Inscribir participación (Biblioteca SAP - Gestión de eventos (PE))

Inscribir participación

Utilización

Esta función le permite inscribir participantes para eventos y, al mismo tiempo, grabar datos de facturación y asignación de costes relevantes (clase de liquidación, tasas, etcétera).

Requisitos

Para la facturación:

La integración entre Gestión de tiempos y Comercial debe ser activa y deberían estar actualizadas todas las opciones relevantes para la facturación
La dirección del participante tiene que estar disponible
El registro maestro de cliente debe estar en el área de ventas del evento. De lo contrario, se debería haber creado un cliente esporádico y haber grabado allí la dirección para el participante.

Para la facturación interna de actividad:

La integración entre Gestión de eventos y Contabilidad de costes debe ser activa y se deberían haber actualizado todas las opciones relevantes para la facturación de actividad.
La Asignación de centros de coste del participante debe actualizarse
El destinatario y los centros de coste emisores deben actualizarse y estar en la misma sociedad CO
La clase de actividad para la participación de evento debe actualizarse

Características

Es posible efectuar inscripciones para eventos planificados y fijados, tanto internos como externos. No es posible hacer inscripciones para eventos que están cancelados o bloqueados, o que tienen un indicador de historial.

Es posible efectuar inscripciones individuales para participantes individuales (persona, usuario, persona externa, candidato o persona de contacto) e inscripciones en grupo para un grupo de participantes (empresa, unidad organizativa, cliente o interesado).

Puede hacer inscripciones de lista. Mediante la función de inscripción con listas, se pueden inscribir varios participantes a la vez para un evento o un participante para varios eventos a la vez.

Puede crear participantes o datos de participante adicionales cuando inscriba.

Cuando reserve participantes, registre todos los datos de facturación y asignación de costes relevantes que se requieren más adelante para liquidar tasas de participación.

Tiene la opción de transferir automáticamente los datos de liquidación guardados para el tipo de participante al que pertenece el participante.

En este caso, la facturación y los datos de imputación, como la asignación de centros de coste, guardados para el tipo de participante se transfieren al participante que se inscribe (en el Customizing para Gestión de eventos en Especificar control de tipo de participante).

Alternativamente, puede modificar los valores especificados para el tipo de participante o las especificaciones adicionales y crear notas para un participante concreto. Puede hacerlo desde la ventana de diálogo que aparece cuando selecciona Información de informaciones y pagos.

Si desea liquidar las tasas de participación con la tarjeta de crédito, especifique funciones de interlocutor diferentes para facturar, o repartir costes a objetos de imputación múltiple en la facturación de actividad, se deberá seleccionar Información de inscripciones y pagos ya que esta función le ofrece una ventana de diálogo para registrar estos datos.

Se cancelan las inscripciones en lista de espera para eventos fijados de este tipo
Se borran las reservas anticipadas de un participante para el tipo de evento
La cantidad de participantes en el evento se actualiza automáticamente
Las inscripciones tienen asignado automáticamente el mismo status que el evento para el cual se hacen
Si se encuentra activada la integración con Gestión de tiempos, los correspondientes registros de participación en Gestión de tiempos se actualizan cuando se inscribe el tipo de participante Persona

Actividades

Seleccione un evento registrando una tabla horaria y un tipo de evento o, alternativamente, en el menú dinámico de participación seleccionando el evento requerido.

Registre el participante que quiera inscribir. Puede crear participantes que no existen todavía en el sistema o modificar los datos de participante cuando ejecute la función Inscribir.

Especifique la prioridad de inscripción. La prioridad de inscripción especifica si un participante obtiene un lugar en la lista de participantes o no. Cuando se efectúa una inscripción, el sistema lleva a cabo una verificación de capacidad para ver cuántos participantes pueden inscribirse en el evento. Se aplican las restricciones siguientes:

Una vez alcanzada la capacidad óptima, sólo son posibles inscripciones con prioridad obligatoria
Una vez alcanzada la capacidad máxima, sólo son posibles inscripciones en lista de espera

Véase también: Prioridades de inscripción

Seleccione Información de inscripciones y pagos y, en la ventana de diálogo Tasas y asignación, registre los datos de liquidación relevantes y, cuando sea relevante cree notas para la transacción. Alternativamente, seleccione sencillamente Inscribir.

Se realizan las verificaciones de participante. El sistema verifica si el participante está disponible durante el período del evento. Esta verificación se lleva a cabo para todos los tipos de participantes. Además se realizan verificaciones específicas para inscripciones en grupo e individuales, tales como verificaciones para asegurar que no se ha inscrito a un participante en otro evento al mismo tiempo. Según el resultado de la verificación, ocurre lo siguiente:

Se reserva automáticamente al participante para el evento.
Puede inscribir al participante aún cuando se visualice un mensaje de información o de advertencia.
No puede inscribir al participante si se visualiza un mensaje de error.

Véase también:

Inscripción de participación

Inscripción de varios participantes en un evento

Inscripción de un participante para varios eventos