Abschlussarbeiten 
Abschlussarbeiten
Einsatzmöglichkeiten
Diese Komponente ermöglicht die Vorbereitung und Durchführung sämtlicher Aktivitäten zum Jahresabschluss: die Übertragung von offenen Verpflichtungen (Obligovortrag) und eine differenzierte Übertragung nicht verbrauchten Budgets (Budgetübertrag von Budgetresten) vom alten Geschäftsjahr in das neue. Die Abschlussarbeiten dienen der periodengerechten Darstellung der Budgets und der verfügten Werte.
Einführungshinweise
Der Ablauf der Abschlussarbeiten untergliedert sich in mehrere Schritte, deren Reihenfolge Sie einhalten müssen.
Der Obligovortrag erfolgt jeweils auf dem aktuellen Stand der Daten in den dem Haushaltsmanagement vorgelagerten Systemen. Es ist jedoch keine automatische Verknüpfung zu den Abschlussarbeiten in anderen Komponenten vorhanden. Dies bedeutet, dass nach der Durchführung der Abschlussarbeiten für das Haushaltsmanagement die Änderungen an Belegen in den anderen Komponenten im Haushaltsmanagement nicht mehr berücksichtigt werden. Sie sollten daher die Abschlussarbeiten im Haushaltsmanagement erst dann durchführen, wenn die Abschlussarbeiten in den anderen Komponenten bereits durchgeführt wurden.
Systemtechnisch ist die Durchführung der Abschlussarbeiten zum Jahreswechsel nicht notwendig, falls Sie nicht die periodenbasierte Obligofortschreibung einsetzen. Wenn Sie die Aktivitäten nicht durchführen, verbleibt bereits verbrauchtes Budget im alten Jahr und kann im neuen Jahr nicht verwendet werden. Offene Verpflichtungen werden im alten Jahr korrekt abgebaut, wenn diese im neuen Jahr weiterverarbeitet werden. (Bspw. wird eine Bestellung aus 1999 durch eine Rechnung im Jahr 2000 abgebaut.)
Der Übertrag von Obligo und Budget ist prinzipiell abhängig vom gewählten
Fortschreibungsprofil. Im Fortschreibungsprofil ist festgelegt, ob ein Übertrag überhaupt möglich ist und für welche Werttypen (z.B. Bestellungen, Mittelvormerkungen, Rechnungen) ein Übertrag erfolgen darf.Funktionsumfang
Sie können die notwendigen Arbeiten zum Jahreswechsel simulieren und unabhängig vom Jahresendtermin auf verschiedene Zeitpunkte verteilen. Hierzu stehen Ihnen für den Obligovortrag und den Budgetübertrag mehrere Reports zu Verfügung. Weitere Informationen finden Sie unter
Reports für die Abschlussarbeiten.Sie können offenes Obligo (also offene Verpflichtungen wie Bestellanforderungen, Bestellungen oder Mittelvormerkungen) vor dem Obligovortrag schließen und vorerfasste FI-Belege löschen, wenn nicht verbrauchte Beträge des Beleges wieder an das Budget zurückgegeben werden sollen.
Der Obligovortrag kann nach unterschiedlichen Selektionskriterien erfolgen, bspw. für einzelne Finanzstellen, bestimmte HHM-Kontierungen oder einzelne Belege. Die Definition von Übertragungsvorschriften und Übertragungsregeln ermöglicht Ihnen hierbei, manche Werttypen oder HHM-Kontierungen von einem Übertrag auszuschließen oder Kontierungsänderungen vorzunehmen. Generell werden nur diejenigen Belege in das neue Geschäftsjahr übertragen, die durch andere Belege abgebaut werden können. Dies gilt sowohl für das Zahlungsbudget als auch für das Verpflichtungsbudget.
Sie können den Obligovortrag für einzelne Belege wieder rückgängig machen.
Sie können auch Budget, das durch den Obligovortrag in das neue Jahr freigeworden ist, in das neue Geschäftsjahr übertragen.
Die Definition von Übertragungsvorschriften und Übertragungsregeln ermöglicht eine individuelle Steuerung des Übertrags von Budgetresten und somit eine Berücksichtigung von Änderungen an der Organisationsstruktur oder von sachlichen Umwidmungen. Der Budgetrest einer HHM-Kontierung kann im neuen Jahr auf einen anderen Empfänger oder auf mehrere verteilt werden. Auch ein Übertrag von Teilbeträgen ist möglich.
Wenn Sie mit Fonds arbeiten und geschäftsjahresübergreifend ein Gesamtbudget vergeben haben, ermöglicht Ihnen der Saldovortrag Fonds eine Übersicht über die Fondsbestände. Im Unterschied zum Obligovortrag handelt es sich hier um eine Verdichtung und den Vortrag von Istdaten.
Sie können alle Aktivitäten zum Jahresabschluss im Haushaltsmanagement mit dem
Schedule Manager einplanen, verwalten und überwachen.
Siehe auch:
Beispiel Obligovortrag/Budgetübertrag zum Obligo