Liquidación de gastos de calefacción externa (Biblioteca SAP - Administración de bienes inmuebles (RE))

Liquidación de gastos de calefacción externa

Objetivo

Este proceso se utiliza para liquidar gastos de calefacción de un arrendamiento gestionado mediante una empresa de liquidaciones externa.

Es posible distribuir gastos de calefacción prorrateables entre los arrendatarios durante un determinado período de liquidación y, al mismo tiempo, tener en cuenta mecanismos de control individuales:

Soporte del intercambio de soporte de datos con las empresas de liquidación externa mediante registros de datos estándar.
Opcional: Entrada manual de los resultados de la liquidación sin intercambio de soporte de datos.
Categorización de los gastos de calefacción producidos mediante claves de gastos adicionales en RE.
Sincronización de las claves externas (por ejemplo: unidad de alquiler, contrato de alquiler, tipos de combustible, claves de gastos adicionales) de la empresa de liquidaciones con sus propios términos.
El prorrateo de gastos en función del tiempo de acuerdo con valores fijos, valores de consumo, cuotas porcentuales, cuotas equitativas o condiciones existentes.
Participación en la liquidación en función del tiempo de unidades de alquiler individuales.
No compensación de costes prorrateables al arrendatario (detallando una cuota porcentual de arrendador/definiendo gastos adicionales no prorrateables).
Prorrateo de gastos de superficie no alquilada al arrendatario.
Revisión de pagos adelantados y cuotas globales.

Flujo de procesos

I. Tratamiento de la unidad de liquidación y del contrato de alquiler

Para poder llevar a cabo una liquidación de gastos de calefacción externa es necesario disponer de los siguientes datos:

Se crean unidades de liquidación (UL) para los gastos de calefacción, se generan colectores de costes y se asignan unidades de alquiler a las UL.
Se crea una unidad de liquidación de acreedor con cuenta de costes, se generan colectores de costes y se asignan todas las unidades de alquiler implicadas.
Los contratos de alquiler que deben liquidarse en un período de liquidación concreto se activan y se lleva a cabo la posición del Debe.

II. Tratamiento de centrales calefactoras

Se crean datos maestros para cada central calefactora de la siguiente manera:

Se asigna la empresa de liquidaciones externa definida en el Customizing de Bienes inmuebles.

Se asignan las unidades de liquidación de acreedor, las cuentas de gastos y todas las unidades de liquidación que deben liquidarse junto con los gastos de calefacción definidos mediante las claves de gastos adicionales.

III. Contabilización de facturas recibidas

La imputación de gastos adicionales a las unidades de liquidación o unidades de liquidación de predistribución correspondientes se efectúa en el componente Gestión financiera. El importe se fija automáticamente en la fecha de referencia de liquidación correcta mediante la fecha de referencia de liquidación introducida por el usuario.

También se pueden contabilizar costes en la unidad de liquidación utilizando una asignación de actividad interna, una liquidación CO, un pedido de la Gestión de materiales (MM) o un traspaso de costes reales.

IV Ejecución de la liquidación de gastos de calefacción externa

Si los resultados de la liquidación sólo están disponibles en forma de texto, se pueden introducir manualmente los resultados de la liquidación proporcionados por la empresa de liquidaciones externa para cada contrato de alquiler y unidad de alquiler.

Asimismo, se puede intercambiar información con la empresa de liquidaciones externa utilizando el intercambio de soporte de datos. Para hacerlo, proceda de la siguiente manera:

Intercambio de información

Se intercambia información con una empresa de liquidaciones con el intercambio de soporte de datos (programa ISD) utilizando cintas ISD estándar.

Este intercambio se utiliza para la transmisión de datos bidireccional en la liquidación de gastos adicionales (por ejemplo, para la calefacción pero, si fuera necesario, también para el suministro de agua caliente).

Cintas A

La empresa de liquidaciones crea la cinta A y ésta se utiliza para ajustar los criterios de clasificación del sistema. En este caso, los números de abonado de su sociedad GL (por ejemplo, número de contrato de alquiler, número de arrendatario) se asignan a los criterios de clasificación respectivos de la empresa de liquidaciones.

Utilice los sets de formularios estándar para informar a la empresa de liquidaciones acerca de sus números de abonado.

Cintas M/L

Al completarse cada período de liquidación, se crea la cinta de arrendatario y de bien inmueble (cinta M/L) y se pone a disposición de la empresa de liquidaciones. Esta cinta contiene todos los datos acerca de la liquidación de gastos de calefacción relevantes para la empresa de liquidaciones. Estos datos se extraen de los datos maestros del contrato de alquiler, la unidad de alquiler y la central calefactora.

Estos datos se organizan de acuerdo con las unidades de alquiler asignadas a la central calefactora.

Notifique los costes de la central calefactora

Los costes de la central calefactora se prorratean a la empresa externa. Utilice el Resumen de costes de calefacción externa.

Cintas D

La empresa de liquidaciones utilizará la cinta D para enviarle los resultados de la liquidación. Importe estos datos a su sistema.

Para cada unidad de liquidación (normalmente la central calefactora) se recibe una liquidación completa y liquidaciones individuales para traspasarlas a los arrendatarios.

Contabilización de los gastos de calefacción (también necesario para la entrada de datos manual de resultados)

Contabilice los resultados de la liquidación importados por la cinta D en la Administración de bienes inmuebles de R/3 como créditos del arrendatario.

Revisión de los pagos adelantados (también necesario para la entrada de datos manual de resultados)

Realice la revisión automática de los pagos adelantados al efectuar la contabilización. Active los pagos adelantados revisados para actualizar las nuevas posiciones de condición en el contrato de alquiler.