Varianteneinstellungen für das Archivieren (FI-SL) (SAP-Bibliothek

Varianteneinstellungen für das Archivieren (FI-SL)

Verwendung

Wenn Sie eine Archivdatei anlegen, müssen Sie eine bereits vorhandene Variante eingeben oder eine neue Variante anlegen. Die Variante enthält die Selektionskriterien für die Summensätze und/oder die Einzelpostensätze der Speziellen Ledger, die Sie archivieren wollen.

Funktionsumfang

Wenn Sie die Archivierungsvariante anlegen, legen Sie fest, ob Sie nur Einzelposten oder sowohl Summensätze als auch Einzelposten (Massenarchivierung) archivieren wollen. Die vorgeschlagene Archivierungsart ist Nur Einzelposten. Diese Vorschlagseinstellung können Sie ändern, indem Sie Archivierungsart wählen.

Welche Eingaben Sie für die Archivierungsvariante machen, hängt von der Archivierungsart ab, die Sie ausgewählt haben:

Wenn Sie nur Einzelposten archivieren, müssen Sie Eingaben für die allgemeinen Selektionskriterien, die Belegselektionskriterien, die Bearbeitungsoptionen, die Ausgabeoptionen und die technischen Einstellungen machen.

Wenn Sie sowohl Summensätze als auch Einzelposten archivieren, müssen Sie Eingaben für die allgemeinen Selektionskriterien, die Bearbeitungsoptionen, die Ausgabeoptionen und die technischen Einstellungen machen.

Allgemeine Selektionskriterien

Die Selektionskriterien für die Summensätze und/oder Einzelposten, die Sie archivieren wollen, sind Ledger, Satzart, Version, Buchungskreis, Gesellschaft und Geschäftsjahr. Das Feld Periode wird nur eingeblendet, wenn Sie Einzelposten archivieren (nicht bei Massenarchivierung).

Das Periodenfeld wird nur bei der Archivierung von Isteinzelposten verwendet. Wenn Sie Planeinzelposten archivieren, können Sie keine Perioden angeben (d.h., wenn Sie Satzart 1 (Plansätze) oder Satzart 3 (Planallokationssätze) verwenden). Wenn Sie dies tun, gibt das System eine Fehlermeldung aus.

Sie können als Selektionskriterien sowohl Einzelwerte als auch Wertintervalle eingeben.

Das System archiviert nur Daten, die die von Ihnen in die Variante eingegebenen Selektionskriterien erfüllen.

Damit Sie bei der Ausführung des Archivierungsprogrammes günstige Verarbeitungszeiten erhalten, empfehlen wir Ihnen, soviele Selektionskriterien wie möglich einzugeben. Auf jeden Fall sollten Sie ein Ledger und ein Geschäftsjahr angeben.

Sie können nur dann Datensätze archivieren, wenn die betreffenden Einstellungen im Customizing für Spezielle Ledger gepflegt sind.

Wenn Sie beispielsweise Datensätze für Ledger AB und Version 007 archivieren wollen, prüft das System zunächst, ob Version 007 im Customizing dem Ledger AB zugeordnet ist. Wenn diese Zuordnung im Customizing gepflegt ist, erzeugt das System eine Archivdatei und archiviert die betreffenden Daten. Wenn die Zuordnung nicht gepflegt ist, werden für die Kombination "Ledger AB/Version 007" keine Datensätze archiviert.

Belegselektionskriterien

Belegselektionskriterien geben Sie nur ein, wenn Sie Einzelposten archivieren. Bei der Archivierung von Summensätzen geben Sie keine Belegselektionskriterien ein.

Als Belegselektionskriterien können Sie sowohl Einzelwerte als auch Wertintervalle eingeben.

Das System archiviert nur Einzelposten, die die von Ihnen in die Variante eingegebenen Selektionskriterien erfüllen.

Ablaufsteuerung

Wählen Sie Nur Kombinationsliste erzeugen, wenn das System eine Liste der Kombinationen aus dem Customizing erzeugen soll, die nach den von Ihnen eingegebenen Selektionskriterien archiviert würden. Im Rahmen des Archivierungsprogrammes würden nur für die eingeblendeten Customizing-Kombinationen Daten archiviert und aus dem System gelöscht.

Sie können nur dann Datensätze archivieren, wenn die entsprechenden Konfigurationseinstellungen im Customizing für Spezielle Ledger definiert und gepflegt wurden.

Wenn beispielsweise für die Kombination "Ledger AB" und "Version 007" bereits Datensätze gebucht wurden, die Kombination "Ledger AB" und "Version 007" jedoch zu einem späteren Zeitpunkt im Customizing gelöscht wurde, werden die Datensätze für diese Kombination nicht aufgelistet und nicht archiviert.

Mit Hilfe der Funktion Ledgerstatistik, die Sie im Bild Spezielle Ledger mit Werkzeuge ® Ledgerstatistik aufrufen, können Sie die Anzahl der Datensätze, die Ihre Archivierungsselektionskriterien erfüllen, auf Differenzen überprüfen. Im obigen Beispiel würde die Funktion Ledgerstatistik zur Ausgabe einer Statistik für Ledger AB und Version 007 führen, die die vor der Löschung der Zuordnung gebuchten Datensätze enthalten würde.

Wählen Sie Testlauf, wenn das Archivierungsprogramm für die von Ihnen eingegebenen Selektionskriterien lediglich einen Testlauf durchführen soll. Das System liest die Daten, erzeugt jedoch keine Archivdatei. Das System gibt eine Statistik über die Anzahl der beim Testlauf gelesenen Datensätze aus.

Wählen Sie Archivieren ohne Datenbankveränderung, wenn Sie das Archivierungsprogramm starten und eine Archivdatei für die von Ihnen eingegebenen Selektionskriterien erzeugen wollen. Es werden keine Datensätze aus Ihrer Datenbank gelöscht.

Wählen Sie Archivieren mit Datenbankveränderung, wenn Sie das Archivierungsprogramm starten und eine Archivdatei für die von Ihnen eingegebenen Selektionskriterien erzeugen wollen. Die Datensätze werden aus der Datenbank gelöscht.

Das Löschprogramm wird mit einer Variante gestartet. Diese Variante können Sie auf dem Bild Archiv-Administration: Archivdateien erzeugen mit der Funktion Springen ® Customizing definieren. Sie müssen die richtige Variante für den Produktivlauf eingeben.

Ablaufsteuerung für Einzelposten

Wenn Sie Einzelposten archivieren, müssen Sie festlegen, wie das System die Einzelposten sortieren und archivieren soll:

Wenn das System die Einzelposten lesen und die Einzelposten, die den Selektionskriterien entsprechen, paketweise archivieren soll, wählen Sie Belegunabhängige Archivierung. Das System sortiert und archiviert die Einzelposten nicht nach Belegnummern (d.h. die Sätze werden nicht in einer bestimmten Reihenfolge archiviert), sondern lediglich nach Tabellennamen.

Diese Archivierungsart ermöglicht eine verbesserte Performance des Archivierungsprogramms.

Wenn Sie Einzelposten paketweise archivieren, ist es jedoch nicht möglich, die einzelnen Belege über die Archivierungsindextabellen aufzurufen.

Wenn das System die Einzelposten lesen und die Einzelposten, die den Selektionskriterien entsprechen, nach Belegnummern archivieren soll, wählen Sie Belegweise Archivierung. Das System sortiert und archiviert die Sätze nach Tabelle, Ledger und Belegnummer.

Jeder Beleg entspricht innerhalb der sequentiellen Datei einem Objekt.

Wenn Sie Einzelposten nach Belegnummern archivieren, erzeugt das System einen Archivierungsindex, mit dessen Hilfe Sie die einzelnen Belege aufrufen können.

Diese Archivierungsart kann jedoch zu Performance-Problemen führen und sehr viel Speicherplatz benötigen. Aus diesem Grund empfehlen wir Ihnen, das Archivierungsprogramm zunächst im Test-Modus laufen zu lassen.

Ausgabeoptionen

Wenn Sie Testlauf, Archivierung ohne Datenbankänderung oder Archivierung mit Datenbankänderung gewählt haben, können Sie festlegen, ob Sie für die erzeugten Archivdateien jeweils ein Standardprotokoll oder ein erweitertes Protokoll anzeigen wollen.

Vorschlagseinstellung ist das Standardprotokoll (Kennzeichen Customizingliste hinzufügen nicht gesetzt). Das System gibt für jede Archivdatei die Anzahl der Archivierungsobjekte nach Tabelle gegliedert aus.

Das erweiterte Protokoll enthält die Informationen der Standardliste sowie Statistiken über die Anzahl der Sätze, die für jede Customizing-Kombination gefunden wurden, die den von Ihnen angegebenen Selektionskriterien entspricht. Wenn Sie ein erweitertes Protokoll anzeigen wollen, setzen Sie das Kennzeichen Customizingliste hinzufügen.

Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie unter Protokoll (FI-SL).

Technische Einstellungen

Sie müssen für die Sätze, die archiviert werden, die Paketgröße angeben (indem Sie Zugriffsparameter wählen). Durch die Paketgröße wird festgelegt, wieviele Sätze bei jedem Datenbankzugriff gelesen werden.

Wenn Sie Belegunabhängige Archivierung gewählt haben, wird über die Paketgröße auch festgelegt, wieviele Einzelposten innerhalb der sequentiellen Datei je Objekt archiviert werden.

Die Vorschlagspaketgröße ist 10000. Diesen Wert können Sie Ihren Anforderungen entsprechend ändern.

Siehe auch:

Archivieren - Variante pflegen (FI-SL)