Mit dieser Funktion (Report RHCCOS00) können die Kosten von Veranstaltungen ermittelt und in der Kostenrechnung (CO) umgebucht werden. Dabei wird die Kostenstelle der Ressourcen entlastet und die des Veranstalters belastet.

Sie können über Parameter selektieren, welche Daten ausgewertet werden:

Objekte bzw. Veranstaltungsauswahl (Vorreport)

Hier haben Sie mehrere Möglichkeiten, die Auswertung zu starten:

1. Sie geben eine oder mehrere Veranstaltungsgruppe/n ein ® das System ermittelt alle Veranstaltungen, die zu dieser/diesen Veranstaltungsgruppe/n gehören und berechnet die Kosten.
2. Sie geben einen oder mehrere Veranstaltungstyp/en ein ® das System ermittelt alle dazugehörigen Veranstaltungen und berechnet zu diesen die Kosten.
3. Sie geben direkt eine oder mehrere Veranstaltung/en ein.

Hier geben Sie den genauen Zeitraum an, für den die Kostenermittlung erfolgen soll.

Über einen Eintrag in dieses Feld können Sie das Datum, das für den Kostenumbuchungsvorgang verzeichnet wird, ändern. Dieses Datum hat reinen Informationscharakter. Standardmäßig wird hier das Tagesdatum ausgegeben.

Das Datum, das hier eingegeben wird, gibt an, wann die Kostenumbuchung in der Kostenrechnung erfolgen soll, d.h. für welche Abrechnungsperiode die Werte fortgeschrieben werden. Standardmäßig gilt das Veranstaltungsbeginndatum für die Kostenumbuchung. Über eine Eingabe in dieses Feld können Sie dieses Datum verändern.

Diesen Parameter verwenden Sie, um die Kosten in einer bestimmten Währung ausgeben und umbuchen zu lassen.

Standardselektionsbild (nur Vorreport RHXCCOS0)

Wenn Sie diesen Parameter markieren und wählen, wird noch vor Reportausführung auf das umfangreichere Selektionsbild des Hauptreports RHCCOS00 verzweigt.

Als Ergebnis erhalten Sie eine Liste, die pro Veranstaltung folgende Informationen enthält:

• die einzelnen Kostenbestandteile
• die Anzahl der einzelnen Kostenbestandteile
• die Einzelkosten der Kostenbestandteile
• die Herkunft der Kosten (z.B. die Ressourcen, an denen die einzelnen Kostenbestandteile erfaßt wurden)
• die Kostenstellen der Ressourcen (Kontierungsobjekt)
• die Kostenstellen der Kostenträger (Senderkostenstelle)
• die Kostenart
• die Bezugseinheit (z.B. Zeit)
• die Gesamtkosten

Vom Listbild aus kann die Kostenumbuchung ausgeführt werden:

Über Markieren von Kosten umbuchen und wählen der Funktion Umbuchung anlegen werden die Kosten der markierten Veranstaltungen an die Kostenrechnung übergeben.

Dabei findet folgender Ablauf statt:

1. Die Belegpositionen werden verprobt. Sind die verprobten Positionen in Ordnung, wird ein Referenzbeleg mit dem Status Überleitung vorgemerkt erzeugt.
2. Das BAPI/ALE für die Kostenumbuchung wird aufgerufen.
3. Der Status des Referenzbelegs ändert sich in Überleitung durchgeführt (Ampel: gelb).
4. Aufgrund der möglichen Entkoppelung (Veranstaltungsmanagement und CO in verteilten Systemen) muß dieser Vorgang noch bestätigt werden, um sicherzugehen, daß die Verbuchung auch durchgeführt wurde.

Aus dem Listbild können Sie außerdem folgende Funktionen ausführen:

• Belegfluß für die Veranstaltung anzeigen, d.h. alle Ab- und Verrechnungsvorgänge, die zu dieser Veranstaltung existieren
• Beleg (Referenzbeleg) anzeigen. Von hier aus kann auch der Originalbeleg angezeigt werden.
• Fehlerprotokoll anzeigen (Rückmeldungen bei Prüfung/Durchführung der Kostenumbuchung)
• Prüfen der umbuchungsrelevanten Daten auf Buchbarkeit (über diese Funktion wird beispielsweise auch geprüft, ob die Abrechungsperiode geschlossen ist und eine Datenübermittlung in die Kostenrechnung aus diesem Grund nicht erfolgen kann)
• Beleg stornieren - falls die Kostenumbuchung fehlerhaft erzeugt wurde, haben Sie die Möglichkeit, den CO-Beleg zu stornieren und eine erneute Kostenumbuchung anzustoßen. Das Vorgehen ist dabei äquivalent zur Belegerzeugung.
• Ressourcenliste der Veranstaltung anzeigen
• Offene Ressourcenbelegung der Veranstaltung (d.h. Liste der Ressourcen, die nicht belegt wurden, obwohl sie für die Veranstaltungsdurchführung vorgesehen waren)