Systemeinstellungen AfA-buchen 

Verwendung

Im folgenden sind die möglichen Customizing-Einstellungen für das Buchen der Abschreibungen ausführlich beschrieben (Einführungsleitfaden: Integration mit dem Hauptbuch).

Funktionsumfang

Buchungsbelegart

Für das Buchen der Abschreibungen müssen Sie eine Belegart festlegen. Verwenden Sie für die Abschreibungsbuchung über Periodische Arbeiten ® Abschreibungslauf ® Durchführen ausschließlich eine Belegart, die nicht nur im Batch-Input verwendbar ist. Ansonsten kann der Abschreibungsbuchungslauf keine direkten Buchungen in die Finanzbuchhaltung durchführen.

Ferner müssen Sie in der Customizing-Definition der Belegart zwingend einen Nummernkreis mit externer Nummernvergabe festlegen. Die Belegnummernvergabe kann dann (aus dem vorgegebenen Nummernintervall) vom AfA-Buchungsprogramm verwaltet werden. Durch diese Nummernverwaltung ist es für das AfA-Buchungsprogramm möglich, das Buchen in die Finanzbuchhaltung zu kontrollieren und bei auftretenden Fehlern die entsprechenden Korrekturmaßnahmen zu ermöglichen.

Zu buchende Bereiche

Per FI-AA Customizing (Integration mit dem Hauptbuch ® Mitzubuchende Bewertungsbereiche bestimmen) legen Sie für die Bewertungsbereiche eines Bewertungsplans fest, ob deren Werte in die Finanzbuchhaltung gebucht werden sollen. Für diese Bereiche sind AfA-Buchungsregeln vorzugeben.

  Bitte beachten Sie, daß die alle Buchungskreise, die einem Bewertungsplan zugeordnet sind, in den gleichen Bereichen AfA buchen. Für diese Bereiche sind die Buchungsregeln zu hinterlegen. So kann ein Bewertungsbereich, der über seinen Bewertungsplan zwei Buchungskreisen zugeordnet ist, nicht in einem Buchungskreis AfA buchen und dem anderen nicht.

Periodenabstand für das AfA-Buchen

Den AfA-Buchungsrhythmus bestimmen Sie durch Angabe des Abstandes zwischen zwei Buchungsläufen in Buchungsperioden. So bedeutet z.B. die Einstellung 1 monatliches, 3 vierteljährliches, 6 halbjährliches und 12 jährliches Buchen (bei einer Geschäftsjahresvariante mit 12 Buchungsperioden). Beim Start eines AfA-Buchungslaufes müssen Sie dann die Periode angeben, für die der Buchungslauf erfolgen soll.

Dieser Buchungsrhythmus muß nicht unbedingt eingehalten werden. Durch einen außerplanmäßigen Buchungslauf (Kennzeichen im Eingangsbild des AfA-Buchungsprogramms) können Sie mehrere Perioden überspringen und in der angegebenen Buchungsperiode die gesamte Abschreibung für alle übersprungenen Perioden rechnen lassen. Dies kann z.B. nach einer unterjährigen Altdatenübernahme erforderlich sein, um die Abschreibung bis zum Übernahmezeitpunkt auf einmal buchen zu können.

Es ist möglich, in der Anlagenbuchhaltung eine andere Geschäftsjahresvariante zu verwenden als im Hauptbuch (vgl. Geschäftsjahre und Perioden in der Anlagenbuchhaltung). Die beim AfA-Buchungslauf angegebene Periode ist dennoch immer die Periode der Hauptbuch-Geschäftsjahresvariante. Wenn Sie in der Anlagenbuchhaltung eine abweichende Geschäftsjahresvariante verwenden, ermittelt das System die jeweils zu buchenden FI-AA-Perioden auf folgende Weise:

Das System ermittelt zunächst, welches Datum der letzte Tag der angegebenen FI-Periode hat (entsprechend der Geschäftsjahresvariante im Hauptbuch). Dann ermittelt es die FI-AA-Periode, in der dieses Datum liegt und bucht diese Periode. Es kann also beispielsweise der Fall auftreten, daß beim AfA-Buchungslauf die Periode 1 angegeben wird, aber bereits die zweite Periode gebucht wird, weil der 31.01. gemäß der abweichenden Geschäftsjahresvariante in der-Anlagenbuchhaltung in die Periode 2 fällt. Diese Problematik gilt insbesondere bei bewertungsbereichsspezifischen Geschäftsjahresvarianten.

Buchungsverfahren

Das System unterstützt zwei Verfahren zur Verteilung der prognostizierten Abschreibung auf die Buchungsperioden.

·         Nachholverfahren

Das Nachholverfahren errechnet aus der Differenz zwischen der geplanten und der gebuchten Abschreibung bis zur Buchungsperiode den Buchungsbetrag in dieser Buchungsperiode.

Zugang gebucht in Periode 5	12000
AfA-Beginn in Periode	1
geplante Jahresabschreibung	1200
gebuchte Abschreibung bis Per. 5	0
geplante Abschr. bis Periode 5	500
zu buch. Abschr. Per. 5 =	(500-0) = 500
zu buch. Abschr. je Per. (6-12) =	(700/7) = 100

·         Restverteilungsverfahren

Beim Restverteilungsverfahren erfolgt dagegen die Verteilung der Differenz zwischen prognostizierter Jahresabschreibung und bereits gebuchter Abschreibung auf die noch ausstehenden Buchungsperioden.

Zugang gebucht in Periode 5	12000
AfA-Beginn in Periode	1
geplante  Jahresabschreibung	1200
gebuchte Abschreibung bis Per. 5	0
ausstehende Per. incl. Per. 5	8
zu buch. Abschr. je Per. (5-12) =	(1200-0)/8 = 150

Der Unterschied zwischen den Verfahren äußert sich in der Behandlung von unterjährigen Zugängen oder Nachaktivierungen:

·         Beim Nachholverfahren wird die auf die unterjährige Bewegung entfallende Abschreibung (von der Abschreibungsbeginnperiode laut Periodensteuerung bis zur aktuellen Buchungsperiode) in einer Summe gebucht. Das AfA-Buchungsprogramm bucht diesen Betrag in der Buchungsperiode, in der das Buchungsdatum der Bewegung liegt. Die Höhe des Buchungsbetrags ist abhängig vom Bezugsdatum.

·         Beim Restverteilungsverfahren wird dieser Betrag gleichmäßig auf die Perioden von der aktuellen Abschreibungssperiode bis Jahresende verteilt (unabhängig vom Bezugsdatum der Bewegung).

Grafik: Nachhol-/Restverteilungsverfahren

·         Wenn das Restverteilungsverfahren eingesetzt wird und das Abschreibungs-Beginndatum nach dem Zugangsdatum liegt, verteilt das System die geplante Anlagenabschreibung nicht erst auf die Perioden ab dem Abschreibungs-Beginndatum, sondern bucht bereits ab dem Zugangsdatum Abschreibungsbeträge. Die Höhe der insgesamt geplanten Anlagenabschreibung wird davon allerdings nicht beeinflußt.

·         Bei unterjährigen Anlagenabgängen (auch bei Vollabgängen) verteilt das Restverteilungsverfahren die geplante Jahresabschreibung nicht nur bis zum Abgangsdatum, sondern bis zum Jahresende.

Zusatzkontierungen

Je Bewertungsbereich können Sie angeben, auf welche der möglichen Objekte (z.B. Kostenstelle, Auftrag) die Buchung der Abschreibung kontiert werden soll. Diese Informationen werden dann gegebenenfalls aus dem Anlagenstammsatz entnommen und als Zusatzkontierung an die Finanzbuchhaltung weitergegeben (vgl. Zusatzkontierungen).

Zinsen/Aufwertungen buchen

Sofern in einem Bereich auch Zinsen bzw. Aufwertungen geführt werden, können Sie festlegen, ob diese zusätzlich, analog zu den Abschreibungen auf entsprechende Konten der Finanzbuchhaltung gebucht oder ignoriert werden sollen. Das ausschließliche Buchen von Zinsen oder Aufwertungen (ohne Abschreibungen) ist nicht möglich.

Vergleichen Sie bitte zur Berechnung der zu buchenden Zinsen die Ausführungen im Abschnitt Zinsrechnung.