Datenselektion und Datenaktualisierung (SAP-Bibliothek

Datenselektion und Datenaktualisierung

Überblick

Summenauswertungen, Auswertungen des interaktiven Reportings und Datenextrakte greifen nicht direkt auf Datenbestände der Summendatenbank zu, sondern auf vorverdichtete Daten, die mit Hilfe eines Selektionsprogramms erstellt werden.

Dieser Trennung von Datenbeschaffung und Datenauswertung liegt die Überlegung zugrunde, aus Laufzeitgründen die bei großen Datenbeständen aufwendige Selektionsphase möglichst nur einmal durchzuführen, die Ergebnisse geeignet zu verdichten und hochgeblockt in der Datenbank MCDX abzulegen. Die Aufbereitung der verschiedenen Auswertungen kann dann mit wenigen Datenbankzugriffen in kürzester Zeit erfolgen.

Dem gegenüber steht jedoch das Problem, bei bestimmten Tabellenänderungen oder Datenbankänderungen die Aktualität der vorverdichteten Daten wieder herzustellen. Die Datenselektion ist insbesondere bei Änderungen bzw. Aufnahme von Summenpositionen in der Positionspflege und von Bewegungsartengruppen in der Bewegungsartenpflege notwendig. Im Rahmen der Verdichtung werden die Summierungsvorschriften aus der Positionspflege ausgeführt und die Bewegungsarten aus der Bewegungsartenpflege durch die Bewegungsartengruppen ersetzt. Eine Neuselektion ist aber bei Änderungen von Auswertungen, sofern keine neuen Wertetypen verwendet werden, nicht erforderlich, da die Verdichtung hiervon unabhängig ist.

Durchführung der Datenselektion

Die Datenselektion selbst erfolgt im Konsolidierungsmenü unter dem Menüpunkt Infosystem ® Datenselektion, wobei es sich dabei insbesondere bei großen Konzernen um eine typische Batchanwendung handelt.

Die Selektion muß für jeden Teilkonzern, jedes Geschäftsjahr und jede Version gestartet werden. Über die Angabe eines Periodenintervalls werden die gewünschten Verkehrszahlen aufsummiert, wobei die Periode 000 mit dem Saldovortrag aus dem Vorjahr gleichzusetzen ist.
Die Abgrenzung der Perioden entspricht den Periodenangaben aus den Werttypen der Wertetyppflege, d.h., für jeden Werttyp muß eine Datenselektion durchgeführt werden.

Für folgende Summenauswertungen müssen die Gesellschaftsanteile mitselektiert werden:

Auswertungen, die einen Aufriß von Positionswerten nach Gesellschaften zeigen (Auswertungen der Listart 2).
Auswertungen, die horizontale Entwicklungen unter Verwendung von Bewegungsartengruppen zeigen.

Für die Listart 3 ist eine zusätzliche Selektion der Partneranteile anzufordern. Bei großen Teilkonzernen ist die Erstellung von Gesellschafts- oder Partneranteilen u.U. nur noch im Batchbetrieb möglich, so daß bei Online-Anforderung diese Parameter nicht angekreuzt sein dürfen. Auch wenn die oben genannte Einschränkung nicht besteht, sollten die Gesellschafts- und/oder Partneranteile nur dann angefordert werden, wenn sie in der jeweiligen Phase der Konzernabschlußerstellung wirklich benötigt werden. Ein Verzicht führt zu einer deutlich schnelleren Datenselektion.

Durch Ankreuzen des Parameters Positionstabelle übernehmen, werden verschiedene Informationen aus der Positionstabelle in der Datenbank MCDX abgespeichert. Sofern dieses Feld nicht angekreuzt ist, werden umgekehrt die auf der MCDX abgespeicherten Informationen besorgt. Durch diese Technik wird erreicht, daß das laufzeitintensive Interpretieren der Summierungsvorschriften aus der Positionstabelle nur einmal erfolgt und in geeigneter Form abgespeichert werden kann. Bei weiteren Selektionsläufen können dann diese Daten direkt aus der MCDX gelesen werden. Das Interpretieren der Positionstabelle ist somit nur noch beim erstmaligen Selektieren und bei Änderungen in der Positionspflege notwendig.

In der Positionspflege können neben Positionsintervallen auch Positionssets und Formeln zur Definition von Positionswerten verwendet werden. Soweit die Definition über Formeln erfolgt, spricht man von Kennzahlen, deren Berechnung über den Parameter Kennzahlen ausgelöst wird. Einfache Summierungen über Intervalle oder Positionssets werden immer durchgeführt.

Es empfiehlt sich, in der Phase der Erstellung des Konzernabschlusses einen Automatismus in der Erzeugung der verdichteten Datenbestände einzurichten. In dieser Zeit sollten in der Nachtverarbeitung die erforderlichen Datenselektionen regelmäßig durchgeführt werden, so daß zu Tagesbeginn aktuelle Datenbestände ausgewertet werden können. Dabei sollten sowohl die Gesellschaftsanteile wie auch die Berechnung der Kennzahlen angefordert werden.

Gesamtselektion oder Deltaselektion

Für den Fall, daß nach der Selektion weitere Buchungen durchgeführt werden, wird vom System festgestellt, ob eine neue Gesamtselektion notwendig ist oder ob eine Delta-Selektion durchgeführt werden kann. Bei der Delta-Selektion werden die Delta-Belege selektiert und der verdichtete Datenbestand ergänzt. Die Delta-Selektion kann nur Konsolidierungsbelege der Kontierungsebenen 2 bis 4 verarbeiten, also keine Anpassungsbuchungen.
Die Delta-Selektion ist nur unter folgenden Bedingungen möglich:

Es wurde bereits eine Gesamtselektion mit gleicher Parameterisierung durchgeführt.

Die Statusverwaltung des zu selektierenden Teilkonzerns blieb unverändert auf Status Umrechnung gesperrt für alle Gesellschaften.

Es sollen keine Kennzahlen errechnet werden.

Die Entscheidung zwischen Gesamt- und Delta-Selektion wird vom System automatisch vorgenommen. Dem Anwender wird im Protokoll der Selektion mitgeteilt, ob und warum eine Gesamt- oder Delta-Selektion durchgeführt wurde bzw. daß eine Selektion nicht notwendig ist.

Falls eine Gesamtselektion erzwungen werden soll, steht das Programm RGCSEL01 zur Verfügung. Dieses befindet sich nicht im Menü.

Analysemöglichkeiten der Datenselektionen bietet die Listart 9 der Summenauswertungen. Hier werden Informationen über den Stand der Datenselektion sowie die Ursachen für einen nicht aktuellen Stand gegeben. Sehen Sie hierzu auch Der Auswertungsreport und seine Parameter.