Die Abwesenheitsmitteilung wird von einem Mitarbeiter erfasst und von seinem Vorgesetzten genehmigt oder abgelehnt. Dieser Vorgesetzte kann über die sogenannte Regelauflösung im Workflow automatisch ermittelt werden. Voraussetzung hierfür ist, dass die Beziehung zwischen einem Mitarbeiter zu seinem Vorgesetzten in der Aufbauorganisation abgebildet ist.