In der Fußzeile der Erfassungsmaske kann man über das Feld ab Position innerhalb eines umfangreichen Erhebungsbogens direkt auf die eingegebene Positionsnummer positionieren.

Das nachfolgende Feld Delta erlaubt es, einen zuvor schon erfaßten Positionswert um dieses Delta zu verändern, ohne daß man ihn mit dem Ergebnis der Addition bzw. Subtraktion überschreiben muß. Wenn zum Beispiel eine Kontrollsummenprüfung eine Abweichung aufweist und diese Abweichung einer bestimmten Position zuzuordnen ist, muß man nicht den neuen Positionswert zuerst errechnen, sondern kann im Feld ab Position die gewünschte Positionsnummer und im Feld Delta die Summenabweichungen eintragen.

Rechts in der Fußzeile erscheint der Wert des durchlaufenden Summenzähler S0. Dieser zeigt den jeweiligen Stand der Erfassung bis zum letzten Wert des Bildschirmes an. Diese Summe bietet, insbesondere bei der GuV- sowie Bilanz-Erfassung, eine wichtige Kontrollmöglichkeit. Sie muß gegen Ende der vollständigen Erfassung 0 werden. Wurde für diese beiden Formulare in der Erhebungsbogen-Definition die Saldo-Null-Prüfung festgelegt, so kann nur bei Saldo Null gesichert werden.

Hinsichtlich der Erfassung gilt folgendes:

• Die Speicherung der eingegebenen Daten in der Datenbank ist möglich, ohne daß alle Positionen eingegeben sind. Wenn keine zwingende Saldo-Null-Prüfung vorgesehen ist, kann man an einer beliebigen Stelle die Erfassung abbrechen und die Daten quasi zwischenspeichern. Im erneuten Aufruf des Vorgangs können die fehlenden Daten ergänzt werden.

• Wenn eine Position nach Bewegungsarten, Zugangsjahren, Partnern oder Währungen aufgerissen ist und über die dabei verwendeten Set-Elemente hinaus weitere Details zu erfassen sind, dient die Funktion Einfügen dazu, ein gesondertes Bild aufzurufen, in dem der gewünschte weitere Aufriß durch Eingabe von Wert und Bewegungsart bzw. Partnerunternehmen erfolgt. Insbesondere kann darauf verzichtet werden, den Aufriß einer Position durch Sets zu spezifizieren, wenn man bereit ist, bei der Erfassung jede Form des Aufrisses über dieses Zusatzbild abzuwickeln. Hierbei ist zu beachten, daß bei zweistufigem Aufriß einer Position das Einfügen nur auf der untersten Ebene möglich ist. Aus dem Zusatzbild kehrt man wieder zurück in die Originalverarbeitung.

• Zwischen den einzelnen Seiten des Erfassungsbogens kann über die Symbolleiste vor- und zurückgeblättert sowie auf die erste oder letzte Seite positioniert werden.

• Innerhalb der Eingabemaske erscheinen nun die Positionen zur Eingabe für die verschiedenen Werte. Unmittelbar davor steht normalerweise die Positionsnummer gefolgt von einem Vorzeichen Plus (+) oder Minus (-) aus der Positionspflege. An diesem Vorzeichen kann der Anwender erkennen, welchen "Normalcharakter" die Position hat. Davon abhängig ist seine Betragseingabe mit nachgestelltem oder ohne nachgestelltes Minuszeichen durchzuführen. Für eine Haben-Position, wie z. B. eine Passiva- oder Ertragsposition der GuV, wird der Wert vom Anwender ohne Vorzeichen eingegeben, wenn die Position den für sie "typischen" Habensaldo aufweist. Auf diesem Wege wird über die Vorzeichensteuerung aus der Positionspflege erreicht, daß die Werteingabe durch den Anwender im Normalfall ohne Vorzeichen erfolgen kann. Ähnlich wie bei der Positionsnummer gibt es auch bei der Bewegungsart ein Vorzeichen, das den normalen Charakter der Bewegungsart angibt und eine in der Regel vorzeichenfreie Eingabe durch den Anwender ermöglicht.

• Wird auf dem Bildschirm hinter dem Vorzeichen ein U angezeigt, so deutet dies darauf hin, daß für diese Position ein Aufriß vorgesehen und in der Datenbank bereits vorhanden ist. Sobald Aufrisse über ein detailliertes Formular erfaßt wurden, ist diese Position automatisch für die globale Eingabe gesperrt. Korrekturen können folglich nur auf Detailebene vorgenommen werden. Dies ist unkritisch, wenn lediglich Aufrißinformationen (z.B. Partner oder Bewegungsarten) geändert werden, die den Globalwert dieser Position nicht verändern.

• In der Erhebungsbogendefinition des (bzw. der) Detailfomulars muß der Schalter Formular sperren freigelassen werden.
• Im Detailformular sind die Werte zu ändern.
• Das übergeordnete Formular ist zu überprüfen. Der Globalwert wurde übernommen. Möglicherweise müssen Korrekturen auf einer weiteren Position vorgenommen werden, falls durch die Globalwertänderung eine Differenz (z.B. Aktiva ungleich Passiva) entstanden ist.
• Wenn diese Änderungen abgeschlossen sind, muß unbedingt wieder die Formularsperre in der Erhebungsbogendefinition für die Detailformulare gesetzt werden.

• Das Kennzeichen * hinter der Positionsnummer bedeutet, daß dieses Formular einen Aufriß vorsieht, jedoch kein Set definiert ist, das über die möglichen Aufrißobjekte Auskunft gibt. Dann kann der Anwender über die Funktion Einfügen in die einzelnen Aufrißbilder verzweigen, um dort den Wert und die Aufrißinformation (Bewegungsart, Partner etc.) anzugeben.

• Die direkte Erfassung von Summenpositionen ist nicht möglich. Innerhalb der Plausibilitätsprüfung wird überprüft, daß Summenpositionen keinen Wert tragen.

• Bei der Erfassung von Positionen mit exklusiven Bewegungsarten ist zu beachten, daß diese Positionen stets mit den exklusiven Bewegungsarten erfaßt werden müssen. Wird eine Position zunächst ohne exklusive Bewegungsart erfaßt und im folgenden mit exklusiver Bewegungsart, dann wird auf der Position ein falscher Wert ausgewiesen.

• Über den Menüpunkt Bearbeiten ist die Löschung der Werte aller eingabebereiten Positionen möglich.