Vous pouvez utiliser la composante Frais de déplacement professionnel R/3 pour calculer tous les frais liés à un déplacement professionnel. Ce processus a pour but la gestion complète et intégrée des frais de déplacement, de la saisie à l’imposition correcte en Paie (HR), à la comptabilisation correcte en Comptabilité financière (FI) et au rapprochement dans le Contrôle de gestion (CO) ou la Comptabilité budgétaire (FI-FM) conformément au principe de causalité.

Le processus de calcul des frais de déplacement professionnel intervient une fois que le déplacement professionnel a eu lieu et peut être utilisé avec la Planification des déplacements professionnels R/3 ou indépendamment. Lorsque vous utilisez les Frais de déplacement professionnel en combinaison avec la Planification des déplacements professionnels R/3, les données de planification des déplacements professionnels sont préparées convenablement et transférées dans la composante Frais de déplacement professionnel.

2. Le service comptable vérifie le calcul des frais de déplacement ainsi que les documents d'origine et les justificatifs. Le calcul des frais de déplacement est ensuite envoyé pour autorisation au supérieur hiérarchique, qui peut ensuite le lancer pour le calcul.

3. Dès que l'autorisation est accordée, le déplacement professionnel est imputé dans le système R/3 : selon les règles de déplacement définies pour ce voyageur, le système détermine les résultats du calcul des frais de déplacement, en particulier le montant du remboursement. Pour fixer ce montant, vous pouvez choisir le remboursement forfaitaire ou selon les justificatifs individuels pour les repas, l’hébergement et les indemnités kilométriques ; pour toutes les autres catégories, vous devez utiliser le remboursement sur base des justificatifs individuels.

4. Les résultats du calcul des frais de déplacement sont préparés pour correspondre au mode de paiement sélectionné et mis à la disposition des composantes correspondantes (Comptabilité financière, Paie, Contrôle de gestion, Comptabilité budgétaire) avec les informations complémentaires appropriées.

5. Le paiement des montants de remboursement peut maintenant être effectué comme suit :

• Par chèque
• Via la Paie
• Via la Comptabilité financière
• Par virement sur le compte bancaire du salarié (par ESM)

Les résultats du calcul des frais de déplacement sont, toutefois, toujours transférés pour comptabilisation en Comptabilité financière. Le transfert des montants dans le Contrôle de gestion se fait par la Comptabilité financière.

6. Le voyageur reçoit un justificatif de frais de déplacement avec les données de déplacement pertinentes et les résultats du calcul correspondants.

Si un déplacement professionnel planifié pour lequel une avance a été payée n'a pas lieu ou si le calcul des frais de déplacement pour lequel une avance a été payée est refusé, l'avance doit être annulée. L'avance est récupérée et le montant à annuler est transféré à la Comptabilité financière.

Si, ultérieurement, le calcul des frais pour un déplacement professionnel qui a été effectué et pour lequel un remboursement a été payé est refusé, le calcul doit être annulé. Le montant du remboursement est récupéré et les frais de déplacement à annuler sont transférés à la Comptabilité financière et la nécessité d’un calcul rétroactif est transférée à la Paie.

Le salarié reçoit un justificatif qui contient les faits pertinents et les résultats du calcul correspondant pour le déplacement annulé.

Un enregistrement complet et unique des données d’un déplacement a été effectué dans le système R/3. Le système R/3 a imputé les frais de déplacement induits par le déplacement et les fait suivre pour un traitement ultérieur dans la Comptabilité financière, le Contrôle de gestion, la Comptabilité budgétaire et, si nécessaire, la Paie.

Pour plus d'informations sur le processus interactif de la Gestion des déplacements professionnels, reportez-vous à la documentation ASAP correspondante.