Vorerfassung einer Rechnung: Simulation einer eingehenden Rechnung (Faxdokument) mit ArchiveLink 

Verwendung

In diesem Abschnitt wird der Eingang einer Rechnung und/oder eines eingescannten Images per Fax simuliert. Die Rechnung wird einer Dokumentart zugeordnet, die die Rechnung mit einem SAP Business Workflow verbindet - in diesem Fall mit dem SAP Business Workflow für die Belegvorerfassung. Das eingehende Image wird automatisch an den Sachbearbeiter für die Datenerfassung weitergeleitet, der die Daten als Rechnung in das System eingibt.

Bei diesem Verfahren wird angenommen, daß die ArchiveLink-Funktionalität verfügbar ist und die entsprechenden Customizing-Funktionen für ArchiveLink abgeschlossen wurden.

Vorgehensweise

Ist ArchiveLink nicht verfügbar, können Sie die Rechnungsdaten ohne Workflow manuell eingeben und den ersten Abschnitt überspringen. Melden Sie sich als Benutzer WF-FI-C , Kennwort WELCOME und Language DE am IDES-System an. Rufen Sie im diesem Fall die Transaktion folgendermaßen auf:

Menüpfad

Rechnungswesen ® Finanzwesen ® Kreditoren ® Buchung ® Rechnung vorerfassen

Transaktionscode

F-63

Fahren Sie dann mit Schritt 7 des Abschnitts Vorerfassung einer eingehenden Rechnung (Faxdokument) fort.
  1. In diesem Abschnitt wird ein Faxempfang simuliert. Melden Sie sich mit Ihrer normalen Benutzer-ID am IDES-System an.
  2. Rufen Sie die Transaktion folgendermaßen auf:
    3.

    Menüpfad

    Büro ® Arbeitsplatz ® Allg. Ablage

    Transaktionscode

    SBWP

    In dieser Mappe ist bereits ein eingescannter Beleg abgelegt, der zur Simulation des eingehenden Faxes verwendet wird.

  3. Wählen Sie das "+" vor der Mappe AL:DOCS.
  4. Doppelkicken Sie auf die Mappe FI.
  5. Markieren Sie den Beleg HTG-Komponente 3-level.
  6. Drücken Sie die rechte Maustaste und wählen Sie Ausführen.

    7. Ein eingehendes Fax/eingescanntes Image wird simuliert. Mit der ArchiveLink-Anzeigefunktion können Sie diesen Beispielbeleg anzeigen.

  7. Hinter dem Dialogfenster Archive Link befindet sich ein weiteres Dialogfenster, daß die Dokumentart FIIINVPREL vorschlägt.

    8. Wählen Sie , um den Vorschlag zu bestätigen.

    Der Workflow wurde nun gestartet und leitet die Rechnung an den Sachbearbeiter weiter, der für die Vorerfassung der eingehenden Rechnungen zuständig ist (in diesem Fall WF-FI-C).

  8. ArchiveLink wird noch im Hintergrund angezeigt. Zum Schließen des Dialogfensters Archive Link wählen Sie Datei ® Beenden. ArchiveLink wird geschlossen.
  9. Wählen Sie .