Vorerfassung einer eingehenden Rechnung (Faxdokument) 

Verwendung

In diesem Abschnitt melden Sie sich als der Sachbearbeiter an, der die Faxrechnung via Workflow erhalten hat und für die Datenerfassung zuständig ist. Über den Eingang wird ein vorerfaßter Beleg aufgerufen und der archivierte Beleg verknüpft. Abhängig vom Rechnungsbetrag sind vor der Freigabe ein, zwei oder drei Genehmigungsstufen erforderlich. Das bedeutet, daß im anschließenden Schritt ein, zwei oder drei Personen den Beleg prüfen und freigeben müssen.

Vorgehensweise

  1. Melden Sie sich als Benutzer WF-FI-C , Kennwort WELCOME und Language DE am IDES-System an.
  2. Rufen Sie die Transaktion folgendermaßen auf:
    3.

    Menüpfad

    Büro ® Arbeitsplatz ® Eingang ® Workflow

    Transaktionscode

    FBV1

  3. Wählen Sie links neben Eingangsrechnung Vorerfassung, das heute empfangen wurde.

    4. Das System R/3 ruft zuerst das Dialogfenster Archive Link auf und zeigt das eingescannte Image an, anschließend wird ein weiteres Dialogfenster aufgerufen. Dieses Dialogfenster ist evtl. durch das Archive Link-Fenster verdeckt.

  4. Wählen Sie im Dialogfenster Verarbeiten, um mit der Verarbeitung fortzusetzen.
  5. Nehmen Sie folgende Eingaben vor:
    6.

    Feld

    Europa

    Nordamerika

    Belegdatum

    Heutiges Datum

    Heutiges Datum

    Belegart

    KR

    KR

    Buchungskreis

    1000

    3000

    Währung

    DEM

    USD

    Referenz

    MLXXX (Rechnungsnummer des Kreditoren)

    MLXXX (Rechnungsnummer des Kreditoren)

    Bschl

    31

    31

    Konto

    2200

    2210

  6. Wählen Sie .

    7. Im folgenden Schritt legen Sie durch die Höhe des Rechnungsbetrages die Anzahl der Genehmigungsstufen fest. Die folgende Stufen wurden im IDES-System definiert:

    · Unter DEM 500,00 Keine Genehmigung erforderlich

    · Von DEM 500,00 bis 1.000,00 Eine Genehmigungsstufe erforderlich

    · Von DEM 1.000,00 bis 10.000 Zwei Genehmigungsstufen erforderlich

    · Über DEM 10.000 Drei Genehmigungsstufen erforderlich

    Wenn Sie das Verfahren mit einer Genehmigungsstufe durchlaufen wollen, wählen Sie im Feld Betrag: 850,00; bei zwei Genehmigungsstufen wählen Sie 9800,00 und bei drei Stufen wählen Sie 47437,50.

  7. Nehmen Sie folgende Eingaben vor:
    8.

    Feld

    Europa

    Nordamerika

    Betrag

    <gewünschter Betrag aus Schritt 8.>

    <gewünschter Betrag aus Schritt 8.>

    Steuer rechnen

    X (Markieren)

    X (Markieren)

    Steuerkennz.

    V1

    I0

    Bschl (Buchungsschlüssel)

    40

    40

    Konto

    476000

    476000

  8. Wählen Sie .
  9. Nehmen Sie folgende Eingaben vor:
    10.

    Feld

    Europa

    Nordamerika

    Betrag

    * (Daurch werden die Beträge und Steurkennzeichen vom vorigen Bild übernommen.)

    * (Daurch werden die Beträge und Steurkennzeichen vom vorigen Bild übernommen.)

    Steuerkennz.

    Leer (Wert aus Bild "Beleg vorerfassen: Erfassen Kreditorenposition" wird übernommen)

    Leer (Wert aus Bild "Beleg vorerfassen: Erfassen Kreditorenposition" wird übernommen)

  10. Wählen Sie .

    11. Das System R/3 übernimmt die Werte aus dem vorigen Bild.

  11. Wählen Sie Beleg ® Parken, um Ihre Arbeit zu sichern.

    12. Wenn Sie den ersten Prozeßschritt Vorerfassung einer Rechnung: Simulation einer eingehenden Rechnung (Faxdokument) mit ArchiveLink ausgeführt haben, wird das ArchiveLink-Fenster noch im Hintergrund angezeigt. Zum Schließen des Dialogfensters Archive Link wählen Sie Datei ® Beenden.

  12. Um den vorerfaßten Beleg anzuzeigen, wählen Sie .
  13. Rufen Sie die Transaktion folgendermaßen auf:
    14.

    Menüpfad

    Rechnungswesen ® Finanzwesen ® Kreditore ® Konto ® Posten anzeigen/ändern

    Transaktionscode

    FBL1

  14. Nehmen Sie folgende Eingaben vor:
    15.

    Feld

    Europa

    Nordamerika

    Kreditorenkonto

    2200

    2210

    Buchungskreis

    1000

    3000

    Offene Posten

    X (Markieren)

    X (Markieren)

    Vorerfaßte Posten

    X (Markieren)

    X (Markieren)

  15. Wählen Sie .

    16. Es werden offene und vorerfaßte Posten angezeigt. Ihr Beleg wird unter Vorerfaßte Posten aufgeführt und ist nicht im normalen Kreditorensaldo enthalten.

  16. Markieren Sie den von Ihnen vorerfaßten Beleg und wählen Sie .
  17. Wählen Sie .

    18. Im Abschnitt Erfassungsdaten können Sie sehen, daß dieser Beleg freigegeben werden muß.

  18. Wählen Sie .
  19. Zum Anzeigen des ArchiveLink-Belegs wählen Sie Umfeld ® Objektverknüpfungen.

    20. Sie können sich die ArchiveLink Belege nur anzeigen lassen, wenn Sie den ersten Prozeßschritt Vorerfassung einer Rechnung: Simulation einer eingehenden Rechnung (Faxdokument) mit ArchiveLink ausgeführt haben. Sonst fahren Sie mit Schritt 24. fort.

    Ein Dialogfenster wird angezeigt.

  20. Wählen Sie Archivierte Dokumente und wählen Sie Weiter. Das System R/3 zeigt das eingescannte Image der Rechnung an.
  21. Zum Schließen des ArchiveLink-Dialogfensters wählen Sie Dokument ® Beenden.
  22. Wählen Sie .

Melden Sie sich als Benutzer WF-FI-C NICHT vom IDES-System ab.