Este proceso describe cómo puede financiar a los empleados de su empresa utilizando los presupuestos de los elementos presupuestarios.

Los elementos presupuestarios de la Gestión de funciones corresponden a una combinación de fondos, centro gestor y posición presupuestaria en una entidad CP (imputación de control presupuestario) en la Contabilidad presupuestaria.

Si asigna el presupuesto de un elemento presupuestario con el objeto de financiar a una persona o una posición, el sistema determina la financiación requerida para el objeto que se intenta financiar y crea una reserva de fondos para la imputación de control presupuestario correspondiente.

La tabla que sigue muestra las distintas maneras mediante las que el sistema puede determinar la financiación requerida. En el Customizing, el usuario puede indicar cómo se debe determinar la financiación requerida.

Si financia a un empleado directamente utilizando el presupuesto de un elemento presupuestario, se suministra el fondo presupuestario para cubrir los gastos de personal que ocasiona este empleado. Este tipo de financiación se llama financiación directa porque el fondo presupuestario se atribuye directamente al empleado (y no mediante una posición). Esto significa que puede financiar a empleados que no están asignados a posiciones. La financiación directa crea una asignación definitiva de fondos en la Gestión presupuestaria. Esta asignación definitiva se compensa con las contabilizaciones de cálculo de la nómina.

Si financia a empleados indirectamente, deberá asignar el fondo presupuestario del presupuesto de un elemento presupuestario a una posición y, de este modo, cubrir los gastos de personal ocasionados por los empleados asignados a la posición en cuestión. Este tipo de financiación se llama financiación indirecta porque los fondos presupuestarios se asignan mediante posiciones (y no directamente a empleados). La financiación indirecta crea una preasignación de fondos en la Gestión presupuestaria. Si posteriormente se ocupa esta posición y si se financia al titular mediante la posición, la preasignación de fondos se convertirá en una asignación definitiva de fondos para el empleado en cuestión. El importe de la preasignación se calcula en función de los valores de categoría salarial por defecto definidos para la posición. Por otra parte, la asignación definitiva se calcula según la paga real de la persona.

También puede utilizar la financiación indirecta con el fin de reservar fondos presupuestarios para posiciones que aún no se hayan ocupado.

Puede combinar ambos tipos de financiación si lo desea (en otras palabras, puede financiar una parte de los costes de personal ocasionados por un empleado directamente y la otra parte, indirectamente).

Al suministrar los fondos necesarios para un empleado (es decir, al financiar al empleado), también se tienen en cuenta los absentismos del mismo (infotipo 2001). Esto significa, por ejemplo, que un empleado que ha tomado vacaciones no pagadas no requiere ningún tipo de financiación. En el Customizing, puede definir cómo se deben controlar los absentismos en la Gestión de funciones.

Según las circunstancias de la empresa, debe definir una jerarquía de presupuesto con elementos presupuestarios y presupuestos, una estructura organizativa con posiciones y las relaciones entre posiciones y personas. Sólo puede financiar objetos con los presupuestos de elementos presupuestarios asignables (es decir, los elementos presupuestarios en cuestión no deben ser las posiciones de integración).