Mehrstufige Betragsgenehmigung und Freigabe vorerfaßter Belege 

Verwendung

Der Genehmigungsprozeß für mehrstufige Genehmigungen ist dem einstufigen Prozeß ähnlich. Das System leitet den Beleg automatisch an jede Person weiter, die ihre Genehmigung - in diesem Fall auf der Grundlage des Betrags - erteilen muß. In diesem Abschnitt melden Sie sich mit den Benutzer-IDs der beiden zuständigen Personen an und geben den Beleg frei.

Im folgenden wird ein zweistufiger Genehmigungsprozeß beschrieben. Im IDES-System wurde außerdem eine dreistufige Betragsfreigabe für Rechnungsbeträge über DEM 10.000 definiert. Wenn Sie diesen Prozeß ausführen, befolgen Sie die Freigabeschritte und führen Sie anschließend eine weitere Freigabe mit dem Benutzer WF-FI-3 , Kennwort WELCOME , aus.

Vorgehensweise

  1. Melden Sie sich als Benutzer WF-FI-1 mit dem Kennwort WELCOME und der gewünschten Sprache am IDES-System an. Sie übernehmen jetzt die Schritte der ersten Person, die die Rechnung genehmigen muß.
  2. Rufen Sie die Transaktion folgendermaßen auf:
    3.

    Menüpfad

    Büro ® Arbeitsplatz ® Eingang ® Workflow

    Transaktionscode

    SBWP

  3. Markieren Sie 19XXXXXXXX, wobei 19XXXXXXXX die Nummer Ihres Belegs ist, der im vorherigen Schritt erstellt wurde.
  4. Wählen Sie .
  5. Wählen Sie Freigeben.

    6. Die erste Führungskraft hat die Rechnung jetzt freigegeben.

  6. Wählen Sie .
  7. Melden Sie sich als Benutzer WF-FI-1 vom IDES-System ab.

    8. Wenn Sie eine einstufige Freigabe mit einem Rechnungsbetrag von unter DEM 1.000 ausgewählt haben, fahren Sie mit dem nächsten Prozeßschritt – Vorerfaßten Beleg vervollständigen– fort.

    Ist der Rechnungsbetrag höher als DEM 1.000, muß ein zweiter Mitarbeiter der Buchhaltungsabteilung die Rechnung freigeben.

  8. Melden Sie sich am IDES-System als Benutzer WF-FI-2 mit dem Kennwort WELCOME und Language DE an.
  9. Rufen Sie die Transaktion folgendermaßen auf:
    10.

    Menüpfad

    Büro ® Arbeitsplatz ® Eingang ® Workflow

    Transaktionscode

    SBWP

  10. Markieren Sie die Position Beitragsfreigabe 19XXXXXXXX", wobei 19XXXXXXXX die Nummer des Belegs ist, der im vorherigen Schritt erstellt wurde.
  11. Wählen Sie .
  12. Wählen Sie Freigeben.

    13. Die Rechnung wurde genehmigt und kann jetzt wie im nächsten Schritt beschrieben vervollständigt werden.

  13. Wählen Sie .
  14. Melden Sie sich als Benutzer WF-FI-2 vom IDES-System ab.

Wenn Sie eine dreistufige Freigabe gewählt haben (Rechnungsbetrag > 10.000), führen Sie eine abschließende Freigabe durch den Benutzer WF-FI-3 , Kennwort WELCOME, aus und wiederholen Sie die Schritte 9.-14. Melden Sie sich anschließend als Benutzer WF-FI-3 ab.