Gestión del status de cierre
A través de la gestión del status de cierre, se puede controlar y coordinar la secuencia de medidas de consolidación individuales. Puede utilizar el status de cierre para controlar qué medidas ya se han efectuado. Para garantizar un proceso de consolidación controlado, se debe mantener una secuencia de ejecución específica. Por lo tanto, toda entrada de datos y asiento de ajuste deberá efectuarse antes de la conversión de moneda. Si más tarde se contabilizan entradas o realizan asientos de ajuste, se deberá repetir la conversión. La conversión es una condición previa para realizar asientos de consolidación, al menos para sociedades GL que no introduzcan sus datos en moneda de grupo.
Resumen de la funcionalidad de la gestión de status
La gestión de status puede llamarse en el menú Consolidación bajo los siguientes títulos: Cierre individuale/Conversión/Contab.
La gestión de status distingue las áreas de entrada de datos, conversión y subgrupo.
Todas las actividades de gestión de status se pueden efectuar en la pantalla inicial en el modo modificación.
Estas actividades se mencionan a continuación:Las actividades de gestión de status individuales involucran sólo a aquellas sociedades GL de subgrupo contenidas en la selección.
Las áreas individuales de la Gestión de status se explican a continuación:
La entrada de datos incluye tanto la entrada de datos de cierre individual como los asientos de ajuste. Estos pasos se pueden llevar a cabo primero sin una operación dentro de la Gestión de status.
Una vez que haya concluido la entrada de datos, se debe ejecutar una verificación de plausibilidad para los valores en moneda local. La cantidad de errores en esta verificación de plausibilidad se visualiza en la pantalla detallada de la Gestión de status en una columna de entrada de datos separada. La verificación de plausibilidad debe ejecutarse sin errores antes de que se pueda bloquear la entrada de datos. Para obtener más detalles sobre la verificación de plausibilidad para valores en moneda local, remítase a Verificaciones de plausibilidad.
Los asientos de ajuste pueden realizarse hasta que se bloquee la entrada de datos.
Varias sociedades GL necesitan que se ejecute el programa para calcular beneficios de balance. La pantalla detallada de la Gestión de status visualiza el progreso de este programa. Están afectadas las sociedades GL con los siguientes métodos de transferencia de datos:
– Actualización directa desde FI
– Rollup
– Extracto periódico desde el Sistema R/2
La entrada de datos para estas sociedades GL sólo se puede bloquear si se ha ejecutado el programa.
La entrada de datos se puede bloquear después de ejecutar la verificación de plausibilidad y, si es necesario, de realizar un cálculo de los beneficios de balance. Una vez bloqueada la entrada de datos, ya no se pueden introducir más datos de cierre individual o realizar asientos de ajuste. Si se intenta hacerlo, se visualizará un mensaje de error. Se deberá desbloquear nuevamente la entrada de datos si se desea realizar una entrada de datos o asientos de ajuste suplementarios. Todas las actividades posteriores se anularán en el proceso después de haberlo confirmado.
Algunos formularios de entrada de datos siguen permitiendo la entrada utilizando el indicador de bloqueo dentro de la definición de formularios de entrada de datos. Estos formularios son una excepción al bloqueo de entrada de datos. Tal entrada posterior es especialmente necesaria para actualizar diversas tablas para la consolidación de capital y la eliminación del resultado interno.
Se distinguen dos tipos de conversión: provisional y real. La conversión es "provisional" cuando la entrada de datos aún no ha sido bloqueada. Los valores convertidos se actualizan en la tabla de totales, sin embargo, la conversión no puede bloquearse en la Gestión de status. Por lo tanto, la Gestión de status ignora la conversión provisional. (Véase también Status de cierre, sección "Conversión de moneda".)
Cuando la entrada de datos está bloqueada, se hace posible la conversión "real". La pantalla detallada de la Gestión de status visualiza la conversión realizada. Después de la conversión de moneda, se debe ejecutar una verificación de plausibilidad para los valores en moneda del grupo. Cualquier error que se produzca se visualizará en una columna separada. Se debe ejecutar una verificación de plausibilidad sin errores antes de que se pueda bloquear la conversión.
Las siguientes excepciones atañen a sociedades GL cuya moneda local coincida con la moneda de grupo:
– Si la moneda de grupo es igual a la moneda de ledger, la conversión se bloquea automáticamente cuando se bloquea la entrada de datos. Los campos Conversión no son válidos para estas sociedades GL en la pantalla detallada.
Sin embargo, esto no rige para aquellas sociedades GL que estén incluidas proporcionalmente en el estado consolidado. (Para obtener más información, consulte Integración proporcional, sección "Conversión de moneda".)
Suponiendo que la conversión de moneda no sea necesaria para ninguna sociedad GL dentro del subgrupo, todo el bloque de funciones Conversión no es válido.
– Cuando la moneda de grupo no es igual a la moneda de ledger, se trata de un grupo de moneda local. En este caso, la conversión de moneda no sería necesaria porque la entrada de datos y los asientos de consolidación se realizan en moneda local. La tarea de la gestión de status de bloquear la conversión, sin embargo, no se realiza a nivel de subgrupo, sino para cada sociedad GL. Como se supone que la sociedad GL también puede pertenecer a otro subgrupo que no sea un grupo de moneda local, la Gestión de status requiere una ejecución de conversión de moneda. Como consecuencia, la conversión no se bloquea automáticamente.
Después de bloquear la conversión para todas las sociedades GL dentro del subgrupo y realizar asientos de control, se podrá, entonces, bloquear el subgrupo. Antes se puede ejecutar una verificación de plausibilidad, sin embargo, esto no es absolutamente necesario. Después de haber bloqueado el subgrupo, no se podrá realizar la contabilización. Por lo tanto, bloqueando el subgrupo se impide cualquier modificación accidental de los datos de la cuenta de resultados una vez finalizada la consolidación.
Visualización detallada de la gestión de status
La pantalla detallada de la gestión de status visualiza los status de las áreas de Entrada de datos y Conversión para las sociedades GL seleccionadas. Todas las actividades se pueden realizar en el modo Modificación en Status de cierre. Las especificaciones adicionales para sociedades GL individuales se visualizan en otra pantalla detallada, donde se graban en log los detalles acerca de quién realizó las actividades individuales y cuándo.
Selecciones de sociedad GL
En la pantalla detallada de la Gestión de status se pueden realizar distintas selecciones de sociedad GL.
Para seleccionar un país, posicione el cursor sobre un país en la pantalla detallada.
Las sociedades GL individuales se pueden elegir seleccionando las sociedades GL necesarias y pulsando INTRO.
Las selecciones se pueden efectuar en Vista o haciendo clic en el pulsador correspondiente.
El tipo de selección se visualiza en la pantalla inicial con texto.