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Voraussetzungen

Änderungsmodus

Starten Sie die Anwendung WebDocuments und bearbeiten Sie das Dokument im Änderungsmodus. Siehe Anzeigen und Ändern von Dokumenten

Customizing

Der Austausch unterschiedlicher Arten von Daten im Internet wird über das Protokoll Multipurpose Internet Mail Extensions (MIME) gesteuert. Geben Sie dazu im Einstellungsleitfaden (IMG) Dokumentenverwaltung einen MIME-Typ an; unter Allgemeine Daten ® Workstation-Applikation pflegen.

Beispiel

Für eine Workstation-Applikation, die MS Word starten soll, erfassen Sie beispielsweise den MIME Typ application/msword.

Vorgehensweise

Die folgende Übersicht enthält die Funktionen, die Sie in der Datengruppe Originale in Abhängigkeit von der Bearbeitungssituation ausführen können.

Funktion

Vorgehen

Anlegen

Sie können eine Originaldatei, die sich in Ihrem lokalen Netzwerk befindet, mit dem Dokumentinfosatz verknüpfen und in einem zentralen Ablagesystem (Sicherheitsbereich) ablegen.

  1. Wählen Sie Anlegen.
    Sie gelangen auf eine Seite, auf der Sie den Dateinamen angeben.
  2. Erfassen Sie die Datei.
    Entweder geben Sie den vollständigen Dateinamen ein oder Sie selektieren die Datei über den Datei-Manager (Funktion Browse ...)
    Mit einem Doppelklick können Sie die Datei aus dem Dateimanager übernehmen.
  3. Legen Sie die Datei im Ablagesystem ab, indem Sie Ablegen wählen. Das System ermittelt das Ablagesystem aufgrund der Systemeinstellung.
  4. Sie gelangen wieder auf das Datenblatt. Die Originaldatei ist durch die Ikone Abgelegt Diese Grafik wird im zugehörigen Text erklärt gekennzeichnet.
  5. Sichern Sie das Dokument.

Bearbeiten

Sie können eine Originaldatei bearbeiten. In der Regel befinden sich diese Dateien in einem zentralen Ablagesystem. In diesem Fall müssen Sie diese Originaldateien im ersten Schritt herunterladen.

  1. Wählen Sie Bearbeiten.
    Sie gelangen auf eine neue Seite. Um die Datei in Ihrem lokalen Netzwerk abzulegen, wählen Sie Herunterladen.
  1. Wählen Sie ein Verzeichnis und vergeben Sie einen Dateinamen.

Empfehlung 

Notieren Sie diesen lokalen Ablageort.

  1. Nachdem der Datei-Manager wieder geschlossen ist, wählen Sie Herunterladen OK.

Damit wird das Dokument ausschließlich für den Benutzer reserviert, der es heruntergeladen hat. Das erneute Herunterladen durch einen anderen Benutzer ist nicht mehr möglich.

Auf dem Datenblatt ist eine heruntergeladene Originaldatei durch die Ikone Diese Grafik wird im zugehörigen Text erklärt gekennzeichnet
  1. Sie können nun die Originaldatei unabhängig von dem Dokumentinfosatz bearbeiten und die Bearbeitungsstände lokal speichern.
    Die Bearbeitung können Sie beispielsweise im Datei-Manager starten oder das Dokument mit einer Office-Anwendung öffnen.

Wenn Sie die Bearbeitung der Originaldatei abgeschlossen haben, können Sie den neuen Bearbeitungsstand wieder mit dem Dokumentinfosatz verknüpfen.
Starten Sie dazu WebDocuments. Bearbeiten Sie den Dokumentinfosatz im Änderungsmodus und legen Sie die Originaldatei ab.

Ablegen

Sie können Originaldateien, die im lokalen Netzwerk gespeichert sind, in ein Ablagesystem ablegen. Folgende Originale sind durch die Ikone Diese Grafik wird im zugehörigen Text erklärt gekennzeichnet:

  • Originaldatei, die erstmals abgelegt werden soll
  • Originaldatei, die bereits abgelegt war und zum Ändern in das lokale Netzwerk heruntergeladen wurde

Starten Sie dazu WebDocuments. Bearbeiten Sie den Dokumentinfosatz im Änderungsmodus.

  1. Selektieren Sie in der Datengruppe Originale die Originaldatei.
  2. Wählen Sie Ablegen. Das System ermittelt das Ablagesystem aufgrund der Systemeinstellung und legt die Originaldatei ab.
  3. Sie gelangen wieder auf das Datenblatt. Die Originaldatei ist durch die Ikone Abgelegt Diese Grafik wird im zugehörigen Text erklärt gekennzeichnet.
  4. Sichern Sie das Dokument.

Löschen

Sie können die Verknüpfung zwischen einem Dokumentinfosatz und einer Originaldatei löschen. Die Originaldatei selbst wird dabei nicht gelöscht.

  1. Selektieren Sie die Originaldatei.
  2. Wählen Sie Löschen.
  3. Sichern das Dokument.

Rücksetzen

Mit dieser Funktion können Sie Änderungen, die Sie an einer heruntergeladenen Originaldatei durchgeführt haben, wieder rückgängig machen. Es werden alle Aktionen storniert, die Sie nach dem Herunterladen ausgeführt haben. Die Originaldatei befindet sich wieder in dem Zustand, in dem sie sich vor dem Herunterladen befand.

  1. Selektieren Sie die heruntergeladene Originaldatei.
  2. Wählen Sie Rücksetzen.
  3. Sichern Sie das Dokument.
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