Externe Heizkostenabrechnung  

Einsatzmöglichkeiten

Über diesen Prozess rechnen Sie die im Rahmen der Vermietung angefallenen Heizkosten über ein externes Abrechnungsunternehmen ab.

Sie nutzen diesen Prozess, um innerhalb eines Abrechnungszeitraumes umlagefähige Heizkosten auf die Mieter umzulegen unter Berücksichtigung individueller Steuerungsmechanismen:

Ablauf

I. Abrechnungseinheit und Mietvertrag bearbeiten

Damit eine externe Heizkostenabrechnung durchgeführt werden kann, muß folgende Datenkonstellation vorliegen:

  1. Abrechnungseinheiten (AE) zu den Heizkosten sind anlegt, Kostensammler generiert, Mieteinheiten sind der AE zugeordnet.
  2. Eine spezielle Entlastungs-Abrechnungseinheit (Sammel-AE) samt Kostenkonto ist angelegt, Kostensammler sind generiert, alle betroffenen Mieteinheiten sind zugeordnet.
  3. Mietverträge, die zu einer bestimmten Abrechnungsperiode abgerechnet werden sollen, sind aktiviert und die Sollstellung ist durchgeführt.

II. Heizzentrale bearbeiten

Pro Heizzentrale ist ein Stammsatz mit folgenden Inhalten anzulegen:

  1. Im Immobilien-Customizing hinterlegtes externes Abrechnungsunternehmen ist zugeordnet.
  2. Entlastungs-Abrechnungseinheit, Kostenkonto und alle abzurechnenden Abrechnungseinheiten mit den über Nebenkostenschlüsseln definierten Heizkosten sind zugeordnet.

II. Rechnungseingangsbuchung

Innerhalb der Komponente Finanzbuchhaltung erfolgt die Kontierung der Nebenkosten auf die entsprechenden Abrechnungseinheiten bzw. Vorverteilungs-Abrechnungseinheiten. Über das mitzugebende Abrechnungsbezugsdatum wird der Betrag automatisch in den entsprechenden Abrechnungszeitraum eingestellt.

Kosten auf die Abrechnungseinheit können beispielsweise auch über eine innerbetriebliche Leistungsverrechnung, eine CO-Abrechnung, eine Bestellung aus der Materialwirtschaft (Komponente MM) oder eine Ist-Kosten-Umbuchung erfolgen.

IV Externe Heizkostenabrechnung durchführen

Sie können einerseits die vom externen Abrechnungsunternehmen gelieferten Abrechnungsergebnisse manuell pro Mietvertrag bzw. Mieteinheit eingeben, wenn z.B. die Abrechnungsergebnisse nur textlich mitgeteilt wurden.

Andererseits können Sie mit dem externen Abrechnungsunternehmen auch komplett über Datenträgeraustausch kommunizieren; gehen Sie hierzu folgendermaßen vor:

  1. Informationsaustausch
    2.

    Den Austausch von Informationen mit einer Abrechnungsfirma führen Sie per Datenträgeraustausch (DTA-Programm) über standardisierte DTA-Bänder durch.

    Dieser Austausch dient zur wechselseitigen Übermittlung von Daten zur Nebenkostenabrechnung (z. B. Heizung, aber nach Maßgabe auch Warmwasserversorgung).

    1. A-Band

      2. Über das vom Abrechnungsunternehmen erstellte A-Band erfolgt im System ein Abgleich der Ordnungsbegriffe. Hierbei werden die Abnehmernummern Ihres Unternehmens (z.B. Mietvertragsnummer, Mieternummer) den dazu äquivalenten Ordnungsbegriffen des Abrechnungsunternehmens zugeordnet.

      Ihre Abnehmernummern geben Sie dazu dem Abrechnungsunternehmen zuvor über standardisierte Formulare bekannt.

    2. M/L-Band

      3. Nach Ablauf jeder Abrechnungsperiode erstellen Sie das Mieter-/Liegenschaftsband und stellen es dem Abrechnungsunternehmen zur Verfügung. Dieses Band erhält alle für das Abrechnungsunternehmen relevanten Daten zur Heizkostenabrechnung. Diese werden aus den Stammdaten des Mietvertrages, der Mieteinheit und der Heizzentrale gezogen.

      Die Daten sind über die der Heizzentrale zugeordneten Wirtschaftseinheiten gegliedert.

    3. Kosten der Heizzentrale mitteilen

      4. Teilen Sie die Kosten auf der Heizzentrale dem externen Unternehmen mit; hierzu steht Ihnen der Report Übersicht Heizkosten extern zur Verfügung.

    4. D-Band

    Das Abrechnungsunternehmen stellt Ihnen die Abrechnungsergebnisse über das D-Band zur Verfügung. Diese Daten spielen Sie dann in das System ein.

    Sie erhalten pro Abrechnungseinheit - im Normalfall Heizzentrale - eine Gesamtabrechnung und Einzelabrechnungen zur Weitergabe an die Mieter.
  2. Heizkosten buchen (auch bei manueller Angabe der Ergebnisse notwendig)
    3.

    Die über das D-Band eingelesenen (bzw. manuell angegebenen) Abrechnungsergebnisse buchen Sie in R/3-Immobilien als Forderungen an die Mieter weiter.

  3. Vorauszahlungen anpassen (auch bei manueller Angabe der Ergebnisse notwendig)

Eine automatische Anpassung der Vorauszahlungen führen Sie innerhalb der Bearbeitung der Buchung durch. Angepaßte Vorauszahlungen sind unbedingt zu aktivieren, damit Sie als neue Konditionspositionen in die Mietverträge fortgeschrieben werden.