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Auszählungsregelungen festlegen

In diesem Arbeitsschritt definieren Sie Regelungen für die Auszählung von An-/Abwesenheiten. Mit ihnen werden die Abrechnungstage und -stunden einer An-/Abwesenheit ermittelt. Die ausgezählten Abrechnungstage und -stunden dienen zur Steuerung der Kontingentabtragung und können in der Personalabrechnung zur Bewertung der Abwesenheit verwendet werden.

Siehe auch: Konzeptinformationen unter Abwesenheitsauszählung.

Sie geben in diesem Arbeitsschritt zum einen Bedingungen an den auszuwertenden Tag, den Arbeitszeitplan und die An-/Abwesenheit an. Diese Bedingungen müssen erfüllt sein, damit eine Auszählungsregelung ausgewählt wird.
Zum anderen definieren Sie hier Vorgaben, wie die An-/Abwesenheiten ausgezählt werden sollen. Wichtigste Vorgabe ist der Prozentwert, mit dem aus den An-/Abwesenheitsstunden bzw. -tagen die Abrechnungsstunden bzw. -tage berechnet werden.
Den Prozentwert geben Sie im Feld Kontingentmulitiplikator an. Sie können einen Kontingentmulitiplikator für die Stunden und für die Tage festlegen. In der Regel werden Sie hier die gleichen Prozentwerte eintragen.
Theoretisch sind aber auch Fälle denkbar, in denen Sie Abwesenheiten für die Kontingentabtragung anders auszählen möchten als für die Bewertung in der Personalabrechnung. Voraussetzung hierfür ist, daß Sie für die Abtragung der Abwesenheit eine andere Einheit verwenden als für die Bewertung der Abwesenheit in der Personalabrechnung ( Abwesenheitsbewertung). So können Sie dann z.B. die ermittelten Abrechnungsstunden für die Kontingentabtragung, die ermittelten Abrechnungstage bei der Abwesenheitsbewertung zur Ermittlung von Durchschnitten verwenden.

Struktur der Auszählungsregelungen

Eine Auszählungsregelung kann sich aus mehreren Einzelregeln zusammensetzen. Diese unterscheiden Sie durch Folgenummern. Das System durchläuft die Einzelregeln fortlaufend, bis eine Regel zutrifft.

Sie können mehrere Bedingungen angeben, die alle zusammen erfüllt sein müssen, damit eine Regel zutrifft. Ob eine Bedingung erfüllt sein muß, kennzeichnen Sie durch Markieren des entsprechenden Feldes.

Beispiel

1. In Ihrem Unternehmen erhalten die Mitarbeiter pro Jahr einen Anspruch auf 5 Tage Fortbildung. Dazu wird pro Jahr für jeden Mitarbeiter ein Anwesenheitskontingent von 5 Tagen im Infotyp Anwesenheitskontingente (2007) angelegt. Von diesem Kontingent trägt die Anwesenheitsart Fortbildung ab.
In der Regel werden an Feiertagen keine Seminare abgehalten. Sie haben aber Mitarbeiter, die an Feiertagen arbeiten müssen. Daher möchten Sie, daß bei der Anwesenheitsart Fortbildung keine Feiertage von dem Kontingent abtragen.
Markieren Sie dazu in dem Bereich Feiertagsklasse das Feld kein Feiertag und im Bereich Tagestyp das Feld Arbeit gemäß Arbeitszeitplan . Markieren Sie im Bereich Bedingung an die Sollstunden das Feld Sollstunden>0.
2. Eine Mitarbeitergruppe arbeitet 40 Stunden in der Woche, allerdings nicht wie üblich an 5 Tagen in der Woche, sondern an 4 Tagen in der Woche mit je 10 Stunden. Diese Mitarbeiter haben wie ihre Kollegen einen Urlaubsanspruch von 20 Tagen im Jahr. Der Periodenarbeitszeitplan dieser Mitarbeitergruppe besitzt die Auszählklasse des Periodenarbeitszeitplans 05.
Ein Urlaubstag dieser Mitarbeiter hat verglichen mit ihren Kollegen eine Wertigkeit von 1,25 Tagen. Ein Urlaubstag muß also 1,25 Tage von dem Urlaubsanspruch abtragen.
Bei der Regelung zur Auszählung von Abwesenheiten können Sie die Auszählklasse des Periodenarbeitszeitplans abfragen, so daß Sie eine Regelung erstellen können, die nur für Arbeitszeitpläne mit einer Auszählklasse des Periodenarbeitszeitplans 05 gilt. Neben eventuellen weiteren Angaben zur Feiertagsklasse, Wochentag etc. geben Sie in dieser Regel einen Kontingentmultiplikator für Stunden- bzw. Kontingentmultiplikator für Tage von 125 % ein.

Empfehlung

Beachten Sie, daß in jedem Fall auch für An-/Abwesenheiten, die zu 100% ausgezählt werden sollen, eine entsprechende Regelung hinterlegt werden muß.

Aktivitäten

1. Wählen Sie die Sicht Auszählungsregelung.
2. Legen Sie die Gruppierungen fest, für die die Auszählungsregelung gelten soll.
3. Legen Sie die Auszählungsregelung fest. Verwenden Sie hierbei einen sprechenden Namen, damit Sie sie leicht identifizieren können.
4. Geben Sie bei Bedarf eine Folgenummer an, wenn Sie mehrere Einzelregeln zu einer Regelung hinterlegen möchten.
5. Geben Sie die Bedingungen an den aktuellen Tag an, wenn An-/Abwesenheiten an bestimmten Tagen anders ausgezählt werden sollen.

Hinweis
Bei den Bedingungen innerhalb eines Bereiches (z.B. Bedingungen an den Wochentag) können Sie mehrere Bedingungen markieren. In jedem Fall muß aber mindestens eine Bedingung markiert sein, da ja sonst die Regelung niemals gelten würde.
Damit eine Regelung zutrifft, müssen alle Bedingungen erfüllt sein, die Sie in den einzelnen Bereichen angegeben haben.
6. Geben Sie an, ob untertägige oder ganztägige An-/Abwesenheiten nach dieser Regel ausgezählt werden sollen. Sie können hier auch beide Felder ankreuzen, wenn Sie untertägige und ganztägige Abwesenheiten nachder gleichen Regel bewerten möchten.
7. Geben Sie an, mit welchem Kontingentmultiplikator für Tage und für Stunden die An-/Abwesenheit ausgezählt werden soll.
Damit Sie hier verarbeitbare Zahlen erhalten, können Sie zusätzlich eine Rundungsregel angeben. Legen Sie in diesem Fall fest, in welcher Reihenfolge multipliziert und gerundet werden soll. Eine Rundung vor der Multiplikation empfiehlt sich insbesondere bei untertägigen An-/Abwesenheiten.
8. Informieren Sie sich bei Bedarf über die Sicht Rundungsregel über die vorhandenen Rundungsregeln bzw. legen Sie neue an.