Integration Kosten- und Projektcontrolling 

Verwendung

Wenn Sie das Controlling (CO) im Einsatz haben, können Sie die Überwachungssysteme Kostenstellenrechnung und Auftrags- und Projektcontrolling in das Haushaltsmanagement (HHM) integrieren.

Sie können die kostenrechnungsinternen Geschäftsvorfälle im Haushaltsmanagement nachvollziehen, indem Sie die Buchungsintegration für die gewünschten Geschäftsvorfälle aktivieren.

Wenn Sie die Buchungsintegration aktivieren, müssen Sie jedoch beachten, daß Kostenrechnung und Haushaltsmanagement unterschiedliche Sichten auf gleiche Geschäftsprozesse beinhalten. SAP weist deshalb darauf hin, daß sich - bedingt durch die unterschiedlichen Anforderungen an eine interne Kostenrechnung einerseits und eine Budgetkontrolle andererseits - die Fortschreibung der Ist- und Obligodaten im Controlling und im Haushaltsmanagement in wesentlichen Punkten unterscheiden kann. Beispiele hierzu sind:

·       Unterschiedliche Struktur der Stammdaten

·       Budgetverbrauch (Ist) grundsätzlich zum Fälligkeitsdatum im Haushaltsmanagement versus Kosten im Controlling zum Buchungsdatum.

·       Budgetverbrauch (Obligo) grundsätzlich zum Buchungsdatum im Haushaltsmanagement versus Kosten im Controlling zum Lieferdatum.

·       Nicht vorsteuerabzugsfähige Administrationen müssen brutto budgetieren (Steuerbrutto im Haushaltsmanagement versus Steuernetto im Controlling)

·       Normalerweise werden Anlagenzugänge im Haushaltsmanagement, aber nicht im Controlling fortgeschrieben. Dagegen werden Abschreibungen im Controlling aber nicht im Haushaltsmanagement fortgeschrieben.

·       Unterschiedliche Fortschreibung des Wareneingangs. Im Haushaltsmanagement können Sie wählen, ob der Wareneingang fortgeschrieben wird oder nicht. Im Controlling wird der Wareneingang grundsätzlich fortgeschrieben.

Ein Erklären der Unterschiede zwischen Haushaltsmanagement und Controlling auf einzelnen Kontierungselementen und ein Vergleichen der Werte ist daher grundsätzlich nicht möglich. SAP kann deshalb auch kein geeignetes Werkzeug liefern, um die Anwender hierbei zu unterstützen.

Neben den Istdaten können Sie zum Zwecke einer Budgetplanung/ -vorbereitung auch die CO-Plandaten sowohl von primären als auch sekundären Kostenarten in das Haushaltsmanagement integrieren.

Voraussetzungen

Weitere Informationen zu den Voraussetzungen finden Sie unter Integration Kosten- und Projektcontrolling: Voraussetzungen.

Funktionsumfang

Buchungsintegration

Sie können im Customizing folgende CO-Ist-Vorgänge für die Integration in das Haushaltsmanagement aktivieren:

·       Umbuchung Kosten (RKU1)

·       Umbuchung Erlöse (RKU2)

·       Umbuchung von CO-Einzelposten (RKU3)

·       Leistungsverrechnung Ist (RKL)

·       Manuelle Kostenverrechnung (KAMV)

·       Gemeinkostenumlage Ist (RKIU)

·       Gemeinkostenverteilung Ist (RKIV)

·       Periodische Umbuchungen Ist (RKIB)

·       Zuschläge periodisch Ist (KZPI)

·       Auftragsabrechnung (KOAO)

·       Auftragsabrechnung ILV Ist (KOAL)

·       Indirekte Leistungsverrechnung (RKIL)

Eine Integration ist hier nur möglich, wenn Sie im Customizing des Public Sector Management in der IMG-Aktivität Kontierungselemente aktivieren keine Einstellungen vorgenommen haben. Weder der Fonds, noch der Funktionsbereich oder der Grant dürfen aktiviert sein.

Sie können pro Vorgang wählen, ob die Integration nur statistisch oder "echt" erfolgen soll. Echte Integration bedeutet, daß im Haushaltsmanagement Verfügtwerte geschrieben werden. Bei manuellen Buchungen wird dabei auch eine aktive Verfügbarkeitskontrolle (AVK) im Haushaltsmanagement durchgeführt, bei der die im Customizing des Haushaltsmanagement festgelegten Toleranzgrenzen zur Anwendung kommen. Periodische Buchungen, die durch Programme wie Umlage oder Abrechnung entstehen, schreiben nur Verfügtwerte; eine Prüfung durch die AVK findet jedoch nicht statt. Dies bedeutet, daß diese Buchungen auch bei fehlendem Budget möglich sind. Dadurch entstehende Deckungslücken müssen durch manuelle Budgetumbuchungen korrigiert werden. Die Deckungslücken können Sie mit dem Report Ausweis von Deckungslücken bei Ausgaben im Jahresbudget (RFFMAV03X) anzeigen.

Bei einer statistischen Fortschreibung werden keine Verfügtwerte erzeugt, und es erfolgt keine Prüfung durch die aktive Verfügbarkeitskontrolle.

Ein Beispiel wie sich bei aktiver Buchungsintegration die Gemeinkostenverteilung im Haushaltsmanagement auswirkt, finden Sie unter Beispiel: Buchungsintegration.

Beachten Sie, daß im Controlling die Finanzstelle und die Finanzposition nicht direkt kontiert werden können, sondern aus den CO-Objekten und ggf. der Kostenart abgeleitet werden müssen. Fonds und Funktionsbereich können Sie jedoch direkt kontieren, wenn Sie diese Kontierungselemente im Customizing unter Public Sector Management ® Grundeinstellungen ® Kontierungselemente aktivieren aktivieren.

Plandatenübernahme aus dem Controlling

Weitere Informationen hierzu finden Sie in der Dokumentation zum Programm Plandatenübernahme aus CO (RFFMCOPI) und unter Plandatenübernahme aus Controlling.