El sistema de Contratación de personal puede crear automáticamente todas las cartas y documentos necesarios para la correspondencia con los candidatos (p. ej., acuses de recibo, invitaciones para entrevistas y ofertas de contratos) mediante SAPscript o Microsoft Word. La creación automática de correspondencia por el sistema significa que:

• No tiene que crear cartas estándar para los candidatos; en su lugar, sencillamente se atribuyen las cartas a los candidatos y se imprimen.
• Puede crear cartas individuales para los candidatos con tan solo editar la carta estándar.

La correspondencia con los candidatos se crea mediante operaciones en la gestión de candidatos. Al parametrizar el sistema, se crean una o más cartas/documentos estándar específicos de la empresa (textos estándar) que contienen variables para añadir datos de candidatos para cada operación de candidato que conlleva el envío de una carta/documento al candidato (p. ej., Enviar acuse de recibo). Estas cartas se crean mediante SAPscript o Microsoft Word. Si el candidato debe recibir una carta estándar, debe asignarle una operación de candidato. Puede activar la correspondencia relevante para el candidato mediante esta operación. A continuación podrá visualizar o imprimir la carta directamente. El sistema inserta automáticamente los datos personales del candidato en la carta estándar.

Si el candidato debe recibir una carta individual, debe asignarle una operación de candidato apropiada mediante la función Crear operación planeada. El texto estándar se activa desde la pantalla de operación de candidato. Los datos personales del candidato se introducen automáticamente en la carta. Para crear una carta individual, cambie la carta estándar en SAPscript o Microsoft Word. Si desea modificar una carta utilizando Microsoft Word, se pueden utilizar todas las variables disponibles en el sistema para los datos del candidato. Estas variables serán reemplazadas por los datos del candidato correspondiente. La carta individual queda grabada junto a los otros datos sobre el candidato. Esta carta se puede visualizar o imprimir en cualquier momento. Es importante destacar que se pueden anular las modificaciones realizadas en la carta estándar en cualquier momento.

Las cartas o documentos relativos a los candidatos se pueden imprimir individualmente, mediante la operación correspondiente, o bien junto con otras cartas, mediante el tratamiento en masa. Una carta se procesará en el tratamiento en masa si en la operación correspondiente se ha fijado el indicador Tareas repetitivas.

Las opciones del sistema se pueden configurar de tal manera que al ejecutar una medida de candidato (p. ej., Primer registro de datos básicos), el sistema genere automáticamente la operación correspondiente (p. ej., Enviar acuse de recibo de la solicitud) y fije el indicador para Tareas repetitivas. Esto acelera y simplifica la correspondencia con los candidatos.