Geleistete Anzahlungen für Anlagen im Bau stellen Zugänge zum Anlagevermögen dar, die aktiviert und im allgemeinen in einer eigenen Bilanzposition ausgewiesen werden müssen. Anzahlungsbuchungen sind deshalb im R/3-System durch eigene, spezielle Bewegungsarten gekennzeichnet.

Bei der Abwicklung einer Anzahlung sind folgende Vorgänge zu buchen:

• Erfassen einer Anzahlungsanforderung

• Buchen der Anzahlung

• Buchen der zugehörigen Schlußrechnung

• Verrechnen der Anzahlungen mit der zugehörigen Schlußrechnung

Für diese Vorgänge stehen im R/3-System FI-AP (Kreditorenbuchhaltung) eigene Transaktionen zur Verfügung, die eine Kontierung auf die entsprechenden Anlagen erlauben. Die geleistete Anzahlung wird hierbei sowohl auf das Abstimmkonto der Anlagenbuchhaltung "Aktivierte Anzahlungen auf Anlagen" als auch auf das Abstimmkonto der Kreditorenbuchhaltung "Geleistete Anzahlungen auf Anlagen" gebucht. Das Gegenkonto zum Abstimmkonto der Anlagenbuchhaltung ist ein Verrechnungskonto. Damit die Anzahlungen in der Bilanz nicht doppelt ausgewiesen werden, muß dieses Verrechnungskonto auf dieselbe Bilanzposition gesteuert werden, wie das Anlagenabstimmkonto.

Beim Eingang der Schlußrechnung muß diese in voller Höhe gebucht und auf der Anlage aktiviert werden. Anschließend müssen Sie die Anzahlungen mit der Schlußrechnung verrechnen. Mit dem Verrechnen der Anzahlung werden auf der Anlage die ursprünglichen Zugänge (Anzahlungen) storniert.

Bei der Erfassung einer Anzahlungsanforderung mit Kontierung auf Anlage werden alle Prüfungen durchgeführt, die auch bei der direkten Buchung auf eine Anlage durchgeführt werden. Eine Anzahlungsanforderung kann bei manueller Buchung der Anzahlung als Buchungsvorlage dienen oder wird vom Zahlungsprogramm in eine Anzahlungsbuchung umgesetzt.

Die geleistete Anzahlung wird sowohl auf das Abstimmkonto der Anlagenbuchhaltung "Aktivierte Anzahlungen auf Anlagen" als auch auf das Abstimmkonto der Kreditorenbuchhaltung "Geleistete Anzahlungen auf Anlagen" gebucht. Das Gegenkonto zum Abstimmkonto der Anlagenbuchhaltung ist ein Verrechnungskonto.

Neben dem Buchen in der Finanzbuchhaltung ist es auch möglich, den anlagenseitigen Teil der Geschäftsvorfälle in der Anlagenbuchhaltung ohne Integration mit der Kreditorenbuchhaltung zu buchen.

Neben dem manuellen Buchen von Anzahlungen in der Anlagenbuchhaltung oder der Finanzbuchhaltung ist es auch möglich, Anzahlungen durch das Zahlungsprogamm der Finanzbuchhaltung buchen zu lassen. Das Programm arbeitet die im System vermerkten und fälligen Anzahlungsanforderungen ab. Vergleichen Sie zur Abwicklung von Anzahlungen in der Finanzbuchhaltung bitte die entsprechende Dokumentation des Systems FI (R/3-Bibliothek).

Wenn eine Anlage im Bau zum Jahresabschluß in Betrieb genommen werden soll, muß sie auf aktive Anlagen umgebucht (abgerechnet) werden. Erfolgt der Rechnungseingang zu einer für die Anlage im Bau geleisteten Anzahlung nicht im gleichen Geschäftsjahr wie die Anzahlung, ist es erforderlich, die geleistete, offene Anzahlungen zu stornieren und eine prognostizierte Rechnung (Rückstellung) zu aktivieren. Erst anschließend kann die Anlage im Bau abgerechnet werden.

Für das Buchen von Anzahlungen auf Anlagen sind im System FI-AA folgende Systemeinstellungen notwendig:

• Erlauben Sie für die betroffenen Anlagenklassen Buchungen mit der Bewegungsartengruppe für Anzahlungen (in der Pflegetransaktion für Anlagenklassen unter Zusätze)