Bedienung und Anbindung an die Anwendungsfunktionalität 
Bedienung und Anbindung an die Anwendungsfunktionalität
Mitarbeiter erfasst eine Abwesenheitsmitteilung
Ein Mitarbeiter (Antragsteller) erfasst über das Internet/Intranet des Unternehmens eine Abwesenheitsmitteilung. Wenn die gewünschte Abwesenheit von einem Abwesenheitskontingent abträgt (z. B. Urlaubsanspruch), so kann der Antragsteller sich direkt in der Anwendung über seine Zeitkonten informieren. Er kann seinen Vorgesetzten durch eine Notiz über die Gründe für seine Abwesenheit informieren.
Die Abwesenheitsmitteilung gelangt nach dem Abschicken zur Genehmigung an den eingetragenen Genehmiger. Vorschlagswert für den Genehmiger ist der
Genehmiger erhält Abwesenheitsmitteilung
Der Genehmiger findet im Eingang des
Business Workplace ein Workitem zur Genehmigung der Abwesenheitsmitteilung vor. Er kann die Mitteilung genehmigen oder ablehnen und seine Entscheidung durch eine Notiz begründen.
Genehmiger lehnt ab
Wenn die Abwesenheitsmitteilung nicht genehmigt wird, erhält der Antragsteller eine E-Mail, mit der er über die Ablehnung informiert wird.
Genehmiger genehmigt
Wenn die Abwesenheitsmitteilung genehmigt wird, legt SAP R/3 im Hintergrund einen entsprechenden Satz des Infotyps Abwesenheiten (2001) mit den genehmigten Daten der gewünschten Abwesenheit an.
Personalsachbearbeiter korrigiert Fehler
Wenn der Infotypsatz für die Abwesenheit aufgrund der Plausibilitäts- und Konsistenzprüfung in SAP R/3 nicht angelegt werden kann, erhält der
Sachbearbeiter, der laut Regelauflösung zuständig ist, ein Workitem zur Fehlerbehandlung.
Wir empfehlen, das Workitem nicht im Web-Browser, sondern im
Business Workplace in SAP R/3 zu bearbeiten.
Mit der Ausführung des Workitems wechselt der Sachbearbeiter in die Transaktion PA61 (Zeitdaten pflegen). SAP R/3 öffnet dabei den Infotypsatz für die Abwesenheit im Änderungsmodus und bietet die genehmigten Daten aus der Abwesenheitsmitteilung als Vorschlagswerte an. Hier gilt folgende Einschränkung: Aus technischen Gründen können die Beginn- und die Endeuhrzeit von untertägigen Abwesenheiten nicht als Vorschlagswerte angeboten werden. Sie stehen jedoch in der Workflow Toolbox zur Verfügung.
Im Standard zeigt SAP R/3 die Workflow Toolbox automatisch an, wenn der Sachbearbeiter in die Transaktion PA61 wechselt. Sie können über das semantische Kürzel WFTLB (Gruppe TIMGT) in der Tabelle T77S0 festlegen, ob SAP R/3 die Workflow Toolbox anzeigen soll oder nicht.
Der Sachbearbeiter prüft, warum der Abwesenheitssatz nicht angelegt werden konnte. Ihm steht dazu der Fehlerdialog des Infotyps Abwesenheiten (2001) zur Verfügung. Kann er den Fehler beheben, genehmigt er die Abwesenheitsmitteilung. Kann er den Fehler nicht beheben, weil z. B. für den Zeitraum der Abwesenheitsmitteilung bereits eine Abwesenheit im System angelegt wurde, lehnt er die Abwesenheitsmitteilung ab.
Mitarbeiter wird benachrichtigt
Der Antragsteller erhält eine E-Mail, in der ihm mitgeteilt wird, ob die Abwesenheitsmitteilung erfolgreich verbucht werden konnte oder nicht.