Anhand der beiden folgenden Workflow-Prozesse soll ein für die Personalwirtschaft typischer Genehmigungs- und Abrechnungsprozeß im Bereich Reisemanagement dargestellt werden. Das im Verlauf des Prozesses skizzierte Genehmigungsverfahren lässt sich ebenso auf andere Ablaufprozesse im Bereich der Personalwirtschaft übertragen (siehe Urlaubsgenehmigung).

Ein Reiseantrag wird durch einen Mitarbeiter im System R/3 erfaßt und automatisch an einen im System R/3 festgelegten Vorgesetzten zur Prüfung weitergeleitet.

Der Vorgesetzte, der den Reiseantrag prüft, kann den Antrag genehmigen, ablehnen oder zur Korrektur an den Mitarbeiter zurückschicken. Die Betrachtung dieses Prozesses erfolgt unter der Voraussetzung, daß der Vorgesetzte den Reiseantrag des Mitarbeiters genehmigt.

Nach Genehmigung des Antrages wird der Mitarbeiter automatisch durch ein vom System generiertes Genehmigungsmail informiert.

Nach erfolgter Reise erfaßt der Mitarbeiter seine Reisefakten im System R/3. Die Spesenabteilung prüft, ob bei der Eingabe der Reisefakten durch den Mitarbeiter Korrekturbedarf aufgetreten ist oder ob diese konsistent sind. Falls die Reisefakten konsistent sind, werden Sie durch das System an den Vorgesetzten zur Prüfung der Spesenerstattung weitergeleitet. Der Vorgesetzte kann die Spesenerstattung ablehnen, die Reisefakten zur Korrektur an den Mitarbeiter zurücksenden oder, wie in diesem Szenario vorausgesetzt, die Spesenerstattung genehmigen. Die Ergebnisse der Reisekostenabrechnung werden anschließend zur Auszahlung mit der Lohn- und Gehaltsauszahlung in L&G übergeleitet.