Grundlegend für das Verständnis der Datenablage im CO-PA sind die Begriffe Einzelposten und Ergebnisobjekt. Ein Einzelposten entspricht z.B. einer Position in einem Fakturabeleg aus der Komponente SD. Die im Einzelposten abgelegte Kombination von Merkmalswerten bestimmt ein eindeutiges Ergebnisobjekt, auf das der Einzelposten gebucht werden muß.

Zusätzlich muß eine zeitliche Dimension (Buchungsperiode) abgebildet werden.

Die Datenbasis, die beim Generieren eines Ergebnisbereichs erzeugt wird, spiegelt die logische Gliederung der Informationen unmittelbar wieder.

Es gibt eine Ist-Einzelpostentabelle CE1xxxx (xxxx = Ergebnisbereich), die alle Daten auf detailliertester Ebene vorhält. Die Plan-Einzelposten werden in der Tabelle CE2xxxx abgelegt.

Logisch übergeordnet gibt es eine Objekttabelle CE4xxxx, die jeder Kombination von Merkmalswerten eine Objektnummer zuordnet. Um eine erste Verdichtung zu erzielen, sind mindestens die Belegnummer und die Fakturaposition aus der Merkmalsliste ausgeblendet. Ebenso ausgeblendet sind die Merkmale, die im IMG für die Verwendung im Ergebnisobjekt ausgeschaltet wurden. Die Objekttabelle CE4xxxx kann und sollte also für die Verarbeitung der Daten innerhalb der Ergebnisrechnung, z.B. für das Informationssystem, optimiert werden. Als "Schnittstelle" zu anderen Applikationen dient die Tabelle CE4xxxx_ACCT, die neben den Merkmalen der CE4xxxx auch externe Kontierungsinformationen enthält.

Um die zeitliche Einordnung zu ermöglichen, wird zwischen der Objekttabelle und den Einzelposten die sog. Objektebene CE3xxxx aufgebaut. Die Objektebene nimmt neben den Wertfeldern die Merkmale Vorgangsart, Plan-/Ist-Kennzeichen, Version, Periode sowie einige weitere technische Angaben auf. Zu einem Ergebnisobjekt (also einer Zeile der Objekttabelle) gehören mehrere Zeilen der Objektebene, die alle die gleiche Objektnummer tragen, sich aber auf verschiedene Buchungsperioden beziehen.

Jede Zeile der Objektebene wiederum kumuliert die Wertfelder einer Reihe von Einzelposten mit dieser Objektnummer, die der betreffenden Buchungsperiode zugeordnet sind.

Die folgende Grafik gibt eine Übersicht über die Tabellen:

Sie haben für einen Kunden 0815 drei Belege fakturiert. Die erste Buchung erfolgt im März (Buchungsperiode 003), und es wird für die Artikel ART1 und ART2 ein Erlös von DM 100,00 bzw. DM 200,00 verbucht. Die zweite Buchung erfolgt im April. Es wird für die Artikel ART1 und ART3 ein Erlös von DM 400,00 bzw. DM 800,00 gebucht. Die dritte Buchung erfolgt ebenfalls im April. Es wird für die Artikel ART1 und ART3 ein Erlös von DM 1 600,00 bzw. DM 3 200,00 gebucht. Durch die Fortschreibung der Objekttabelle und der Objektebene bei der Verbuchung der Einzelposten ergibt sich der folgende Tabelleninhalt: