Lors du traitement des commandes, vous pouvez réduire les saisies de données en reprenant ou en copiant simplement les données provenant d'autres documents d'achat.

Vous pouvez ainsi :

• copier les postes individuels ou les documents complets de la synthèse des documents dans la commande que vous êtes en train de traiter ;
• convertir une demande d'achat en commande ou créer une commande relative à un contrat, par exemple, à l'aide de la synthèse des documents.

Vous devez afficher les documents que vous souhaitez mentionner dans la synthèse des documents.

Les étapes à suivre pour copier un document ou le convertir en commande sont identiques.

Pour reprendre un document existant comme commande, vous pouvez soit le sélectionner dans la synthèse des documents et l'inclure dans la commande que vous traitez dans la partie droite de l'écran à l'aide du bouton de commande approprié, soit le faire glisser sur le symbole de panier à l'aide du bouton gauche de la souris.

Pour pouvoir copier des commandes complètes, vous devez paramétrer la synthèse des documents de sorte que ces derniers sont initialement triés par numéros et que les données de poste peuvent être affichées au-dessous du numéro du document.

Dans ce cas, la synthèse des documents peut avoir la structure suivante :

Pour insérer les données dans la commande actuelle, vous devez sélectionner la commande ou le poste de commande souhaité dans la synthèse des documents et cliquer sur .

Pour créer le lien vers le contrat, vous devez afficher le contrat souhaité dans la synthèse des documents.

Sélectionnez le contrat ou le poste de contrat souhaité dans la synthèse des documents, puis cliquez sur .

Les données fournisseur et les données de poste sont reprises dans la commande que vous traitez.

Si vous connaissez le numéro du contrat, vous pouvez également le saisir directement dans la zone Contrat-cadre dans la synthèse des documents.

Pour pouvoir convertir les demandes d'achat en commandes, vous devez afficher les demandes souhaitées dans la synthèse des documents.

Si vous souhaitez convertir tous les postes de demande d'achat avec le groupe de marchandises Fournitures de bureau (006) en commande à transmettre à votre fournisseur Sinclair et Cie, par exemple, vous devez d'abord trier la synthèse des documents par groupe de marchandises.

Sélectionnez le groupe de marchandises dans la synthèse des documents, puis cliquez sur .

Les données sont reprises dans la commande actuelle.