Antes de utilizar completamente la planificación de viajes, se deben cumplir varias condiciones previas u opciones internas y externas del Sistema R/3.

La función de reservación online de la planificación de viajes se basa en la cooperación con los sistemas externos de ocupación que se utilizan para comunicarse con los prestatarios de servicios. El usuario R/3 tiene acceso a las siguientes funciones mediante la conexión con un sistema externo de ocupación:

• Consulta de la disponibilidad de servicios de viaje.
• Transferencia de información adicional sobre servicios de viaje seleccionados.
• Información sobre precios.
• Procesamiento de la reservación por parte del prestatario correspondiente.
• Sincronización de los datos de la Planificación de viajes SAP, si se han efectuado modificaciones externas de reservación.

En el release actual, el sistema externo de ocupación utilizado es la Distribución global de viajes AMADEUS. AMADEUS es una subsidiaria de Lufthansa, Air France, Continental Airlines e Iberia. El sistema de ocupación que ofrece se utiliza en todo el mundo, y existen 160.000 terminales de 37.000 agencias de viajes y centros de venta de billetes de más de 130 países conectados con él.

Para llevar a cabo la reservación online mediante AMADEUS, se debe hacer lo siguiente:

Los usuarios R/3 pueden utilizar únicamente la planificación de viajes para reservar viajes para sí mismos o para otros, si tienen la autorización apropiada.

Para planificar y reservar un viaje mediante la planificación de viajes, se deberá haber actualizado un mini registro maestro específico para ese viaje con el número personal del Sistema R/3.