Para permitir que la retención de impuestos se contabilice y los importes se comuniquen al acreedor y a las autoridades fiscales, se debe introducir en el sistema una información determinada.

Se debe especificar un indicador de retención para permitir que el sistema calcule el importe del impuesto. Este código aparece como valor propuesto en el registro maestro de acreedor al introducir una partida individual, si el acreedor está sujeto a retención.

Si un acreedor está exento de retención de impuestos, debe especificarlo en el registro maestro. La base de la exención de la retención de impuestos es un certificado de exención, generalmente temporal. En el registro maestro de acreedores, se introduce el número de este certificado y la fecha hasta la cual es válida la exención. Si existe una exención, el sistema no contabiliza ninguna retención de impuestos o contabiliza el tipo impositivo reducido.

La retención de impuestos sólo es pertinente para operaciones de contabilización específicas en algunos países, en los que, además, sólo se aplica a algunos grupos de acreedores. Por tanto, deberá determinar en qué casos han de estar listos para entradas los campos de retención de impuestos, según la sociedad, el interlocutor y la operación.

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