Selección y actualización de datos (Biblioteca SAP

Selección y actualización de datos

Resumen

Los informes de totales, los informes interactivos y los extractos de datos no acceden directamente a la base de datos de totales, sino que acceden a un set de datos reducido e integrado que se crea con la ayuda de un programa de selección de datos.

Las razones de la separación entre la obtención de datos y el informe de datos son (1) llevar a cabo sólo una vez una amplia selección de grandes sets de datos (para mejorar el rendimiento), (2) integrar el resultado conforme a un conjunto más pequeño de campos clave, y (3) guardarlo en la base de datos MCDX en bloques. Esto permite reunir los datos para diversos informes en muy poco tiempo utilizando un acceso mínimo a la base de datos.

Sin embargo, esta técnica implica actualizar los datos integrados cuando se producen ciertas modificaciones en la tabla o la base de datos. La selección de datos es necesaria especialmente después de modificar o introducir nuevas posiciones de totales en la Actualización de posición y grupos de clases de movimiento en la Actualización de clase de movimiento. Durante la integración, se ejecutan las reglas de totalización en la Actualización de posición y las clases de movimiento de la Actualización de clase de movimiento se reemplazan por los grupos de clases de movimiento. Sin embargo, no es necesario volver a seleccionar los datos después de hacer las modificaciones en los informes, siempre que no se utilicen nuevos tipos de valor, ya que esto no afecta a la integración de los datos.

Cómo realizar la selección de datos

La selección de datos propiamente dicha se puede realizar en el menú Consolidación en Sistema de información ® Selección de datos. Normalmente, la selección se ejecuta como un job por lotes, para grandes grupos de empresas.

Se debe iniciar la selección para cada subgrupo, ejercicio y versión. Cuando se especifica un rango de períodos, se agregan los totales de Debe y Haber, mientras que el período 000 se equipara con el balance arrastrado en el ejercicio anterior.

El rango de períodos corresponde a las especificaciones de período realizadas en la Actualización de clase de valor; por lo tanto, se debe realizar una selección de datos para cada clase de valor.

Para las valoraciones de totales siguientes, también se debe seleccionar Participación.

- Informes que muestran un desglose de valores de posición por sociedad GL (informes con tipo de lista 2).

- Informes que muestran desarrollos horizontales utilizando grupos de clases de movimiento.

Para el tipo de lista 3, también se debe acudir a Participación de empresa asociada. En grandes subgrupos, puede ser que sólo se generen participaciones de sociedades GL o participaciones de empresas asociadas utilizando modo por lotes, de tal manera que no deben seleccionarse estos parámetros durante la consulta online. Aunque no exista esta restricción, sólo se deben requerir las participaciones y/o las participaciones de empresas asociadas si realmente se necesitan durante la fase de creación del estado consolidado. La selección de datos es mucho más rápida si no se realiza tal solicitud.

Cuando se selecciona el parámetro Transf. tabla de posiciones, se almacena diversa información de la tabla de posición en la base de datos MCDX. Si no se selecciona, ocurre lo contrario y se obtiene la información almacenada en la base de datos MCDX. Al emplear este método, la interpretación de consumo de rendimiento de las reglas de totalización para el plan de cuentes se realiza una sola vez y los resultados se pueden guardar de una manera adecuada. Estos datos, después pueden leerse directamente desde MCDX en posteriores procesos de selección. En consecuencia, sólo es necesario interpretar el plan de cuentas durante la primera selección de datos y después de hacer modificaciones en la Actualización de posición.
En la Actualización de posición, también se pueden utilizar grupos de posiciones y fórmulas, además de rangos de posiciones para definir valores de posiciones. Cuando el valor de una posición se define utilizando fórmulas, la posición se denomina ratio. El cálculo de estos ratios se inicia cuando se selecciona el indicador Ratios. Siempre se realizan totales simples de rangos de posiciones o grupos.

En la fase en la que se crean estados consolidados, se recomienda automatizar la creación de grupos de datos integrados. Durante este tiempo, se deben realizar regularmente las selecciones de datos necesarias durante la noche, de modo que los grupos de datos actualizados se puedan evaluar al comienzo del día. Se deben solicitar tanto las participaciones como el cálculo de los ratios.

Selección global o selección delta

Cada vez que se contabilizan más entradas después de la selección de datos, el sistema determina si se necesita una nueva selección global o si una selección delta es suficiente. En la selección delta, los documentos delta se seleccionan y el grupo de datos integrados se complementa. La selección delta sólo puede tratar documentos de consolidación con niveles de contabilización 2, 3 y 4, y no asientos de ajustes.

La selección delta sólo es posible en las siguientes condiciones:

Ya se hizo una selección global con los mismos parámetros.
La gestión de status del subgrupo que se debe seleccionar quedó en el status "Conversión bloqueada" para todas las sociedades GL.
No se calculan ratios.

El sistema elige automáticamente entre selección global y selección delta. El log de selecciones muestra la selección que se realizó o si una selección es innecesaria.

Si desea forzar una selección global, se puede utilizar el programa RGCSEL01 (que no se encuentra en el menú).

El tipo de lista 9 de las valoraciones de totales ofrece una opción para analizar la selección de datos. Incluye información sobre el status de la selección de datos, así como los motivos que justifican por qué no está actualizada. Véase también el programa de informes y sus parámetros.