Lektion 17: "Benachrichtigung versenden" in die Workflow-Definition aufnehmen 

Verwendung

Sie starten den Workflow Builder und öffnen Ihre Workflow-Definition im Änderungsmodus. Gehen Sie vor, wie in Lektion 7: "Abwesenheitsmitteilung prüfen" in die Workflow-Definition aufnehmen beschrieben.

Zur Versendung von Mails steht ein eigener Schrittyp zur Verfügung.

1. Markieren Sie den Ausgang genehmigt des Schrittes Abwesenheitsmitteilung prüfen und wählen Sie im Kontextmenü Anlegen.

Sie gelangen auf das Dialogfenster Auswahl Schritt.

2. Wählen Sie Mail versenden.

Die Schrittdefinition wird angezeigt. Auf der Registerkarte Mail befinden sich die notwendigen Eingabefelder, um eine Mail zu versenden.

3. Da die Mail an der Antragsteller, also den Workflow-Initiator, geschickt werden soll, brauchen Sie die Standardeinstellungen nicht zu verändern. Wählen Sie trotzdem im Feld Empfängerart den Eintrag Workflow-Initiator.

• Workflow-Initiator: Sie wählen diesen Eintrag, wenn nur der Workflow-Initiator eine Mail erhalten soll. Die Empfängerart wird automatisch auf Organisationsobjekt gesetzt und der Ausdruck &_WF_INITIATOR& in das Feld Empfänger eingetragen. Diese Eintragungen sind die Standardeinstellungen.
• Organisationsobjekt: Sie geben im Feld Empfänger direkt ein Organisationsobjekt ein oder wählen einen Ausdruck, der ein oder mehrere Organisationsobjekte enthält. Nutzen Sie bei der Eingabe die F4-Eingabehilfe. Wenn Sie einen Ausdruck eingaben, legt das System automatisch ein Containerelement im Aufgabencontainer an und ergänzt die Datenflußdefinition.
• E-Mail-Adresse: Tragen Sie in das Feld Empfänger entweder direkt eine E-Mail-Adresse ein oder wählen Sie über die F4-Eingabehilfe ein Containerelement aus dem Workflow-Container aus, das zur Laufzeit ein oder mehrere Internetadressen enthält. Der entsprechende Ausdruck wird eingetragen. Das System legt automatisch ein Containerelement im Aufgabencontainer an und ergänzt die Datenflußdefinition.

1. Geben Sie folgenden Text als Betreff der Mail ein:

<Ihr Urlaubsantrag wurde angenommen>

2. Geben Sie folgenden Text ein, den das System bei erfolgter Genehmigung an den Antragsteller schicken soll:

<Liebe Mitarbeiterin, lieber Mitarbeiter,

Ihr Urlaubsantrag Nr. &AbsenceForm.Number& vom &AbsenceForm.CreateDate& wurde am &AbsenceForm.ApprovDate& von &AbsenceForm.Approver.Name& genehmigt.>

Wenn Sie einen Ausdruck einfügen wollen, der zur Laufzeit ersetzt werden soll, wählen Sie . Wählen Sie den Ausdruck aus den Containerelementen des Workflow-Containers aus. Das System legt automatisch ein Containerelement im Aufgabencontainer an und ergänzt die Datenflußdefinition.

3. Wählen Sie .

Das System legt automatisch die notwendige Aufgabe für diesen Schritt an. Sie müssen dazu das Kürzel und die Bezeichnung der Aufgabe angeben.

4. Geben Sie die Grunddaten der Aufgabe ein:

1. Wählen Sie .