Deben distinguirse dos operaciones en la retención de impuestos:

• La entrada de la factura

• El pago de la factura

Al registrar la factura, el sistema determina el importe base de la retención de impuestos y lo almacena en el documento. Se puede introducir también el importe base directamente.

Al pagar la factura, se calcula el importe del impuesto a partir del importe base y de sus especificaciones en el indicador de impuestos. Si el importe del impuesto debe abonarse a Hacienda, el sistema lo contabiliza directamente en la cuenta de impuestos. El sistema resta la retención de impuestos del importe del pago al acreedor. Si sólo se debe informar del importe a las autoridades fiscales, no se produce ninguna contabilización y se abona el importe de factura completo al acreedor.

Al registrar un documento, se propone el indicador de retención del registro maestro de acreedores. Se puede sobrescribir el indicador. Asimismo, se puede introducir una base imponible de retención y un importe exento del pago de impuestos. Si registra ambos importes, el sistema verifica que el total de los importes no exceda el importe de factura. En este caso, aparece un mensaje de aviso.

Si no se introducen los importes, el sistema los determina mediante el indicador de impuestos. Para ello, se determina el importe base. El importe exento de retención se obtiene de las diferencias entre el importe de factura y el importe base de la retención de impuestos.

Todas las especificaciones de la retención de impuestos se refieren a la moneda del documento.

Si el importe del impuesto debe abonarse a las autoridades fiscales, el sistema lo contabiliza automáticamente al compensar la posición en la cuenta de impuestos. La contabilización se realiza cuando se utiliza el programa de pagos para efectuar el pago o con la liquidación de pago manual.