Verbuchung der Abschreibungen 

Einsatzmöglichkeiten

Jede Bewegung auf einem Wirtschaftsgut führt im R/3-System FI-AA zunächst zu einer Veränderung der prognostizierten Abschreibung, jedoch noch nicht zu einer Fortschreibung der Wertberichtigungs- und Abschreibungskonten für die Bilanz und GuV. Erst durch den periodischen Abschreibungsbuchungslauf mit Hilfe einer Batch-Input-Mappe werden die je Wirtschaftsgut geplanten Abschreibungen für jede Kontierungsebene aufsummiert in die Finanzbuchhaltung gebucht.

Ablauf

Die Berechnung und Einplanung von Abschreibungen, Zinsen und Aufwertungen wird im System über Schlüssel gesteuert oder kann manuell im Rahmen einer speziellen Buchungstransaktion erfolgen. In beiden Fällen müssen diese geplanten Werte der Anlagenbuchhaltung periodisch per Batch-Input-Mappe auf die entsprechenden Aufwands und Bestandskonten des Hauptbuchs gebucht werden. Diese Buchungsmappe bucht neben den verschiedenen Abschreibungsarten, Zinsen und Aufwertungen auch die Auflösung und Einstellung von Sonderposten.

Beachten Sie, daß das System beim AfA-Buchen immer Sammelbelege erstellt (keine Belege je Anlage).

Konten beim AfA-Buchen

Vergleichen Sie zu den Systemeinstellungen im Zusammenhang mit dem AfA-Buchungslauf bitte auch die Ausführungen im Abschnitt Systemeinstellungen AfA-buchen und Buchen der Abschreibungen.

Erstellen Batch-Input-Mappe

Über Periodische Arbeiten ® Abschreibungslauf ® Durchführen buchen rufen Sie den Report für das Buchen der Abschreibungen auf. Der Report ist periodisch (jährlich, halbjährlich, vierteljährlich oder monatlich) zu starten. Dieser Report erstellt eine Batch-Input-Mappe, die alle Buchungsinformationen für die Finanzbuchhaltung beinhaltet. Erst durch das Abspielen der Mappe werden die entsprechenden Buchungsbelege erstellt. Der Report kann nur als Hintergrundverarbeitung gestartet werden.

Entsprechend den bei der Systemeinstellung angegebenen Buchungszyklen, erfolgt dann die Erstellung von Buchungsmappen mit Buchungen je Bewertungsbereich und Kontengruppe. Als Buchungsdatum verwendet das System

Im folgenden sind die Startparameter des Reports detailliert beschrieben:

Buchungsperiode

Bei planmäßigen Buchungsläufen buchen Sie die Perioden in sequentieller Reihenfolge und gemäß festgelegtem Buchungsrhythmus.

Sofern bereits die letzte Normalperiode bebucht wurde, ist es möglich, in Sonderperioden der Finanzbuchhaltung zu buchen. Dies ist im allgemeinen dann erforderlich, wenn bestimmte (bilanzpolitische) Jahresabschlußmaßnahmen nicht das Periodenergebnis der letzten Normalperiode verfälschen sollen. Starten Sie dann einen planmäßigen Buchungslauf unter Angabe einer beliebigen Sonderperiode (z.B. 13).

Beachten Sie bitte, daß Sie auch bei einem verschobenen Geschäftsjahr die zu buchende FI-Periode (keine Kalenderperiode) angeben müssen (vgl. Systemeinstellungen AfA-buchen).

Grund des Buchungslaufes

Mit jedem Buchungslauf können Sie per Parametererfestlegung im Startbild folgende Aktivitäten durchführen:

Sie können die gemäß dem Buchungszyklus festgelegte nächste Periode bebuchen. Bei einem solchen regulären Buchungslauf ist keine Eingrenzung auf bestimmte Anlagen erlaubt.

Sie können einen Wiederholungslauf für die zuletzt gebuchte Periode anfordern. Dies ist beispielsweise erforderlich, wenn im Rahmen von Bilanzabschlußmaßnahmen die Bewertungsparameter einzelner Anlagen geändert worden sind. Das System bucht bei einem Wiederholungslauf dann nur die daraus resultierenden Differenzbeträge zum ersten Buchungslauf (=> keine Doppelbuchungen). Eingrenzungen auf bestimmte Anlagen sind hier möglich.

Beachten Sie bitte folgende Besonderheiten hinsichtlich des eingestellten Buchungsverfahrens (vgl. Systemeinstellungen AfA-buchen) bei einem Wiederholungslauf:

Beim Nachholverfahren berechnet das System die Abschreibungen von Jahresbeginn bzw. Abschreibungsbeginn bis inclusive der zu buchenden Abschreibungsperiode neu. Die Differenz dieses Betrages zur bereits insgesamt gebuchten Abschreibung ist die im Wiederholungsfall neu zu buchende Abschreibung. Durch diese Neuberechnung fließen insbesondere neue Buchungen und geänderte Abschreibungsparameter ins Kalkül mit ein.

Das Restverteilungsverfahren verteilt die noch zu buchende Jahresabschreibung auf die noch zu buchenden Perioden. Dabei erfolgt keine Neuberechnung der Abschreibung wie beim Nachholverfahren. Wenn eine Periode bereits bebucht wurde, erfolgt keine weitere Buchung in derselben Periode. Erst in der nächsten Periode wirken sich Änderungen in den Abschreibungsparametern und/oder neue Zugangsbuchungen aus. Lediglich im Fall des Neuanlegens einer Anlage wird diese Anlage im Wiederholungslauf berücksichtigt, da für diese Anlage in der Periode noch keine AfA-Buchung vorgenommen wurde.

Sofern ein Buchungslauf aus technischen Gründen abbrach und bereits Datenbankveränderungen durchgeführt wurden, müssen Sie den Report im Restart-Modus starten. Dieser Restart-Modus stellt sicher, daß alle durch den Abbruch noch nicht fertiggestellten Systemaktivitäten nachgeholt werden.

Soll aus bestimmten Gründen eine oder mehrere Buchungsperioden übersprungen werden, ist dies durch einen außerplanmäßigen Buchungslauf möglich. Das System erstellt dann eine Buchungsmappe für alle übersprungenen Perioden einschließlich der angegebenen Periode. Diese Buchungsperiode muß jedoch zum Buchungszyklus passen. So führt beispielsweise die Angabe der Periode 7 bei einem vierteljährlichen Buchungsrhythmus zu keiner Buchung.

Einzelliste/Testlauf

Der Report liefert neben einer Batch-Input-Mappe eine Liste, die je Kontengruppe und Bewertungsbereich (auf Wunsch auch je Anlage) die geplante Jahresabschreibung, die bis zu dieser Periode gebuchte und die in dieser Periode zu buchende Abschreibung zeigt. Die Abstimmung zwischen Liste und Buchungsbelege wird durch den Ausdruck der vom System vergebenen Belegnummer in der Liste erleichtert.

Um sicherzustellen, daß innerhalb einer Buchungsperiode alle Anlagen bearbeitet werden, ist eine Einschränkung auf bestimmte Anlagen nur für Wiederholungsläufe vorgesehen. Auf Wunsch kann der Report im Testmodus gestartet werden.