Sélection et réservation de vols disponibles dans le Gestionnaire des déplacements 

La procédure ci-dessous décrit l’opération standard de réservation de vols. Les étapes individuelles de l’opération ne doivent pas nécessairement être exécutées par une seule personne. Ce sont les autorisations personnelles qui déterminent les utilisateurs habilités à les exécuter.

Conditions préalables

Vous appartenez à un groupe d’utilisateursassocié à la catégorie de prestations de déplacement « vol ». Reportez-vous également au Customizing de la Planification des déplacements, sous Données de base ® Planification des déplacements : paramètres de pilotage ® Définir catégories de prestations de déplacement spécifiques à un groupe d’utilisateurs.

Procédure

Vous avez sélectionné Planifier déplacement ou Gestionnaire des déplacements ® Créer un plan de déplacement. Vous travaillez dans l’écran Plan de déplacement : XXXXXXX, <prénom et nom>.

  1. Ouvrez la zone de données Réserver vols en cliquant sur .
  2. Saisissez le lieu de départ et la destination. Vous pouvez saisir le nom d’une ville ou un code d’identification de lieu IATA. Le système ne reconnaît que les villes définies dans le système d’identification IATA.
  3. Saisissez la date de départ.
  4. Vous pouvez saisir une heure. Si vous ne saisissez pas d’heure, le système présente entre 15 et 20 liaisons aériennes pour la demande.
  5. Dans la zone Destination/Départ, vous pouvez déterminer si l’heure saisie doit être l’heure de départ ou l’heure de destination.
  6. Cliquez sur Demande.

Vous accédez à l’écran Liste de disponibilité des vols. Celui-ci présente toutes les classes de vol libres pour les liaisons aériennes disponibles répertoriées. Les liaisons aériennes sont présentées selon les priorités affectées dans le Customizing de la Planification des déplacements. Ces priorités contribuent à assurer le respect de la législation sur les déplacements de votre entreprise.

 

Vous pouvez afficher des détails supplémentaires en cliquant sur Informations vol. À ce stade, il n’est toujours pas possible d’afficher le prix.

Pour déterminer le prix, vous devez d’abord sélectionner toutes les liaisons aériennes demandées et cliquer sur Tarif de vol.
  1. Sélectionnez la classe de vol demandée et cliquez sur Suite. Vous revenez à la synthèse Créer plan de déplacement pour <...>. Le statut des vols est Pré-réservé pendant environ 30 minutes. Vous disposez de ce temps pour réserver les vols.
  2. Pour afficher les détails de la demande de déplacement, développez la zone de synthèse située à gauche de l’écran.

Pour traiter une demande de vol, cliquez sur la demande correspondante dans la zone de synthèse située à gauche.

Place

Vous pouvez également sélectionner une place et réserver celle-ci.

Autres vols

Pour sélectionner d’autres vols (tels que des vols de liaison ou de retour), sélectionnez Vol et répétez la procédure décrite ci-dessus.

Réservation

Pour réserver les vols sélectionnés, cliquez sur Confirmer.

 

Si vous souhaitez réserver des prestations de déplacement supplémentaires dans une catégorie identique ou différente, sélectionnez les prestations en question et enregistrez ensuite l’ensemble des données du déplacement en une seule opération. Le bouton de commande Réserver a pour effet d’enregistrer toutes les prestations demandées pour un déplacement. Le système crée, pour tout le déplacement, un enregistrement de réservation (PNR) par lequel les données de réservation sont transférées dans le système de réservation.

Conformément aux options du Customizing de la Planification des déplacements (voir Définir files d’attente pour la ressoumission PNR), la réservation est immédiatement placée dans la boucle de traitement de l’agence de voyages responsable.

Annulation

Vous pouvez annuler un vol réservé.