Bedienung und Anbindung an die Anwendungsfunktionalität
Einsatzmöglichkeiten
Sie verwenden diesen Prozeß, wenn Sie die Workflow-Funktionen testen oder demonstrieren wollen.
Das Demo-Beispiel zur Abwesenheitsmitteilung im IDES
Im IDES kann das beschriebene Szenario im Wechsel zwischen den Benutzern WF-MM-3 (als Antragsteller der Abwesenheitsmitteilung) und WF-MM-4 (als Vorgesetzter) ablaufen.
Beide Benutzer haben Planstellen inne, die der Organisationseinheit Einkauf-US zugeordnet sind. Die Plansstelle des Benutzers WF-MM-4 ist die Leiterplanstelle dieser Organisationseinheit. Die Planstelle des Benutzers WF-MM-4 wird durch die Stelle Abteilungsleiter beschrieben, zu deren Tätigkeitsprofil u.a. das Freigeben von Abwesenheitsmitteilungen gehört.
Im IDES-System gibt es u. U. noch weitere Workflows (aus den Workflow-Tutorials), mit denen konkurrierend dieselbe Abwesenheitsmitteilung bearbeitet wird.
Wenn Sie das Szenario "durchspielen", müssen Sie selbst darauf achten, daß Sie nur die Workitems zum SAP-Workflow
Voraussetzungen
Sie haben die im Abschnitt
Vorbereitung und Customizing beschriebenen Einstellungen durchgeführt.Ablauf
Ein Benutzer erfaßt eine Abwesenheitsmitteilung. Die Erfassung erfolgt über Werkzeuge ® Business Workflow ® Entwicklung ® Umfeld ® Demo: Formular ausfüllen.
Abwesenheitsmitteilung erfassen und Ereignis erzeugen
Das Erfassen (und Sichern) einer Abwesenheitsmitteilung legt ein neues Objekt zum Objekttyp Abwesenheitsmitteilung an und erzeugt automatisch das Ereignis
created ( angelegt) zu diesem Objekttyp. Im Ereigniscontainer dieses Ereignisses stehtDieses Ereignis ist das auslösende Ereignis des Workflow-Musters zum Bearbeiten einer Abwesenheitsmitteilung.
Abwesenheitsmitteilung genehmigen
Der Benutzer, den Sie als Inhaber der Planstelle eingetragen haben, die als Leiterplanstelle gekennzeichnet ist, findet in seinem Workflow-Eingang ein Workitem vor, daß die Standardaufgabe Abwesenheitsmitteilung genehmigen repräsentiert. Das Ausführen dieses Workitems erlaubt die "Genehmigung" bzw. "Nicht-Genehmigung" der Abwesenheitsmitteilung. Dem Workitem können Anlagen mit der Begründung der Abwesenheitsmitteilung beigefügt werden.
Wichtig: Abschließend muß die Bearbeitung dieses Workitems mit der Funktion Erledigt setzen beendet werden. (Dieses Verhalten ist als Eigenschaft der zugrundeliegenden Aufgabe vereinbart.)
Die Entscheidung des Vorgesetzten steuert den weiteren Ablauf des Workflows. Bei "Nicht-Genehmigung" ist jetzt wieder der Antragsteller der Abwesenheitsmitteilung "am Zuge".
zusätzliche Hinweise zu diesem Schritt
Dieser Schritt unterliegt einer Terminüberwachung. Wenn der Vorgesetzte nicht innerhalb von 5 Minuten mit der Bearbeitung der Genehmigung begonnen hat, erhält der Antragsteller der Abwesenheitsmitteilung als Empfänger der Nachricht bei Terminüberschreitung eine Benachrichtigung.
Dieses Verhalten ist bei der Beschreibung des Schrittes im Rahmen der Workflow-Definition festgelegt.
Gemäß der von Ihnen vorgenommenen Einstellung im Customizing darf die Genehmigung der Abwesenheitsmitteilung im Prinzip von allen Mitarbeitern (= mögliche Bearbeiter) durchgeführt werden, deren Tätigkeitsprofil durch die Stelle Abteilungsleiter (oder einer anderen, von Ihnen gewählten Stelle) beschrieben wird. Allerdings soll zur Laufzeit nur der Abteilungsleiter (= Empfänger) entscheiden, der in der Aufbauorganisation der Vorgesetzte des Antragstellers ist. Dieser wird durch eine Regelauflösung aus der Aufbauorganisation des Unternehmens ermittelt.
Entscheidung des Antragstellers über sein weiteres Vorgehen
In dem Fall, daß die Genehmigung der Abwesenheitsmitteilung vom Vorgesetzten abgelehnt wird, wird der Antragsteller der Abwesenheitsmitteilung aufgefordert, sich zu entscheiden, ob er die Abwesenheitsmitteilung erneut überarbeitet oder sie zurückzieht.
zusätzliche Hinweise zu diesem Schritt
Entscheidet sich der Antragsteller, die Abwesenheitsmitteilung nicht mehr zu überarbeiten, dann wird die erfaßte, nicht genehmigte Abwesenheitsmitteilung in einem Hintergrundschritt gelöscht.
Der Workflow ist damit beendet.
Entscheidet sich der Antragsteller, die Abwesenheitsmitteilung zu überarbeiten, wird er unmittelbar zum Ändern der Abwesenheitsmitteilung aufgefordert. Durch das Weiterschalten mit sofortigem Dialog wird diese Funktionalität angeboten, ohne daß der Antragsteller im Business Workplace ein Workitem auswählen muß.
Weiterer Ablauf
Hat sich der Antragsteller entschieden, seine Abwesenheitsmitteilung zu überarbeiten, wird diese erneut dem Vorgesetzten zur Genehmigung vorgelegt.