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Verwendung

Um im Fall der Abwesenheit eines Benutzers dessen Tätigkeiten übernehmen zu können, ist im SAP Business Workflow eine Vertreterreglung implementiert.

Voraussetzungen

Die Funktionsweise des automatischen Erscheinens von Workitems in der Worklist des Vertreters ist von einer Einstellung einer Systemtabelle des Organisationsmanagements abhängig. Zudem kann über die Administration des Organisationsmanagements festgelegt werden, welche Objekte als planstellenbezogene Vertreter eingetragen werden können.

Funktionsumfang

Wer ist beteiligt?

Eine Vertretung betrifft immer zwei Benutzer:

Der Vertreter kann für die Dauer der Vertretung Workitems bearbeiten, denen er nicht als Empfänger zugeordnet ist. Er muß auch nicht zu den möglichen Bearbeitern eine eventuell zugrundeliegenden Aufgabe zählen.

Wie funktioniert die Vertreterregelung?

Die Vertreterregelung kennt zwei Funktionsarten:

  1. Ein Benutzer A übernimmt die Vertretung für einen anderen Benutzer B und sieht für die Dauer der Vertretung nur die Workitems in seinem Workflow-Eingang, die vorher der Benutzer B gesehen hat.

    2. Der Benutzer B muß dafür den Benutzer A für einen bestimmten Gültigkeitszeitraum als Vertreter eingetragen haben, ohne allerdings diese Vertretung zu aktivieren. Innerhalb dieses Gültigkeitszeitraumes kann A jederzeit die Vertretung für B übernehmen, ohne mit B Rücksprache halten zu müssen.

    Für Benutzer A wird dann an Stelle seiner eigenen Worklist die Worklist von Benutzer B angezeigt. Der Name von B steht in der Spalte Vertretung für der Worklist, sofern diese Spalte in die aktuelle Konfiguration des Business Workplace von Benutzer B aufgenommen ist.

  2. Ein Benutzer A sieht automatisch und zusätzlich zu seinen eigenen Workitems auch die Workitems in seinem Business Workplace, die vorher nur B gesehen hat. Dies betrifft auch alle zukünftig für B erzeugten Workitems ("Auto-Forwarding" - "Automatisches Weiterleiten").

Der Benutzer B muß dafür den Benutzer A als Vertreter eintragen und diese Vertretung aktivieren. Damit eine Vertreterregelung in dieser Weise funktioniert, ist dann keine weitere Aktion von Benutzer A erforderlich.

A kann wie gewohnt weiterarbeiten. Er sieht einen Business Workplace, der dynamisch um die Workitems von B erweitert wird. Diese Workitems erkennt A daran, daß der Name von B in der Spalte Vertretung für steht, sofern diese Spalte in die aktuelle Konfiguration aufgenommen ist.

In beiden Fällen kann Benutzer A im Rahmen des Vertreterprofils, das B ihm zugeordnet hat, auf den "fremden" Workitems operieren. Ob A den zugrundeliegenden Einzelschrittaufgaben als möglicher Bearbeiter zugeordnet ist, spielt keine Rolle mehr.

In beiden Fällen kann Benutzer B ohne Einschränkung weiterarbeiten.

Aktivitäten

Sie erreichen die Vertreterpflege im Business Workplace über Einstellungen ® Workflow-Einstellungen. Weitere Informationen finden Sie unter Vertreter pflegen und aktivieren.

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