro de datos FI-TV) para cada prestatario de servicios externo en un rango de números y un área de contabilidad independientes.
Ventaja: Compensar asignación de responsabilidad y costes, liquidación de gastos de desplazamiento descentralizada para prestatarios de servicios externos (verificación de facturas) y transferencia a FI.
Desventaja: Necesidades de gestión altas

·        Creación de un registro maestro de viaje (minimaestro de datos FI-TV) para cada área de centros de coste en un rango de números y un área de contabilidad independientes.

·        Contabilización manual en la cuenta de compensación para los servicios de viaje pagados por tarjeta de agencia de viajes.

 

Ejemplo de contabilización

500 EUR Precio del vuelo pagado utilizando la tarjeta de crédito de agencia de viajes central.

 

	Gastos			Proveedor de tarjeta de crédito
1)	500	-		-	-
2)	-	-		-	500

 

	Compensación de comprobantes pagados
1)	-	500
2)	500	-

 

1)   1) Importe CCF (fichero de tarjeta de crédito), liquidación de gastos de desplazamiento

2)                   Comprobante de fichero de factura de la empresa de la tarjeta de crédito.

Particularidades de las tomas de material de fondos en efectivo mediante tarjetas de crédito de empresa

Si permite que los empleados utilicen sus tarjetas de crédito de empresa para realizar tomas de material de fondos en efectivo, esto le puede ayudar a gestionar y a disminuir las necesidades relativas a anticipos asociados a viajes.

Tarjetas de crédito de empresa con responsabilidad personal (variantes de proceso 1 y 2)

·        Con el fin de permitir realizar tomas de material de fondos en efectivo para tarjetas de crédito de empresa con responsabilidad personal, se debe crear una clase de gastos de desplazamiento para comprobantes individuales: CASH. Esta clase de gastos de desplazamiento considera la posición a ser reembolsado al empleado y se debe asignar a la clave de transacción correspondiente para la empresa de la tarjeta de crédito en cuestión.

·        Después de importar la transacción de tarjeta de crédito en SAP Gestión de viajes, el viajero puede asignar a continuación la transacción de toma de material de fondos en efectivo a las clases de gastos de desplazamiento correctas. Puesto que la clase de gasto CASH es una clase de gasto no reembolsable, el viajero tiene que dividir esta línea de transacción asignándola a los distintos gastos empresariales para los cuales se utilizaron los fondos en efectivo (por ejemplo, taxi, propina, viaje en autobús, etcétera). SAP recomienda que utilice el asistente de facturas para ello. El asistente de facturas asegura que se utilicen los importes y los tipos de cambio correctos. Los gastos privados sencillamente se descuentan del importe original.

Tarjeta de crédito de empresa con responsabilidad empresarial (variante de proceso 3)

·        Con el fin de permitir realizar tomas de material de fondos en efectivo para tarjetas de crédito de empresa con responsabilidad empresarial, se debe crear la clase de gasto CASP. Esta clase de gastos de desplazamiento considera la posición Pagado por la empresa y se debe asignar a la clave de transacción correspondiente para la empresa de la tarjeta de crédito en cuestión.

Después de importar la transacción de tarjeta de crédito en SAP Gestión de viajes, el viajero puede asignar a continuación la transacción de toma de material de fondos en efectivo a las clases de gastos de desplazamiento correctas. Puesto que la clase de gasto CASP es una clase de gasto no reembolsable, el viajero tiene que dividir esta línea de transacción asignándola a los distintos gastos empresariales para los cuales se utilizaron los fondos en efectivo (por ejemplo, taxi, propina, viaje en autobús, etcétera). El viajero identifica a continuación los gastos privados utilizando el asistente de facturas. Posteriormente, estos gastos privados se cargan de la cuenta de empleados.