Sélection et mise à jour des données (Bibliothèque R/3

Sélection et mise à jour des données

Vue d’ensemble

Les états de totaux, les états interactifs, et les extraits de données n’accèdent pas directement à la base de données des totaux mais bien à un set de données réduit et comprimé, créé à l’aide d’un programme de sélection des données.

L’extraction de données a été séparée du reporting de données (1) pour qu’une sélection étendue ne soit exécutée qu’une seule fois pour de grands sets de données (dans le but d’améliorer la performance), (2) pour que le résultat soit comprimé d’après un plus petit set de zones clé et (3) pour que celui-ci soit stocké dans la base de données MCDX en blocs. Ceci permet d’assembler les données des divers états en très peu de temps et en ayant très peu recours à la base de données.

Cette technique nécessite toutefois que les données comprimées soient mises à jour à chaque fois que des modifications sont apportées à une table ou à une base de données. La sélection de données, notamment, s’avère nécessaire à la suite de modifications ou de saisies des nouveaux postes de totaux dans la Gestion des comptes et de groupes de codes mouvement dans la Gestion de code mouvement. Lors de la compression, les règles de totalisation de la Gestion des comptes sont exécutées et les codes mouvement issus de la Gestion de code mouvement sont remplacés par les groupes de codes mouvement. Toutefois, aucune sélection ultérieure des données n’est nécessaire à la suite de modifications apportées aux états, à condition qu’aucun nouveau type de valeur ne soit utilisé, étant donné que la compression de données n’est pas affectée par ce facteur.

Exécution de la sélection de données

La sélection de données proprement dite s’effectue dans le menu de consolidation (Système d’information ® Sélection de données). La sélection s’effectue en général par lots, en particulier pour les grands groupes.

Vous devez entreprendre une sélection pour chaque sous-groupe, chaque exercice comptable et chaque version. Lorsque vous précisez un intervalle de périodes, les totaux correspondants au débit et au crédit sont cumulés, alors que la période 000 est mise en parallèle avec le solde reporté de l’exercice précédent.

L’intervalle de périodes correspond à la période définie dans la Gestion de type de valeur. Par conséquent, vous devez exécuter une sélection de données pour chaque type de valeur.

Pour les états de totaux suivants, vous devez également sélectionner Pourcentage de participation.

États affichant un découpage des valeurs de poste par société S/L (états dotés du type de liste 2).
États affichant des développements horizontaux à l’aide de groupes de codes mouvement.

Vous devez également demander le Pourcentage participation partenaire pour le type de liste 3. Dans les sous-groupes de grande taille, il se peut que la génération des parts société S/L ou de parts partenaires ne puisse s’effectuer qu’en mode de traitement par lots. Il est par conséquent recommandé de ne pas activer ces paramètres lors de la demande de traitement en ligne. Même si cette restriction n’existe pas, vous ne devez demander les parts société S/L ou partenaires qu’en cas de nécessité lors de la phase de création des comptes consolidés. La sélection de données gagne en rapidité si aucune requête de ce genre n’est formulée.

L’activation du paramètre Reprendre table des comptes entraîne l’enregistrement de diverses données relatives à la table des postes dans la base de données MCDX. En cas de non-activation du paramètre, la situation inverse se produit et vous récupérez les données stockées dans la base de données MCDX. En recourant à cette méthode, l’interprétation des règles de totalisation relatives au plan de comptes qui nécessite une longue durée d’exécution n’est accomplie qu’à une seule reprise et les résultats peuvent être enregistrés dans un formulaire approprié. Lors des traitements de sélection ultérieurs, ces données pourront être lues directement depuis MCDX. Dès lors, vous ne devez interpréter le plan de comptes que lors de la première sélection de données et après avoir apporté des modifications à la Gestion des comptes.

Dans la Gestion des comptes, vous pouvez utiliser, outre des intervalles de postes, des sets de postes et des formules pour définir des valeurs de poste. Lorsque la valeur d’un compte est définie à l’aide de formules, le poste porte le nom de ratio. Le calcul de ces ratios est lancé lorsque vous sélectionnez le code Ratios. Ce sont toujours de simples cumuls d’intervalles ou de sets de poste qui sont effectués.

Lors de la phase de création des comptes consolidés, il est recommandé d’automatiser la création de sets de données comprimés. Ainsi, les sélections de données nécessaires s’effectuent régulièrement pendant la nuit de sorte que vous puissiez analyser les sets de données mis à jour dès le lendemain matin. Le cas échéant, vous devez demander les pourcentages de participation et le calcul des ratios.

Sélection complète ou sélection delta

Chaque fois que de nouvelles données sont enregistrées après la phase de sélection des données, le système détermine s’il est nécessaire d’exécuter une nouvelle sélection complète ou si une sélection delta suffit. Lors d’une sélection delta, les pièces delta sont sélectionnées et le set de données comprimé est rempli. Ce type de sélection peut uniquement traiter les pièces de consolidation de niveaux d’imputation 2 à 4 (et non les écritures de retraitement).

La sélection delta ne peut s’effectuer que dans les conditions suivantes :

Une sélection complète a déjà été exécutée avec les mêmes paramètres.

La gestion des statuts du sous-groupe à sélectionner a conservé le statut « Conversion bloquée » pour toutes les sociétés S/L.

Aucun ratio ne doit être calculé.

Le système opère automatiquement un choix entre les deux types de sélection. Le protocole de sélection vous indique celle qui a été retenue ou s’il n’est pas nécessaire d’en effectuer une.

Si vous souhaitez malgré tout effectuer une sélection complète, vous pouvez utiliser le programme RGCSEL01 (qui ne se trouve pas dans le menu).

Le type de liste 9 des analyses de totaux offre une option d’analyse de la sélection de données. Elle présente diverses données relatives au statut de la sélection de données ainsi que les raisons de sa non-actualisation. Pour plus de détails à ce sujet, consultez la section Programme d’état et ses paramètres.