Dynamisches Rundschreiben
Verwendung
Ein Benutzer kann ein Rundschreiben (z.B. Microsoft-Word-Dokument, beliebiger betriebswirtschaftlicher Beleg, etc.) sequentiell einer zur Definitionszeit noch unbestimmten Anzahl an Benutzern im SAP-System zustellen, die sich das Rundschreiben betrachten und evtl. Kommentare dazu abgeben sollen.
Der Benutzer, der den Workflow startet (Workflow-Initiator), gelangt auf ein Dialogfenster, in dem er die Empfänger des Rundschreibens festlegen kann.
Der Workflow-Initiator übergibt in einer Initialwertzuweisung oder in einem ersten Schritt des Workflow das Objekt, das umlaufen soll.
Voraussetzungen
Die vom Workflow Wizard erstelle Workflow-Definition ist nur dann ohne Nachbearbeitung ablauffähig, wenn die von der Bearbeitungsaufgabe zum Anzeigen oder Ändern des Rundschreibens verwendete Methode keine Parameter sondern nur die Objektreferenz benötigt. Ansonsten müssen Sie die Datenflußdefinition überarbeiten.
Funktionsumfang
Dem Workflow-Initiator wird die Liste aller Benutzer angezeigt, die zur Anzeige/Änderung des Rundschreibens organisatorisch berechtigt sind. Diese organisatorische Berechtigung ergibt sich aus der Zuordnung der
möglichen Bearbeiter zur Bearbeitungsaufgabe. Der Workflow-Initiator wählt die Empfänger aus, an die das Rundschreiben geschickt werden soll. Der Workflow-Initiator kann keine Reihenfolge festlegen.
Die Verteilung des Objektes an die Bearbeiter wird durch die von SAP ausgelieferte Aufgabe Auswahl Bearbeiter für Folgeaufgabe (
Der jeweilige Empfänger erhält ein Workitem in seinen Workflow-Eingang. Wenn er das Workitem ausführt, wird das Rundschreiben angezeigt oder zur Änderung angeboten. Dazu wird in der Workflow-Definition eine
Schleife (UNTIL) definiert, in der der nächste Empfänger aus der Tabelle aller Empfänger ( CircularAgents ) ausgelesen wird.Für dieses Workitem können Sie eine Frist definieren, nach deren Ablauf entweder der Workflow-Initiator durch eine E-Mail benachrichtigt wird oder der Workflow mit dem nächsten Schritt fortgesetzt wird.
Die Empfänger des Rundschreibens können über die Standardfunktionen des
Workflow-Eingangs Anlagen und Notizen hinzufügen, die sowohl den Empfängern der folgenden Schritte wie auch dem Workflow-Initiator zugänglich sind.
Die Anzahl der Empfänger läßt sich zur Laufzeit nicht mehr verändern. Eventuell notwendige Veränderungen können durch Änderungen in der Aufbauorganisation (Änderungen in der Planstellenbesetzung) vorgenommen werden.
Der Bedingungsteil der UNTIL-Schleife prüft, ob weitere Empfänger in der Tabelle enthalten sind.
Der Workflow-Initiator bekommt das Rundschreiben abschließend als letzter Empfänger.
Ergänzungen zur Workflow-Definition
Die durch den Workflow Wizard erzeugte Workflow-Definition müssen Sie um Schritte ergänzen, in denen das Rundschreiben angelegt oder ermittelt wird.
Aktivitäten
Das System fügt dem Workflow-Container folgende Containerelemente hinzu:
Datentyp |
Kurzbeschreibung (Kennung) |
Erläuterung |
Objektreferenz |
Objektname aus der Objekttypdefinition |
Objektreferenz auf das Rundschreiben |
ABAP-Dictionary-Referenz |
Liste aller möglichen Bearbeiter ( AllAgents ) |
Dieses Containerelement wird nicht mehr benötigt. |
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Liste der Bearbeiter ( CircularAgents ) |
Mehrzeiliges Containerelement, in dem alle zu Empfänger gespeichert werden. | |
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Tatsächlicher Bearbeiter ( Current_Agent ) |
In diesem Containerelement wird der Benutzer gespeichert, der das Workitem bearbeitet. | |
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Index ( Index ) |
Index zum Zugriff auf die Liste der Empfänger ( CircularAgents ) |