Arbeitszeiten erfassen  

Verwendung

In diesem Abschnitt zeigen wir Ihnen, wie Sie Arbeitszeiten für Ihre eigene Personalnummer bzw. für andere Mitarbeiter im Arbeitszeitblatt erfassen. Bei der Erfassung gibt es folgende drei Möglichkeiten:

Sie haben die Möglichkeit, das Erfassungsbild an Ihre individuellen Anforderungen anzupassen. Lesen Sie dazu den Abschnitt Anpassung des Erfassungsbildes.

Vorgehensweise

  1. Rufen Sie die Erfassungssicht des Arbeitszeitblattes auf.
  2. Geben Sie die erforderlichen Arbeitszeitattribute für den jeweiligen Mitarbeiter ein. In der Regel werden Sie alle Felder, die in dem Erfassungsteil angeboten werden, füllen.

    3. Zur Erleichterung der Erfassung kann das System auch einige Vorschlagswerte des jeweiligen Mitarbeiters automatisch in die entsprechenden Felder übertragen. Diese Vorschlagswerte werden automatisch in die Zeilen gestellt, in denen Sie schon Zeiten erfasst haben. Sie erscheinen, wenn Sie ENTER wählen. Bei Bedarf können Sie die Vorschlagswerte überschreiben.

    · Einige Felder müssen Sie in jedem Fall erfassen, damit Sie die Daten speichern können. Das System weist Sie darauf hin, wenn eines dieser Muss-Eingabefelder nicht gefüllt ist.

    · Über die Besonderheiten bestimmter Arbeitszeitattribute können Sie sich unter Detailinformationen anzeigen informieren.

    Wenn Sie über die Listerfassung für mehrere Mitarbeiter Arbeitszeiten erfassen, tragen Sie im gleichnamigen Feld die Personalnummer des Mitarbeiters ein, dessen Arbeitszeiten Sie pflegen möchten. In diese Erfassungszeile geben Sie die erforderlichen Daten ein. Für Mitarbeiter, für die in dem Erfassungszeitraum bereits Daten erfasst wurden, existiert bereits eine Erfassungszeile.

  3. Erfassen Sie die Zeiten, die der jeweilige Mitarbeiter an einem Projekt, Auftrag oder ähnlichem gearbeitet hat. Erfassen Sie die Zeiten jeweils pro Tag und Arbeitszeitattribut in Stunden bzw. Uhrzeiten.
    1. Bei der Eingabe von Stunden brauchen Sie bei ganzen Stunden nur die Vorkomma-Stellen einzugeben, z.B. 4 für 4,00 Stunden.
    2. Ebenso brauchen Sie bei der Eingabe von Uhrzeiten bei vollen Stunden nur die Stunde anzugeben, z.B. 8 für 08:00 Uhr.
  4. Erfassen Sie bei Bedarf Zusatzinformationen zu den Datensätzen.

    5. Informationen hierzu finden Sie unter Erfassen von Zusatzinformationen.

  5. Prüfen Sie die erfassten Daten.
  6. Korrigieren Sie bei Bedarf Daten, die einen Fehler oder eine Warnung verursacht haben. Lesen Sie dazu den Abschnitt Fehler und Warnungen bearbeiten.
  7. Wechseln Sie erforderlichenfalls den Erfassungszeitraum, um weitere Daten zu erfassen.

    8. Auch bei dem Wechsel des Erfassungszeitraums prüft das System einige der Daten, die Sie eingegeben haben.

  8. Wenn Sie über die Listerfassung für mehrere Mitarbeiter Arbeitszeiten erfassen, wiederholen Sie die Schritte 2-7 für jeden Mitarbeiter.
  9. Geben Sie die Daten frei, wenn Sie sicher sind, daß Sie sie nicht mehr ändern möchten. Die Daten stehen dann bereit für eine weitere Bearbeitung durch einen Genehmiger oder die Überleitung in die Zielkomponenten.

    10. Abhängig von den individuellen Profileinstellungen geben Sie die Daten mit einem der folgenden Verfahren frei:

    1. Freigabe beim Sichern. In diesem Fall erfolgt die Freigabe automatisch, wenn Sie die Daten sichern. Freigegebene Daten erhalten den Bearbeitungsstatus Freigegeben zur Genehmigung.

      2. Abhängig davon, ob Sie ein Genehmigungsverfahren nachgeschaltet haben, reagiert das System auf unterschiedliche Arten. Lesen Sie hierzu: Daten beim Sichern freigeben.

    2. Freigabe der Daten über die Freigabesicht. Lesen Sie hierzu: Daten über die Freigabesicht freigeben.
  10. Sichern Sie die Daten.

    11. Sie gelangen zurück auf das Einstiegsbild.

  11. Wenn Sie Daten über die Einzelerfassung für mehrere Personen pflegen, können Sie aus der angebotenen Liste den nächsten Mitarbeiter auswählen und Daten für ihn pflegen. Wiederholen Sie hierfür die Schritte 2-9.

Ergebnis

Sie haben Arbeitszeiten für sich bzw. andere Mitarbeiter im Arbeitszeitblatt erfasst.