Vormerkung von Budget für erwartbare Ausgaben
Verwendung
Indem Sie einen Bezug der Mittelvormerkungen Mittelbindung, Mittelvorbindung und Mittelreservierung untereinander herstellen, können Sie einen Reservierungsprozeß von Haushaltsmitteln abbilden. Hierbei entscheiden Sie, wieviele Schritte dieser Prozeß, durchlaufen soll. Wahlweise verwenden Sie eine, zwei oder alle drei Stufen der Mittelvormerkung.
Alle Mittelvormerkungen können bei Einsatz der Komponente SAP-Business-Workflow einen Genehmigungsprozeß durchlaufen. Auch hier wird ein mehrstufiges Genehmigungsverfahren unterstützt.
Voraussetzungen
Für die Bearbeitung einer Mittelvormerkung benötigen Sie pro Belegart eine Berechtigung. Weitere Informationen finden Sie unter
Berechtigungen im Haushaltsmanagement.Wenn die Mittelvormerkungen einen Genehmigungsprozeß durchlaufen sollen, müssen Sie die entsprechenden Customizingeinstellungen für den Workflow durchführen. Weitere Informationen hierzu finden Sie im Einführungsleitfaden Haushaltsmanagement unter Workfloweinstellungen Mittelvormerkungen und Mittelumbuchung. Weitere Informationen zum Workflow finden Sie unter
Workflow: Mittelvormerkungen und Mittelumbuchungen.Beachten Sie folgendes, wenn Sie Belege in unterschiedlichen Währungen erfassen:
Bei in Hauswährung des Buchungskreises erfaßten Mittelvormerkungen darf der abbauende Beleg in einer beliebigen Fremdwährung erfaßt werden.
Bei in Fremdwährung erfaßten Mittelvormerkungen muß die Währung des abbauenden Beleges mit der Währung des abgebauten Beleges übereinstimmen.
Funktionsumfang
Über die sog. Rollenfindung können Sie pro Belegtyp (Mittelreservierung, Mittelvorbindung, Mittelbindung) festlegen, welche Mitarbeiter die Mittelvormerkung bspw. in Abhängigkeit vom Betrag oder einer bestimmten Haushaltsmanagement-Kontierung bearbeiten dürfen (genehmigen, ablehnen, ändern).
Aktivitäten
Folgendes Beispiel zeigt die Verwendung von zwei Stufen der Mittelvormerkung zusammen mit dem Workflow.
Ein Ausschreibungsverfahren zur Anschaffung neuer Hardware wird initiiert. Um diesen budgetrelevanten Vorgang sofort zu berücksichtigen, legen Sie eine Mittelreservierung an. Sie hinterlegen die Haushaltsmanagement-Kontierung (die entsprechende Finanzposition und Finanzstelle und ggf. Fonds) den Betrag und ggf. zusätzliche Textinformationen in dem Mittelreservierungsbeleg.
Diese Reservierung stellt sicher, daß
Nach Sichtung der Angebote legen Sie die Geschäftspartner fest, z.B. einen Lieferanten für die Hardware und einen Partner für die Serviceleistung.
Mit den nun zur Verfügung stehenden zusätzlichen Informationen legen Sie eine Mittelbindung mit Workflow an, die auf die Mittelreservierung Bezug nimmt. Die Haushaltsmanagement-Kontierung wird aus der Mittelreservierung übernommen. Sie geben jeweils pro Geschäftspartner eine Belegposition mit dem entsprechenden Betrag ein. Nähere Angaben zu den Geschäftspartnern (Kreditoren) können Sie zusätzlich pro Belegzeile hinterlegen.
Der Betrag wird zwar im Budget vorgemerkt, darf aber noch nicht verbraucht werden. Die so angelegte Mittelbindung muß zunächst genehmigt werden. Der Workflow wird den vorgenommenen Einstellungen entsprechend gestartet. Erst nach der Genehmigung der Mittelbindung darf das Budget bspw. durch eine Lieferantenrechnung verbraucht werden.