Inventario 

Una vez concluida la selección aleatoria, el inventario real se elabora contando el stock de las unidades de stock (elementos) seleccionadas. Entre éstas se encuentran los elementos seleccionados del área de muestreo y todos los elementos del área de recuento total. La realización del inventario consta de tres etapas:

· Creación de documentos para inventario

· Introducción de resultados del recuento

· Compensación de diferencias de inventario

El documento para inventario es la base del inventario, porque contiene los materiales a contar. La impresión del documento para inventario se utiliza para anotar los resultados del recuento. La introducción de estos resultados en el sistema se considera una modificación del documento para inventario. Lo mismo sucede con la compensación de las diferencias de inventario.

Creación de documentos para inventario

Los documentos para inventario correspondientes a un inventario por muestreo se crean mediante batch input. Este proceso se realiza en dos etapas:

· Creación de un juego de datos que contenga las unidades de stock a contar (creación automática al generar la selección aleatoria).

· Tratamiento del juego de datos (efectuado por el responsable del sistema). Durante este proceso, se crean los documentos para inventario relevantes.

Para configurar los valores de propuesta para la creación de juegos de datos, el responsable del sistema puede utilizar el Customizing de la Gestión de stocks/Inventario. Para ello, seleccione Actividad ® Inventario ® Valores prop. BTCI, desde el menú de configuración.

· Estos valores de propuesta especifican el número máximo de posiciones contenidas en un documento para inventario.

Para evitar que el sistema cree un documento para inventario para cada unidad de stock individual, debe combinar un máximo de 20 unidades de stock de una unidad de almacén en un sólo documento, por ejemplo.

· Si los documentos se bloquearán debido al inventario.

Para evitar incoherencias a corto plazo entre el stock teórico y el real, debe bloquear el documento para inventario. Esto significa que las contabilizaciones de material no serán posibles hasta que se haya introducido el resultado del recuento para la posición correspondiente.

Creación de un juego de datos

El juego de datos que contiene las unidades de stock a contar se crea automáticamente al efectuar la selección aleatoria. Si durante el tratamiento del juego de datos se produce un error, se deberá crear un nuevo juego de datos manualmente. Para ello, proceda del siguiente modo:

  1. En el menú de Inventario, seleccione Procedimiento especial ® Inventario por muestreo ® Modificar. Se visualizará la pantalla inicial.
  2. Introduzca el número del inventario por muestreo y el año. A continuación, pulse INTRO. Se visualizará la pantalla de cabecera del muestreo por inventario.
  3. Seleccione Juegos de datos ® Crear documento inventario en el menú. Puesto que el proceso de creación de un juego de datos puede llevarle mucho tiempo, el sistema le indica que confirme si desea crear el juego de datos. Si selecciona Sí, el sistema visualizará la lista de unidades de stock a contar.

El sistema emite un mensaje que confirma que se ha creado el juego de datos con el número nn.

Tratamiento de un juego de datos

El responsable del sistema procesa el juego de datos seleccionando Sistema ® Servicios ® Batch input ® Tratar en el menú. Durante el tratamiento del juego de datos, se crean todos los documentos para inventario exigidos por el inventario por muestreo propuesto. Entre ellos se encuentran los documentos para inventario correspondientes a:

· Todas las unidades de stock tomadas.

· Todas las unidades de stock del área de recuento total.

Introducción del recuento

Los resultados del recuento se registran en los documentos para inventario impresos. Más tarde, se introduce el recuento en el sistema.

Sin embargo, el recuento no afecta a la extrapolación del inventario por muestreo, ya que la extrapolación se lleva a cabo de acuerdo con los valores contables ajustados.

Compensación de diferencias de inventario

Una vez introducidos los resultados del recuento en el sistema, deberán compensarse las diferencias de inventario. Esto también es aplicable a aquellas posiciones cuya diferencia entre el stock teórico y el real es cero.

Tomando como base las diferencias contabilizadas, la extrapolación calcula el valor estimado para todos los elementos en cada estrato (consulte Actualización y Extrapolación).

Status del inventario

Para un inventario por muestreo determinado, es posible visualizar la cantidad de inventario ya realizada.

Una vez efectuada la actualización, se podrá visualizar el número total de unidades de stock a contar, el número de unidades ya contadas y aquellas unidades para las que ya se han compensado las diferencias de inventario.

· Si selecciona Tratar ® Status, el sistema visualizará una ventana con la información anterior referente al área de muestreo y al área de recuento total.

· La extrapolación para un inventario por muestreo ofrece esta información para cada estrato y para el área de recuento total (consulte Actualización y Extrapolación).